Producenci rozwiązań dla biur prześcigają się w pomysłach na to, w jaki sposób pomóc pracownikom sprawniej obsługiwać urządzenia drukujące. Drukarki stają się „inteligentne” – potrafią np. zapamiętać zwyczaje użytkowników i podpowiadać im rozwiązania. Ostatnie testy firmy Fuji Xerox pokazują, że być może niebawem będą nawet podjeżdżać do użytkownika z gotowym wydrukiem.
Pracownicy korzystają z coraz bardziej zaawansowanych technologii pomagających im szybciej realizować służbowe obowiązki. Liczy się dla nich każda uzyskana w ten sposób minuta, której nie muszą spędzać np. na instalowaniu każdorazowo oprogramowania dla nowego sprzętu, czy uczeniu się ich funkcji. Producenci udostępniają im pomocne narzędzia, np. ten sam sterownik lub interfejs dla różnych modeli i rodzin produktów.
Istnieją także rozwiązania, takie jak bezpłatna aplikacja Mopria, które pozwalają na swobodny wydruk z różnych urządzeń mobilnych. Właściciel smartfona czy tabletu nie musi instalować oprogramowania dla każdego urządzenia osobno i zastanawiać się, czy będą się one „parować”. Wszystko dzieje się szybko i automatycznie. Tego typu rozwiązania stają się koniecznością w nowoczesnym środowisku pracy, ponieważ według badań Quocirca „The Mobile Print Enterprise. January 2012” już 60% pracowników chciałoby mieć możliwość druku z urządzeń mobilnych.
Producenci nie zapomnieli też o osobach pracujących zdalnie, których jest coraz więcej. Według IDC, w 2015 roku aż 37% pracowników na świecie wybierze model pracy mobilnej. Pracodawcy znacznie częściej dopuszczają to rozwiązanie podążając za nowymi trendami w zarządzaniu. Udostępniają więc pracownikom dokumenty w wirtualnych folderach. Można je tam łatwo umieścić za pomocą MFP (Multi-Functional Products), na których skanuje się bezpośrednio do repozytorium w chmurze. Nie trzeba nawet otwierać komputera by wgrać pliki na serwer. Dzięki technologii cloud computingu możliwe jest też zlecenie wydruku za pomocą Internetu z dowolnego miejsca na Ziemi. Pracownik może więc w razie potrzeby przesłać do wydruku dokument w wersji elektronicznej, który potrzebny jest w siedzibie firmy nawet, gdy znajduje się w podróży.
Urządzenia drukujące stają się również bardziej spersonalizowane. Za pomocą przeglądarki użytkownik może np. pozmieniać zdalnie układ ikon na panelu, tak żeby na widoku były te najczęściej używane. Co więcej, system może podpowiedzieć do kogo wysłać skan na podstawie informacji, kto był najczęściej wybieranym adresatem.
„Jeśli pracownik ma częstą potrzebę wykonywania jednego zadania na MFP i nie chce za każdym razem wprowadzać tych samych ustawień, może skorzystać z funkcji oferowanych przez najnowsze technologie” – przekonuje Leszek Bareja, Product Manager, Xerox Polska. „Producenci urządzeń drukujących przygotowują rozwiązania – takie jak Xerox ConnectKey – umożliwiające tworzenie własnych, prostych aplikacji. Pozwalają one m.in. na dodanie funkcji, która pozwala np. firmie ubezpieczeniowej skanować wnioski o odszkodowanie bezpośrednio do swojego sytemu. Użytkownik może dostosowywać interfejs do swoich potrzeb np. gdy większość dokumentów, które skanuje przesyła „Pani Hani” z działu księgowości, może ustawić sobie ikonkę „Skanuj do Hani”. W ten sposób za jednym dotknięciem wykonuje całą akcję” - dodaje.
Bardzo istotną kwestią dla użytkowników jest także bezpieczeństwo tworzonych i przesyłanych do druku dokumentów. Nowoczesne drukarki mają już wbudowane rozwiązania, które do tej pory kojarzone były z komputerami, takie jak program antywirusowy, czy firewall. Urządzenia tworzone na potrzeby wojska mogą nawet bronić się przed atakami elektromagnetycznymi mającymi na celu kradzież danych.
Dla ochrony ważnych informacji stosuje się także autoryzację każdej czynności na urządzeniu drukującym za pomocą kodu lub karty. Drukarka będzie oczekiwać z wydrukiem, aż użytkownik podejdzie do niej i dokona identyfikacji. Wydruk „podąża” za zleceniodawcą. Takie rozwiązanie wykorzystuje jedna z polskich organizacji współpracujących z Xerox, posiadająca oddziały na kilku kontynentach. Dzięki niemu pracownik może zlecić wydruk jadąc na lotnisko w Warszawie i odebrać go korzystając ze specjalnej karty np. w placówce w Argentynie. Wszystko to z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.
W przyszłości urządzenia drukujące wyposażane będą w jeszcze bardziej zaawansowane funkcje ułatwiające pracę. Być może za użytkownikiem podążać będzie nie wydruk, ale…sama drukarka. Tego typu rozwiązanie testuje obecnie firma Fuji Xerox.
Na podstawie informacji firmy Xerox Corporation
