System planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) wpływa na sposób prowadzenia działalności biznesowej. Inwestycja w niego może być jedną z kluczowych decyzji umożliwiających zwiększenie zysków, ponieważ poprawia on wydajność zachodzących w firmie procesów, ułatwia podejmowanie decyzji i identyfikację problemów spowalniających rozwój biznesu.
Zdarza się, że firmy nie są w pełni zadowolone z systemu ERP, który wybrały lub z przebiegu procesu jego wdrożenia. Ten fakt niepokoi, szczególnie w świetle pozytywnych zmian, których jest w stanie dokonać umiejętnie wdrożony system ERP. Jakie problemy najczęściej zagrażają pomyślnej implementacji? Jak można ich uniknąć?
Po pierwsze należy zdawać sobie sprawę ze swoich słabych stron – dzięki takiej wiedzy dostawca ERP będzie w stanie przygotować proces wdrożenia dopasowany do specyfiki danego przedsiębiorstwa. W oparciu o wiedzę i doświadczenie specjalistów możliwe jest poznanie niuansów procesów zachodzących w firmie. Ponadto, obiektywne spojrzenie dostawcy pomoże rzucić nowe światło na niezidentyfikowane do tej pory wyzwania biznesowe.
Trzeba również pamiętać, że system ERP powinien być odpowiednio dobrany do specyfiki prowadzonej działalności, przyszłych planów rozwoju oraz budżetu firmy. Należy upewnić się, że wybierany ERP jest skalowalny, dzięki czemu może być rozwijany wraz biznesem i budżetem. Niestety, wielu dostawcom ERP brakuje kompetencji oraz odpowiednich środków finansowych umożliwiających regularne ulepszanie i aktualizowanie oferowanych produktów w oparciu o najnowszą technologię.
Równie ważny jest wybór sprawdzonego dostawcy ERP, który powinien dysponować długą listą wdrożeń zakończonych sukcesem w wielu różnych sektorach. Dostawca pomoże w automatyzacji procesów i wyznaczeniu wszystkich aspektów działalności firmy. Będzie również gwarantem tego, że projekt zakończy się dopiero w momencie, kiedy system będzie działać w pełni poprawnie. Dobrym krokiem jest także upewnienie się, że dostawca dysponuje wystarczającą ilością zasobów na realizację danego wdrożenia ERP. Niezbędne jest aby dysponował doświadczonym zespołem specjalistów zdolnym przeprowadzić pomyślną implementację w zamierzonym czasie. To istotne, ponieważ wszystkie opóźnienia grożą dodatkowymi kosztami oraz niespełnionymi obietnicami względem klientów.
Rozsądne będzie również sprawdzenie czy każdy z członków zespołu zdaje sobie sprawę z tego, jaki jest cel podejmowanych działań oraz wie jak powinien działać, aby wesprzeć ten projekt. Zdarza się, że firmy nie w pełni rozumieją funkcjonalności danego produktu lub specyficzny język, który związany jest z daną technologią. Może również okazać się, że osoby podejmujące decyzję o inwestycji mają odmienne kompetencje i specjalizują się w innych obszarach biznesu. Do pomocy przy analizie luk pomiędzy różnymi rodzajami oprogramowania oraz biznesu, który oprogramowanie ma wspierać, wskazane jest korzystanie z usług inżynierów dobrze rozumiejących zarówno system ERP, jak i procesy biznesowe.
Zaangażowanie w realizację projektu jest niezmiernie ważne i często decyduje o sukcesie lub porażce. Najwyższe kierownictwo musi być włączone w proces implementacji w celu określenia jasnych warunków, oczekiwań oraz spodziewanego zwrotu z inwestycji. Zapewni to osiągnięcie założonego celu. Ponadto po obu stronach muszą zostać wyznaczone jasne etapy projektu oraz wytyczne określające jaki wynik wdrożenia będzie uznany za sukces. Pozwoli to przygotować grunt do udanego wdrożenia zapewniający jak najmniejszą ilość poprawek.
Przyjęcie nowego systemu przez pracowników jest niezwykle ważne dla płynnego wdrożenia systemu ERP. Zarządzanie wprowadzanymi zmianami musi stać się priorytetem, a równocześnie powinno być ostrożnie zaplanowane, żeby zapobiec niezadowolonym pracownikom w zaszkodzeniu projektowi. Biorąc pod uwagę, że zasoby ludzkie są jednymi z najbardziej istotnych, bardzo ważne jest, żeby nowy system został dobrze przyjęty w całej firmie. Warto również dopilnować tego, żeby pracownicy szkolili się regularnie w systemie testowym, jeszcze zanim nowy system wejdzie w życie. Dzięki temu będą mogli czerpać pełne korzyści z wdrożenia.
Istotne jest również jasne określenie spodziewanych korzyści oraz dokładny wgląd w koszta. Pozwoli to na lepszą ocenę użyteczności projektu i uzyskanie pewności co do prawdopodobieństwa pomyślnej realizacji oczekiwań.
Piotr Krzysztoporski, dyrektor ds. konsultingu, Epicor Software Poland
