W dzisiejszych czasach redukcja kosztów druku jest dla firm jednym z priorytetów. Przedsiębiorstwa szukają oszczędności w niemal wszystkich obszarach działalności, również w administracji. Nie wszystkie organizacje wiedzą jednak, że jednym ze sposobów na skuteczne ograniczenie kosztów jest optymalizacja procesów druku. Dzięki właściwym narzędziom i przy przestrzeganiu odpowiednich procedur, firmy mogą znacząco ograniczyć bieżące wydatki ponoszone w związku z wydrukami. Jak tego dokonać?
Na początku warto rzetelnie określić potrzeby biura w zakresie druku – o ile to możliwe, jeszcze przed zakupem urządzeń drukujących. Pomocne na tym etapie jest przeprowadzenie audytu, który pomoże znaleźć odpowiedzi na pytania takie jak: „ile osób będzie korzystało z urządzeń drukujących?”, „jaki rodzaj dokumentów będzie drukowany?”, „czy istnieje potrzeba druku w kolorze?” lub „czy wykorzystywane będą również inne funkcje np. skanowanie, kopiowanie bądź faksowanie?”. W dużych firmach wykonawcą audytu może być partner zewnętrzny, natomiast w mniejszych przedsiębiorstwach, czy małych i średnich grupach roboczych, przeprowadzenie go można powierzyć pracownikowi działu IT lub osobie zarządzającej biurem. Poznanie potrzeb firmy w zakresie druku umożliwia dobranie dopasowanego rozwiązania, które będzie wykorzystywane w optymalny sposób – bez generowania zbędnych kosztów. Przykładowo: grupa robocza, często drukująca małe ilości czarno-białych dokumentów, powinna rozważyć instalację wydajnej, laserowej drukarki monochromatycznej, zlokalizowanej bliżej grupy i gotowej do druku szybciej niż duże urządzenie stojące na korytarzu. Obecnie sprzęt drukujący przeznaczony dla przedsiębiorstw oferuje szereg funkcji umożliwiających optymalizację kosztów. Wśród nich wymienić można m.in. automatyczny druk dwustronny, tryby oszczędzania tuszu/tonera czy wydajne silniki drukujące, zapewniające mniejsze zużycie energii. Warto zatem zwrócić uwagę na parametry drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, ponieważ nawet niepozorne funkcje pozwalają obniżyć wydatki w firmie.
Przydatnym rozwiązaniem, które umożliwia redukowanie kosztów generowanych przez użytkowników biurowych, jest system zarządzania drukiem. Tego typu oprogramowanie oferuje m.in. funkcję określenia limitów drukowanych stron dla poszczególnych działów lub użytkowników, opcję automatycznego kasowania nieodebranych zadań druku w ciągu ustalonego czasu czy ograniczenie wybranym osobom dostępu do pewnych funkcji np. drukowania w kolorze. Warto zauważyć, że już sama informacja o zainstalowaniu systemu tego typu sprawia, że pracownicy zaczynają drukować mniej, co bezpośrednio przekłada się na oszczędności dla firmy, potrafiące wynieść nawet 30% (Źródło: Gartner, “Cost Cutting Initiatives for Office Printing,” Sharon McNee, 22 Lutego, 2008). Ponadto oprogramowanie do zarządzania drukiem może wykonywać analizy, pokazujące jak dużo i jak często użytkownicy drukują. Takie informacje stanowią istotne wsparcie przy zarządzaniu przedsiębiorstwem, ponieważ ułatwiają świadome planowanie i zarządzanie procesami druku zachodzącymi w firmie. Dzięki nim można oszacować sytuację i zapotrzebowanie na określone funkcje druku w poszczególnych działach. I tak: może okazać się, że dział marketingu częściej korzysta z druku kolorowego, tworząc np. prezentacje i foldery. Potrzebuje tym samym urządzenia, które potrafi drukować dokumenty charakteryzujące się bogatymi szczegółami. Z kolei księgowość często drukuje dużo dokumentów finansowych w czerni i bieli. Dobrym rozwiązaniem będzie w tym przypadku inwestycja w szybkie urządzenie monochromatyczne.
Rozwiązaniem do zarządzania drukiem oferowanym przez firmę Brother jest system B-guard, który umożliwia administratorom kontrolowanie kosztów druku i zarządzanie nimi. Jeszcze do niedawna takie systemy były implementowane w dużych firmach – działo się tak, ponieważ ich zakup i wdrożenie wiązały się z wysokimi nakładami finansowymi. Obecnie skalowane rozwiązania tego typu cieszą się coraz większym zainteresowaniem nawet wśród przedsiębiorstw kilkuosobowych. B-guard oferowany jest w niskiej cenie, co pozwala na jego wdrożenie firmom z sektora MŚP, dla których redukcja kosztów jest jednym z priorytetów.
Dobrą praktyką w firmach chcących ograniczyć koszty druku jest także wprowadzenie szkoleń dla personelu, podczas których przekazywana zostaje wiedza o tym, jak efektywnie i ekonomicznie korzystać z urządzeń drukujących znajdujących się w biurze. Tego typu spotkania warto organizować szczególnie wtedy, gdy w przedsiębiorstwie zaszły duże zmiany w obszarze infrastruktury umożliwiającej drukowanie lub systemu zarządzania dokumentami. Czasem wystarczy nawet umieszczenie informacji instruktażowych w firmowym newsletterze bądź mailingu.
