Od kilku lat analizy są bezlitosne dla firm – kto nie outsourcuje, ten nie oszczędza. Wiele firm decyduje się już nie tylko na pozyskiwanie pracowników, obsługę PR-ową czy organizację szkoleń drogą zewnętrzną, ale również na outsourcowanie wewnętrznych procesów zarządzania. Sama optymalizacja obiegu dokumentów niesie ze sobą wymierne korzyści na drodze do obniżania kosztów w firmie. Obszarem, w którym coraz częściej wdrażane są rozwiązania outsourcingowe jest zarządzanie dokumentami w firmie, w tym procesami drukowania. Posiadanie na własność urządzeń do przetwarzania dokumentów i zarządzania procesami ich obiegu to już przeszłość. Coraz więcej firm woli przekazać zarządzanie drukiem firmie zewnętrznej. Jest to tendencja trwała na rynku polskim i umacniająca się od kilku lat. -
Firmy coraz częściej oczekują oferty nie tylko na urządzenia, ale na kompleksowe rozwiązania zarządzania dokumentami i chcą w całości „problem” przekazać specjalistom. Wyspecjalizowana firma może lepiej i taniej obsłużyć proces drukowania, dostarczając równocześnie usługi rozliczania czy śledzenia wydruków – komentuje Ewa Banachowicz, dyrektor ds. rozwoju biznesu w Konica Minolta Business Solutions Polska.
Outsourcing spersnonalizowany W niektórych krajach już od wielu lat klienci nie kupują urządzeń drukująco- kopiujących. Nie tylko je leasingują, ale również wymagają coraz częściej przejęcia obszaru zarządzania przez wyspecjalizowaną firmę. Również w Polsce firmy coraz częściej chcą stosować rozwiązania outsourcingowe. Rokroczny przyrost usług w tym zakresie wskazuje na trwałą i mocną tendencję rynkową. Szczególnie dotyczy to dużych firm, stawiających w swojej strategii na koncentrację wokół zasadniczych funkcji, czyli core biznesu. Takie przedsiębiorstwa nie chcą budować wszystkich kompetencji wewnątrz firmy i chętnie przekazują niektóre procesy, w tym systemy zarządzania dokumentami, do firm partnerskich. -
Firmy partnerskie, jak Konica Minolta stają się niejako "przedłużeniem przedsiębiorstwa" w zakresie realizacji danego procesu, w naszym przypadku – zarządzania wydrukiem w pełnym zakresie. Definicja takiego outsourcingu zależy od szczegółowego przypadku i obejmuje portfolio usług, począwszy od utrzymywania i konserwacji urządzeń aż do zaawansowanych procesów wydruku spersonalizowanych dokumentów – mówi Ewa Banachowicz.
Najważniejszy właściwy dobór Outsourcing to nie tylko oszczędności, chociaż te są podstawowym powodem decydującym o zastosowaniu rozwiązania outsourcingowego. Uzasadniając decyzje o outsourcowaniu procesu lub usługi brane są pod uwagę przede wszystkim możliwości wykorzystania zasobów finansowych i ludzkich do realizacji zasadniczych funkcji przedsiębiorstwa. Ważna jest też współpraca ze specjalistą - partnerem, który potrafi przygotować najbardziej efektywne kosztowo i operacyjnie rozwiązania oraz jest ekspertem technologicznym. Outsourcing to również dzielenie ryzyka, które jest bardzo ważnym czynnikiem szczególnie wtedy, gdy mamy do czynienia z procesami istotnymi dla klienta np. drukowaniem wyciągów bankowych.
Dla kogo outsourcing? Kto powinien zatem pomyśleć o outsourcingu? -
To zależy na ile dokument jest produktem danego przedsiębiorstwa. W im większym stopniu dokument jest produktem, tym bardziej outsourcing może być narzędziem służącym optymalizacji kosztów w firmie. Zatem firmy konsultingowe, prawnicze, architektoniczne mogą być największymi beneficjentami outsourcingu. Mogą nimi być również duże firmy realizujące masowe wydruki i transakcje wymagające dokumentowania, czyli banki i sektor ubezpieczeniowy.
Na podstawie informacji firmy Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o.
