W dzi­siej­szych cza­sach re­duk­cja kosz­tów dru­ku jest dla firm jed­nym z prio­ry­te­tów. Przed­si­ębior­stwa szu­ka­ją oszczęd­no­ści w nie­mal wszyst­kich ob­sza­rach dzia­łal­no­ści, rów­nież w ad­mi­ni­stra­cji. Nie wszyst­kie or­ga­ni­za­cje wie­dzą jed­nak, że jed­nym ze spo­so­bów na sku­tecz­ne ogra­ni­cze­nie kosz­tów jest opty­ma­li­za­cja pro­ce­sów dru­ku. Dzi­ęki wła­ści­wym na­rzędziom i przy prze­strze­ga­niu od­po­wied­nich pro­ce­dur, fir­my mo­gą zna­cząco ogra­ni­czyć bie­żące wy­dat­ki po­no­szo­ne w zwi­ąz­ku z wy­dru­ka­mi. Jak te­go do­ko­nać?

Na po­cząt­ku war­to rze­tel­nie okre­ślić po­trze­by biu­ra w za­kre­sie dru­ku – o ile to mo­żli­we, jesz­cze przed za­ku­pem urządzeń dru­kujących. Po­moc­ne na tym eta­pie jest prze­pro­wa­dze­nie au­dy­tu, który po­mo­że zna­le­źć od­po­wie­dzi na py­ta­nia ta­kie jak: „i­le osób będzie ko­rzy­sta­ło z urządzeń dru­kujących?”, „ja­ki ro­dzaj do­ku­men­tów będzie dru­ko­wa­ny?”, „czy ist­nie­je po­trze­ba dru­ku w ko­lo­rze?” lub „czy wy­ko­rzy­sty­wa­ne będą rów­nież in­ne funk­cje np. ska­no­wa­nie, ko­pio­wa­nie bądź fak­so­wa­nie?”. W du­żych fir­mach wy­ko­naw­cą au­dy­tu mo­że być part­ner ze­wnętrz­ny, na­to­miast w mniej­szych przed­si­ębior­stwach, czy ma­łych i śred­nich gru­pach ro­bo­czych, prze­pro­wa­dze­nie go mo­żna po­wie­rzyć pra­cow­ni­ko­wi dzia­łu IT lub oso­bie za­rządza­jącej biu­rem. Po­zna­nie po­trzeb fir­my w za­kre­sie dru­ku umo­żli­wia do­bra­nie do­pa­so­wa­ne­go roz­wi­ąza­nia, które będzie wy­ko­rzy­sty­wa­ne w opty­mal­ny spo­sób – bez ge­ne­ro­wa­nia zbęd­nych kosz­tów. Przy­kła­do­wo: gru­pa ro­bo­cza, często dru­kująca ma­łe ilo­ści czar­no­-bia­łych do­ku­men­tów, po­win­na roz­wa­żyć in­sta­la­cję wy­daj­nej, la­se­ro­wej dru­kar­ki mo­no­ch­ro­ma­tycz­nej, zlo­ka­li­zo­wa­nej bli­żej gru­py i go­to­wej do dru­ku szyb­ciej niż du­że urządze­nie sto­jące na ko­ry­ta­rzu. Obec­nie sprzęt dru­kujący prze­zna­czo­ny dla przed­si­ębiorstw ofe­ru­je sze­reg funk­cji umo­żli­wiających opty­ma­li­za­cję kosz­tów. Wśród nich wy­mie­nić mo­żna m.in. au­to­ma­tycz­ny druk dwu­stron­ny, try­by oszczędza­nia tu­szu­/to­ne­ra czy wy­daj­ne sil­ni­ki dru­kujące, za­pew­nia­jące mniej­sze zu­ży­cie ener­gii. War­to za­tem zwrócić uwa­gę na pa­ra­me­try dru­ka­rek i urządzeń wie­lo­funk­cyj­nych, po­nie­waż na­wet nie­po­zor­ne funk­cje po­zwa­la­ją ob­ni­żyć wy­dat­ki w fir­mie.

Przy­dat­nym roz­wi­ąza­niem, które umo­żli­wia re­du­ko­wa­nie kosz­tów ge­ne­ro­wa­nych przez użyt­kow­ni­ków biu­ro­wych, jest sys­tem za­rządza­nia dru­kiem. Te­go ty­pu opro­gra­mo­wa­nie ofe­ru­je m.in. funk­cję okre­śle­nia li­mi­tów dru­ko­wa­nych stron dla po­szcze­gól­nych dzia­łów lub użyt­kow­ni­ków, opcję au­to­ma­tycz­ne­go ka­so­wa­nia nie­ode­bra­nych za­dań dru­ku w ci­ągu usta­lo­ne­go cza­su czy ogra­ni­cze­nie wy­bra­nym oso­bom do­stępu do pew­nych funk­cji np. dru­ko­wa­nia w ko­lo­rze. War­to za­uwa­żyć, że już sa­ma in­for­ma­cja o za­in­sta­lo­wa­niu sys­temu te­go ty­pu spra­wia, że pra­cow­ni­cy za­czy­na­ją dru­ko­wać mniej, co bez­po­śred­nio prze­kła­da się na oszczęd­no­ści dla fir­my, po­tra­fi­ące wy­nie­ść na­wet 30% (Źródło: Gart­ner, “Cost Cut­ting Ini­tia­ti­ves for Of­fi­ce Prin­ting,” Sha­ron McNee, 22 Lute­go, 2008). Po­nad­to opro­gra­mo­wa­nie do za­rządza­nia dru­kiem mo­że wy­ko­ny­wać ana­li­zy, po­ka­zu­jące jak du­żo i jak często użyt­kow­ni­cy dru­kują. Ta­kie in­for­ma­cje sta­no­wią istot­ne wspar­cie przy za­rządza­niu przed­si­ębior­stwem, po­nie­waż uła­twia­ją świa­do­me pla­no­wa­nie i za­rządza­nie pro­ce­sa­mi dru­ku za­cho­dzący­mi w fir­mie. Dzi­ęki nim mo­żna osza­co­wać sy­tu­ację i za­po­trze­bo­wa­nie na okre­ślo­ne funk­cje dru­ku w po­szcze­gól­nych dzia­łach. I tak: mo­że oka­zać się, że dział mar­ke­tin­gu częściej ko­rzy­sta z dru­ku ko­lo­ro­we­go, two­rząc np. pre­zen­ta­cje i fol­de­ry. Po­trze­bu­je tym sa­mym urządze­nia, które po­tra­fi dru­ko­wać do­ku­men­ty cha­rak­te­ry­zu­jące się bo­ga­ty­mi szcze­góła­mi. Z ko­lei ksi­ęgo­wo­ść często dru­kuje du­żo do­ku­men­tów fi­nan­so­wych w czer­ni i bie­li. Do­brym roz­wi­ąza­niem będzie w tym przy­pad­ku in­we­sty­cja w szyb­kie urządze­nie mo­no­ch­ro­ma­tycz­ne.

Ro­zwi­ąza­niem do za­rządza­nia dru­kiem ofe­ro­wa­nym przez fir­mę Bro­ther jest sys­tem B-gu­ard, który umo­żli­wia ad­mi­ni­stra­to­rom kon­tro­lo­wa­nie kosz­tów dru­ku i za­rządza­nie ni­mi. Jesz­cze do nie­daw­na ta­kie sys­temy by­ły im­ple­men­to­wa­ne w du­żych fir­mach – dzia­ło się tak, po­nie­waż ich za­kup i wdro­że­nie wi­ąza­ły się z wy­so­ki­mi na­kła­da­mi fi­nan­so­wy­mi. Obec­nie ska­lo­wa­ne roz­wi­ąza­nia te­go ty­pu cie­szą się co­raz wi­ęk­szym za­in­te­re­so­wa­niem na­wet wśród przed­si­ębiorstw kil­ku­oso­bo­wych. B-gu­ard ofe­ro­wa­ny jest w ni­skiej ce­nie, co po­zwa­la na je­go wdro­że­nie fir­mom z sek­to­ra MŚP, dla których re­duk­cja kosz­tów jest jed­nym z prio­ry­te­tów.

Do­brą prak­ty­ką w fir­mach chcących ogra­ni­czyć kosz­ty dru­ku jest ta­kże wpro­wa­dze­nie szko­leń dla per­so­ne­lu, pod­czas których prze­ka­zy­wa­na zo­sta­je wie­dza o tym, jak efek­tyw­nie i eko­no­micz­nie ko­rzy­stać z urządzeń dru­kujących znaj­du­jących się w biu­rze. Te­go ty­pu spo­tka­nia war­to or­ga­ni­zo­wać szcze­gól­nie wte­dy, gdy w przed­si­ębior­stwie za­szły du­że zmia­ny w ob­sza­rze in­fra­struk­tu­ry umo­żli­wia­jącej dru­ko­wa­nie lub sys­te­mu za­rządza­nia do­ku­men­ta­mi. Cza­sem wy­star­czy na­wet umiesz­cze­nie in­for­ma­cji in­struk­ta­żo­wych w fir­mo­wym new­slet­te­rze bądź ma­ilin­gu.

Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my Bro­ther

• Prze­czy­taj też: Ro­la cy­fro­we­go biu­ra w zmie­nia­jącym się kra­jo­bra­zie bez­pie­cze­ństwa
• Prze­czy­taj też: Ca­sh-back na po­czątek ro­ku: Bro­ther pro­mu­je za­kup wie­lo­funk­cyj­nych urządzeń atra­men­to­wych for­ma­tu A3
• Prze­czy­taj też: Wy­so­kiej ja­ko­ści wy­dru­ki z pro­fe­sjo­nal­nym urządze­niem wie­lo­funk­cyj­nym A3 od Bro­ther
• Prze­czy­taj też: Bro­ther pre­zen­tu­je kom­pak­to­we urządze­nia la­se­ro­we dla użyt­kow­ni­ków do­mo­wych
• Prze­czy­taj też: Urządze­nia Bro­ther na­gro­dzo­ne ty­tu­ła­mi Go­od De­sign Award 2014 w dwóch ka­te­go­riach
• Prze­czy­taj też: Bro­ther wpro­wa­dza no­we urządze­nie wie­lo­funk­cyj­ne for­ma­tu A3
• Prze­czy­taj też: Za­awan­so­wa­ne biu­ro­we urządze­nia wie­lo­funk­cyj­ne A3 od Bro­ther
• Prze­czy­taj też: Pro­fe­sjo­nal­ne la­se­ro­we urządze­nie wie­lo­funk­cyj­ne od Bro­ther
• Prze­czy­taj też: Ak­cja Bro­ther: 5-let­nia gwa­ran­cja na wy­bra­ne mo­de­le urządzeń la­se­ro­wych dla bi­zne­su
• Prze­czy­taj też: Ko­lor w for­ma­cie A3: Bro­ther pre­zen­tu­je no­we urządze­nia wie­lo­funk­cyj­ne dla biur