Sy­stem pla­no­wa­nia za­so­bów przed­si­ębior­stwa (ERP) wpły­wa na spo­sób pro­wa­dze­nia dzia­łal­no­ści bi­zne­so­wej. In­we­sty­cja w nie­go mo­że być jed­ną z klu­czo­wych de­cy­zji umo­żli­wia­jących zwi­ęk­sze­nie zy­sków, po­nie­waż po­pra­wia on wy­daj­no­ść za­cho­dzących w fir­mie pro­ce­sów, uła­twia po­dej­mo­wa­nie de­cy­zji i iden­ty­fi­ka­cję pro­ble­mów spo­wal­nia­jących roz­wój bi­zne­su.

Zda­rza się, że fir­my nie są w pe­łni za­do­wo­lo­ne z sys­te­mu ERP, który wy­bra­ły lub z prze­bie­gu pro­ce­su je­go wdro­że­nia. Ten fakt nie­po­koi, szcze­gól­nie w świe­tle po­zy­tyw­nych zmian, których jest w sta­nie do­ko­nać umie­jęt­nie wdro­żo­ny sys­tem ERP. Ja­kie pro­ble­my naj­częściej za­gra­ża­ją po­my­śl­nej im­ple­men­ta­cji? Jak mo­żna ich unik­nąć?

Po pierw­sze na­le­ży zda­wać so­bie spra­wę ze swo­ich sła­bych stron – dzi­ęki ta­kiej wie­dzy do­staw­ca ERP będzie w sta­nie przy­go­to­wać pro­ces wdro­że­nia do­pa­so­wa­ny do spe­cy­fi­ki da­ne­go przed­si­ębior­stwa. W opar­ciu o wie­dzę i do­świad­cze­nie spe­cja­li­stów mo­żli­we jest po­zna­nie niu­an­sów pro­cesów za­cho­dzących w fir­mie. Po­nad­to, obiek­tyw­ne spoj­rze­nie do­staw­cy po­mo­że rzu­cić no­we świa­tło na nie­zi­den­ty­fi­ko­wa­ne do tej po­ry wy­zwa­nia bi­zne­so­we.

Trze­ba rów­nież pa­mi­ętać, że sys­tem ERP po­wi­nien być od­po­wied­nio do­bra­ny do spe­cy­fi­ki pro­wa­dzo­nej dzia­łal­no­ści, przy­szłych pla­nów roz­wo­ju oraz bu­dże­tu fir­my. Na­le­ży upew­nić się, że wy­bie­ra­ny ERP jest ska­lo­wal­ny, dzi­ęki cze­mu mo­że być roz­wi­ja­ny wraz bi­zne­sem i bu­dże­tem. Nie­ste­ty, wie­lu do­staw­com ERP bra­ku­je kom­pe­ten­cji oraz od­po­wied­nich środ­ków fi­nan­so­wych umo­żli­wia­jących re­gu­lar­ne ulep­sza­nie i ak­tu­ali­zo­wa­nie ofe­ro­wa­nych pro­duk­tów w opar­ciu o naj­now­szą tech­no­lo­gię.

Rów­nie wa­żny jest wy­bór spraw­dzo­ne­go do­staw­cy ERP, który po­wi­nien dys­po­no­wać dłu­gą li­stą wdro­żeń za­ko­ńczo­nych suk­ce­sem w wie­lu różnych sek­to­rach. Do­staw­ca po­mo­że w au­to­ma­ty­za­cji pro­ce­sów i wy­zna­cze­niu wszyst­kich aspek­tów dzia­łal­no­ści fir­my. Będzie rów­nież gwa­ran­tem te­go, że pro­jekt za­ko­ńczy się do­pie­ro w mo­men­cie, kie­dy sys­tem będzie dzia­łać w pe­łni po­praw­nie. Do­brym kro­kiem jest ta­kże upew­nie­nie się, że do­staw­ca dys­po­nu­je wy­star­cza­jącą ilo­ścią za­so­bów na re­ali­za­cję da­ne­go wdro­że­nia ERP. Nie­zbęd­ne jest aby dys­po­no­wał do­świad­czo­nym ze­spo­łem spe­cja­li­stów zdol­nym prze­pro­wa­dzić po­my­śl­ną im­ple­men­ta­cję w za­mie­rzo­nym cza­sie. To istot­ne, po­nie­waż wszyst­kie opóźnie­nia gro­żą do­dat­ko­wy­mi kosz­ta­mi oraz niespe­łnionymi obiet­ni­ca­mi względem klien­tów.

Roz­sąd­ne będzie rów­nież spraw­dze­nie czy ka­żdy z człon­ków ze­spo­łu zda­je so­bie spra­wę z te­go, ja­ki jest cel po­dej­mo­wa­nych dzia­łań oraz wie jak po­wi­nien dzia­łać, aby wes­przeć ten pro­jekt.  Zda­rza się, że fir­my nie w pe­łni ro­zu­mie­ją funk­cjo­nal­no­ści da­ne­go pro­duk­tu lub spe­cy­ficz­ny język, który zwi­ąza­ny jest z da­ną tech­no­lo­gią. Mo­że rów­nież oka­zać się, że oso­by po­dej­mu­jące de­cy­zję o in­we­sty­cji ma­ją od­mien­ne  kom­pe­ten­cje i spe­cja­li­zu­ją się w in­nych ob­sza­rach bi­zne­su. Do po­mo­cy przy ana­li­zie luk po­mi­ędzy różny­mi ro­dza­ja­mi opro­gra­mo­wa­nia oraz bi­zne­su, który opro­gra­mo­wa­nie ma wspie­rać,  wska­za­ne jest ko­rzy­sta­nie z usług in­ży­nie­rów do­brze ro­zu­mie­jących za­rów­no sys­tem ERP, jak i pro­ce­sy bi­zne­so­we.

Za­an­ga­żo­wa­nie w re­ali­za­cję pro­jek­tu jest nie­zmier­nie wa­żne i często de­cy­du­je o suk­ce­sie lub po­ra­żce.  Naj­wy­ższe kie­row­nic­two mu­si być włączo­ne w pro­ces im­ple­men­ta­cji w ce­lu okre­śle­nia ja­snych wa­run­ków, ocze­ki­wań oraz spo­dzie­wa­ne­go zwro­tu z in­we­sty­cji. Za­pew­ni to osi­ągni­ęcie za­ło­żo­ne­go ce­lu. Po­nad­to po obu stro­nach mu­szą zo­stać wy­zna­czo­ne ja­sne eta­py pro­jek­tu oraz wy­tycz­ne okre­śla­jące ja­ki wy­nik wdro­że­nia będzie uzna­ny za suk­ces. Po­zwo­li to przy­go­to­wać grunt do uda­ne­go wdro­że­nia za­pew­nia­jący jak naj­mniej­szą ilo­ść po­pra­wek.

Przy­jęcie no­we­go sys­te­mu przez pra­cow­ni­ków jest nie­zwy­kle wa­żne dla płyn­ne­go wdro­że­nia sys­te­mu ERP. Za­rządza­nie wpro­wa­dza­ny­mi zmia­na­mi mu­si stać się prio­ry­te­tem, a rów­no­cze­śnie po­win­no być ostro­żnie za­pla­no­wa­ne, że­by za­po­biec nie­za­do­wo­lo­nym pra­cow­ni­kom w za­szko­dze­niu pro­jek­to­wi. Bio­rąc pod uwa­gę, że za­so­by ludz­kie są jed­ny­mi z naj­bar­dziej istot­nych, bar­dzo wa­żne jest, że­by no­wy sys­tem zo­stał do­brze przy­jęty w ca­łej fir­mie. War­to rów­nież do­pil­no­wać te­go, że­by pra­cow­ni­cy szko­li­li się re­gu­lar­nie w sys­temie te­sto­wym, jesz­cze za­nim no­wy sys­tem wej­dzie w ży­cie. Dzi­ęki te­mu będą mo­gli czer­pać pe­łne ko­rzy­ści z wdro­że­nia.

Istot­ne jest rów­nież ja­sne okre­śle­nie spo­dzie­wa­nych ko­rzy­ści oraz do­kład­ny wgląd w kosz­ta. Po­zwo­li to na lep­szą oce­nę uży­tecz­no­ści pro­jek­tu i uzy­ska­nie pew­no­ści co do praw­do­po­do­bie­ństwa po­my­śl­nej re­ali­za­cji ocze­ki­wań.

Piotr Krzysz­to­por­ski, dy­rek­tor ds. kon­sul­tin­gu, Epi­cor So­ftwa­re Po­land

• Prze­czy­taj też: Ko­ni­ca Mi­nol­ta roz­po­czy­na dys­try­bu­cję mar­ki De­ve­lop w Pol­sce
• Prze­czy­taj też: ACTION S.A. na po­dium w ran­kin­gu Gie­łdo­wa Spółka Ro­ku 2013
• Prze­czy­taj też: No­wy pa­kiet Co­re­lDRAW® Gra­phics Su­ite X7 kła­dzie na­cisk na swo­bo­dę pro­jek­to­wa­nia
• Prze­czy­taj też: ART-PAPIER za­pra­sza na War­szaw­skie Tar­gi Ksi­ążki
• Prze­czy­taj też: Wolff Tra­ding wspie­ra „Ty­gry­sy”
• Prze­czy­taj też: Sto­ra En­so za­trzy­mu­je ma­szy­nę pro­du­ku­jącą po­wle­ka­ne pa­pie­ry ma­ga­zy­no­we w za­kła­dach Ve­it­si­lu­oto
• Prze­czy­taj też: Ipex 2014: Ko­ni­ca Mi­nol­ta ogła­sza roz­sze­rze­nie port­fo­lio pro­duk­tów
• Prze­czy­taj też: Znacz­ki z Ja­nem Pa­włem II – wspól­na emi­sja Pol­ski i Wa­ty­ka­nu
• Prze­czy­taj też: Uzy­skaj ty­tuł Inży­nie­ra i Ma­gi­stra Po­li­gra­fa Po­li­tech­ni­ki War­szaw­skiej
• Prze­czy­taj też: No­we mo­de­le mo­no­ch­ro­ma­tycz­nych MFP od Ko­ni­ca Mi­nol­ta