Od lat lista wymagań wobec firm w kwestii ochrony danych i zarządzania nimi stale się powiększa. W ten sposób bezpieczeństwo danych stało się bardzo ważne dla wielu organizacji. Zwłaszcza dla tych, które mają w posiadaniu wrażliwe dane osobowe jak np. informacje zdrowotne lub finansowe.
Jednocześnie, wiele firm musi sobie radzić z większą ilością informacji na większej ilości urządzeń – więcej niż kiedykolwiek wcześniej. Dodatkowo, kombinacja fizycznego papieru i cyfrowych informacji sprawia, że zarządzanie danymi i dbanie o ich bezpieczeństwo staje się jeszcze bardziej skomplikowane.
Z perspektywy fizycznego papieru oczywiste jest, że najbardziej aktualne poufne dane firmy są na papierze opuszczającym drukarki. Te strony zawierają wszelkie przedsięwzięcia będące w toku – od strategii, scenariuszy, przez plany produktowe i cenowe, umowy, a nawet kwestie finansowe i pracownicze.
Dokumenty drukowane są jednym z najsłabszych ogniw w łańcuchu dokumentów. Mogą zostać zeskanowane i udostępnione bez żadnego śladu, a dokumenty elektroniczne mogą zostać wydrukowane i udostępniane w formie papierowej.
Łatwiej jest zabezpieczyć informacje elektronicznie niż poprzez skomplikowany papierowy obieg dokumentów. W ten sposób digitalizacja może być bardzo efektywna w zwiększaniu bezpieczeństwa danych przedsiębiorstwa.
Zgodnie z raportem Parlamentu Europejskiego z 2013 roku – ryzyko istnieje zawsze. Incydenty związane z bezpieczeństwem wynikające ze złych zamiarów (z wyłączeniem wypadków i awarii) kosztują europejskie przedsiębiorstwa w sumie co najmniej 935 milionów euro rocznie. Ale, według firmy analitycznej Ovum, firmy mogą zmniejszyć koszty sądowe, grzywny, i odszkodowania o 25% jeśli zastosują się do procedur najlepszych praktyk zarządzania danymi, bezpieczeństwa i e-discovery.
Cyfryzacja nie tylko pomaga egzekwować prawne wymogi bezpieczeństwa, normy branżowe i zasady organizacyjne. Pomaga również odnajdywać i pobierać informacje na żądanie, kontrolować dostęp i poufność, kompleksowo badać oraz bezpiecznie przechowywać i niszczyć.
Papierowe dokumenty będą nadal częścią biznesowego życia w przewidywalnej przyszłości. Najważniejsze to pomóc firmie w dołączeniu aspektów bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami do projektów cyfryzacji procesów. Oczywiście, zawsze znajdą się sytuacje, gdzie papier będzie niezbędny, ale nawet w tych sytuacjach można zwiększyć bezpieczeństwo. Na przykład, gdy pracownik drukuje, skanuje lub faksuje jakiś dokument – to ten proces można automatycznie monitorować i rejestrować. Dotyczy to także daty i czasu, użytego urządzenia oraz pełnej treści dokumentu. Dzięki temu każdy dokument może zostać wyszukany, a dział Informatyczny lub Bezpieczeństwa Informacji może zostać zaalarmowany w razie nieprawidłowości. Pozwala im to monitorować przepływ danych jak i konkretne słowa kluczowe, dzięki czemu następuje zwiększenie bezpieczeństwa danych.
Wniosek jest taki, że posiadanie solidnego planu bezpieczeństwa obejmującego zbieranie i przechowywanie poufnych informacji jest bardzo istotne dla każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości. W cyfrowym biurze można łatwiej śledzić potencjalne wycieki danych. Śledztwa mogą być zawężone do tych osób, które miały dostęp, wydrukowały, kopiowały lub skanowały te informacje.
Autor: Grzegorz Najda, Prezes Lexmark Polska
