Dzisiaj, zakres obowiązków pracownika handlu detalicznego wykracza daleko poza typową pomoc kupującym przy zakupach. Pracownicy muszą teraz zajmować się górą papierkowej roboty, w tym: rabatami, sprzedażą ratalną, oceną satysfakcji klientów czy obsługą programów lojalnościowych, wszystko to prowadzi do mniejszej ilości czasu spędzonego przy półkach sklepowych, gdzie dokonuje się faktyczna sprzedaż.
Handel detaliczny ma jeden z najwyższych wskaźników rotacji pracowników, zarówno stałych, jak i sezonowych. Oznacza to nie tylko duży nakład pracy administracyjnej podczas zatrudniania nowych pracowników i żegnania się ze starymi, ale także skutkuje ciągłym napływem pracowników, którzy nie są zaznajomieni z różnymi typami stosowanych formularzy czy procesów obowiązujących w sklepach.
Jednym z obszarów, w których branża zaczyna dostrzegać możliwość oszczędności, jest automatyzacja pochłaniających czas procesów manualnych. W działach niezaangażowanych w kontakt z klientem, będą to procesy związane z fakturami, wdrażaniem nowych pracowników, zarządzaniem stanami magazynowymi czy raportowaniem wypadków i zdarzeń. W samym sklepie mogą to być zagadnienia związane ze sprzedażą i wnioskami kredytowymi, gwarancjami, programami lojalnościowymi czy umowami serwisowymi. Usprawnienie tych obszarów nie tylko zwiększa zyski, ale także zwiększa produktywność oraz uwalnia czas, który można przeznaczyć na osobisty kontakt z klientami.
Możliwość przeniesienia procesu rekrutacji do systemu elektronicznego znacznie skraca czas potrzebny na wdrożenie pracownika – taki pracownik szybciej będzie mógł rozpocząć pracę w sklepie, biurze czy w terenie. Oprócz umożliwienia automatyzacji procesu pracownicy uzyskują również dostęp do formularzy poprzez samoobsługowe portale czy pocztę elektroniczną. Podobnie, można stworzyć listę wymaganych dokumentów i sprawdzać, czy zostały one zebrane, przetworzone i bezpiecznie zapisane w pamięci. Dla nowego pracownika oznacza to prosty, ale i nadzorowany, proces kompletowania dokumentów oraz możliwość korzystania z systemu płacowego, premiowego, wniosków urlopowych itp.
Oczywiście nie każdy aspekt działalności branży handlu detalicznego można zwirtualizować. Jednakże nawet tam gdzie nie da się uniknąć papieru, czyli przy drukowaniu faktur, cenników czy oznakowani, procesy i infrastruktura mogą zostać zoptymalizowane.
Poprzez połączenie usług zarządzania drukiem (MPS) z oprogramowaniem do inteligentnego przechwytywania dokumentów oraz optymalizacją procesów, sklepy mogą odciążyć pracowników od administracyjnych obowiązków, przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów wydruków, zwiększeniu bezpieczeństwa i zmniejszeniu konieczności fizycznego przechowywania dokumentów.
Usługi MPS nie tylko pomagają sieciom handlowym skrócić czas poświęcany na zajmowanie się drukarkami, ale także określają optymalną strukturę oraz rozmieszczenie urządzeń w całej organizacji celem zwiększenia efektywności oraz umożliwienia korzystania z inteligentnych rozwiązań zwiększających wydajność pracowników. Wśród usług MPS mogą znajdować się rozwiązania do inteligentnego przechwytywania dokumentów, pomagające sieciom handlowym przekształcać czasochłonne i podatne na błędy zadania manualnego przetwarzania dokumentów, w szybkie, efektywne i automatyczne procesy. Kolejną innowacją jest możliwość przesyłania dokumentów do druku z każdego urządzenia np. tabletu, laptopa, a następnie uwalnianie wydruku z najdogodniej zlokalizowanej drukarki, dzięki wykorzystaniu przypisanego każdemu pracownikowi kodowi czy karcie zbliżeniowej (RFID).
Inteligentna sprzedaż zaczyna się długo przed tym, jak towar wyląduje na półkach. Efektywne zarządzanie dokumentami oraz optymalizacja procesów mogą pomóc sieciom handlowym skupić się na swoim podstawowym biznesie.
Sieci detaliczne muszą być elastyczne, by móc konkurować w wielokanałowym świecie sprzedaży. Obejmuje to również posiadanie właściwych narzędzi, gotowych do wykorzystania gdy pojawi się ku temu okazja. Na przykład, jeżeli konkurencyjna sieć ogłasza promocję trzeba być wyposażonym w sprzęt pozwalający na szybką reakcję i przygotowanie kontroferty. Należy mieć pod ręką narzędzia do zarządzania, obejmujące cztery obszary - projektowanie, publikowanie, pomiar i zarządzanie – wszystko kontrolowane przez jedno rozwiązanie. Sprzedawcy, którzy posiadają rozwiązania drukujące umożliwiające całościowe podejście do zadań z obszaru signage mogą wyprzedzić konkurencję i nie przepuszczać okazji sprzedażowych.
Elastyczne rozwiązanie do zarządzania drukiem staje się szczególnie ważne w sieciach, gdzie sklepy muszą mieć możliwość produkcji i druku dokumentów (reklam, etykiet) na miejscu. Ważna jest nie tylko szybkość z jaką lokalne sklepy mogą wydrukować potrzebne materiały, ale także jednolitość ich wyglądu w całej organizacji. Gotowe szablony oraz uprzednio przygotowana zawartość, dostępne z chmury, są kluczowe w takich przypadkach. Oznakowania są często drukowane w partiach – i menedżerowie mogą być teraz pewni, że będzie wydrukowane tylko to oznakowanie, które jest wymagane w danej lokalizacji i nie będzie opóźnień związanych z transportem. Mniejsze marnotrawstwo, zapewnienie jednolitego brandingu, wyposażenie sklepów w możliwość dostosowania się do lokalnego rynku – wszystko to ma wpływ na większe zyski.
Sieci handlowe dążąc do zwiększenia bazy klientów, będą potrzebowały partnerów, którzy pomogą im zmierzyć się z problemami dotyczącymi strategii oraz odpowiedzieć na pytanie czy dysponują rozwiązaniami najefektywniejszymi czasowo i kosztowo. Jeśli idzie o obciążenia administracyjne, Lexmark może pomóc sieciom handlowym pozostawić klientom samą przyjemność z zakupów, automatyzując i przenosząc administracyjne czynności z frontu na zaplecze.
Józef Lis, Product Manager Lexmark International Polska
