Od lat li­sta wy­ma­gań wo­bec firm w kwe­stii ochro­ny da­nych i za­rządza­nia ni­mi sta­le się po­wi­ęk­sza. W ten spo­sób bez­pie­cze­ństwo da­nych sta­ło się bar­dzo wa­żne dla wie­lu or­ga­ni­za­cji. Zwłasz­cza dla tych, które ma­ją w po­sia­da­niu wra­żli­we da­ne oso­bo­we jak np. in­for­ma­cje zdro­wot­ne lub fi­nan­so­we.

Jed­no­cze­śnie, wie­le firm mu­si so­bie ra­dzić z wi­ęk­szą ilo­ścią in­for­ma­cji na wi­ęk­szej ilo­ści urządzeń – wi­ęcej niż kie­dy­kol­wiek wcze­śniej. Do­dat­ko­wo, kom­bi­na­cja fi­zycz­ne­go pa­pie­ru i cy­fro­wych in­for­ma­cji spra­wia, że za­rządza­nie da­ny­mi i dba­nie o ich bez­pie­cze­ństwo sta­je się jesz­cze bar­dziej skom­pli­ko­wa­ne.

Z per­spek­ty­wy fi­zycz­ne­go pa­pie­ru oczy­wi­ste jest, że naj­bar­dziej ak­tu­al­ne po­uf­ne da­ne fir­my są na pa­pie­rze opusz­cza­jącym dru­kar­ki. Te stro­ny za­wie­ra­ją wszel­kie przed­si­ęw­zi­ęcia będące w to­ku – od stra­te­gii, sce­na­riu­szy, przez pla­ny pro­duk­to­we i ce­no­we, umo­wy, a na­wet kwe­stie fi­nan­so­we i pra­cow­ni­cze.

Do­ku­men­ty dru­ko­wa­ne są jed­nym z naj­słab­szych ogniw w ła­ńcu­chu do­ku­men­tów. Mo­gą zo­stać ze­ska­no­wa­ne i udo­stęp­nio­ne bez żad­ne­go śla­du, a do­ku­men­ty elek­tro­nicz­ne mo­gą zo­stać wydru­ko­wa­ne i udo­stęp­nia­ne w for­mie pa­pie­ro­wej.

Ła­twiej jest za­bez­pie­czyć in­for­ma­cje elek­tro­nicz­nie niż po­przez skom­pli­ko­wa­ny pa­pie­ro­wy obieg do­ku­men­tów. W ten spo­sób di­gi­ta­li­za­cja mo­że być bar­dzo efek­tyw­na w zwi­ęk­sza­niu bez­pie­cze­ństwa da­nych przed­si­ębior­stwa.

Zgod­nie z ra­por­tem Par­la­men­tu Eu­ro­pej­skie­go z 2013 ro­ku – ry­zy­ko ist­nie­je za­wsze. In­cy­den­ty zwi­ąza­ne z bez­pie­cze­ństwem wy­ni­ka­jące ze złych za­mia­rów (z wy­łącze­niem wy­pad­ków i awa­rii) kosz­tu­ją eu­ro­pej­skie przed­si­ębior­stwa w su­mie co naj­mniej 935 mi­lio­nów eu­ro rocz­nie. Ale, we­dług fir­my ana­li­tycz­nej Ovum, fir­my mo­gą zmniej­szyć kosz­ty sądo­we, grzyw­ny, i od­szko­do­wa­nia o 25% je­śli za­sto­su­ją się do pro­ce­dur naj­lep­szych prak­tyk za­rządza­nia da­ny­mi, bez­pie­cze­ństwa i e-di­sco­ve­ry.

Cy­fry­za­cja nie tyl­ko po­ma­ga eg­ze­kwo­wać praw­ne wy­mo­gi bez­pie­cze­ństwa, nor­my bra­nżo­we i za­sa­dy or­ga­ni­za­cyj­ne. Po­ma­ga rów­nież od­naj­dy­wać i po­bie­rać in­for­ma­cje na żąda­nie, kon­tro­lo­wać do­stęp i po­uf­no­ść, kom­plek­so­wo ba­dać oraz bez­piecz­nie prze­cho­wy­wać i nisz­czyć.

Pa­pie­ro­we do­ku­men­ty będą na­dal częścią bi­zne­so­we­go ży­cia w prze­wi­dy­wal­nej przy­szło­ści. Naj­wa­żniej­sze to po­móc fir­mie w do­łącze­niu aspek­tów bez­pie­cze­ństwa i zgod­no­ści z re­gu­la­cja­mi do pro­jek­tów cy­fry­za­cji pro­ce­sów. Oczy­wi­ście, za­wsze znaj­dą się sy­tu­acje, gdzie pa­pier będzie nie­zbęd­ny, ale na­wet w tych sy­tu­acjach mo­żna zwi­ęk­szyć bez­pie­cze­ństwo. Na przy­kład, gdy pra­cow­nik dru­ku­je, ska­nu­je lub fak­su­je ja­kiś do­ku­ment – to ten pro­ces mo­żna au­to­ma­tycz­nie mo­ni­to­ro­wać i re­je­stro­wać. Do­ty­czy to ta­kże da­ty i cza­su, uży­te­go urządze­nia oraz pe­łnej tre­ści do­ku­mentu. Dzi­ęki te­mu ka­żdy do­ku­ment mo­że zo­stać wy­szu­ka­ny, a dział In­for­ma­tycz­ny lub Bez­pie­cze­ństwa In­for­ma­cji mo­że zo­stać za­alar­mo­wa­ny w ra­zie nie­pra­wi­dło­wo­ści. Po­zwa­la im to mo­ni­to­ro­wać prze­pływ da­nych jak i kon­kret­ne sło­wa klu­czo­we, dzi­ęki cze­mu na­stępu­je zwi­ęk­sze­nie bez­pie­cze­ństwa da­nych.

Wnio­sek jest ta­ki, że po­sia­da­nie so­lid­ne­go pla­nu bez­pie­cze­ństwa obej­mu­jące­go zbie­ra­nie i prze­cho­wy­wa­nie po­uf­nych in­for­ma­cji jest bar­dzo istot­ne dla ka­żdej or­ga­ni­za­cji, nie­za­le­żnie od jej wiel­ko­ści. W cy­fro­wym biu­rze mo­żna ła­twiej śle­dzić po­ten­cjal­ne wy­cie­ki da­nych. Śledz­twa mo­gą być za­wężo­ne do tych osób, które mia­ły do­stęp, wy­dru­ko­wa­ły, ko­pio­wa­ły lub ska­no­wa­ły te in­for­ma­cje.

Ta­kie po­de­jście po­zwa­la or­ga­ni­za­cjom, które prze­szły pro­ces cy­fry­za­cji ak­tyw­nie za­rządzać nie­unik­nio­nym ry­zy­kiem w za­kre­sie bez­pie­cze­ństwa da­nych.

Au­tor: Grze­gorz Naj­da, Pre­zes Le­xmark Pol­ska

• Prze­czy­taj też: Spot­ka­nie pra­so­we fir­my KBA CEE: re­kor­do­wy rok 2014
• Prze­czy­taj też: 25 mar­ca 2015 – Wal­ne Zgro­ma­dze­nie Człon­ków Pol­skiej Izby Opa­ko­wań
• Prze­czy­taj też: Pol­skie Brac­two Ka­wa­le­rów Gu­ten­ber­ga za­pra­sza na kon­fe­ren­cję „Sz­tu­ka po­li­gra­fii”
• Prze­czy­taj też: Ca­sh-back na po­czątek ro­ku: Bro­ther pro­mu­je za­kup wie­lo­funk­cyj­nych urządzeń atra­men­to­wych for­ma­tu A3
• Prze­czy­taj też: Xe­rox do­ce­nio­ny przez PC World
• Prze­czy­taj też: Ri­coh i WOŚP – ko­lej­ny rok wspól­ne­go gra­nia
• Prze­czy­taj też: Pol­ski od­dział Ag­fa Gra­phics pod­su­mo­wu­je uda­ny rok 2014
• Prze­czy­taj też: Gra­fi­ki Hen­ry­ka Ja­si­ńskie­go w Mu­zeum Dru­kar­stwa w Cie­szy­nie
• Prze­czy­taj też: Re­we­la­/Re­wo­lu­-cyj­ny rok w Key­2Print
• Prze­czy­taj też: Od­by­ła się Trze­cia Mi­ędzy­na­ro­do­wa Kon­fe­ren­cja SISTRADE’14.