Przed podjęciem decyzji o zakupie nowej drukarki zawsze warto zastanowić się, do czego ma nam służyć. W małych firmach wydawanie pieniędzy na wyrafinowane urządzenia nie ma sensu. W dużych przedsiębiorstwach lepiej od razu kupić sprzęt lepszy i droższy, dzięki któremu możemy łatwo zoptymalizować druk i koszty w firmie. Małe firmy kupują głównie małe drukarki monochromatyczne o niewielkich możliwościach technicznych. Wiąże się to przede wszystkim z ich niską ceną oraz małą ilością drukowanych i kopiowanych dokumentów. Przeważnie są to zwykłe dokumenty w formacie Word, bez zdjęć. Kupowanie drogiego urządzenia wielofunkcyjnego do biura przeznaczonego do druku w kolorze nie ma więc ekonomicznego uzasadnienia. Kosztuje ono więcej, a nie wszystkie wyrafinowane funkcje, w które jest wyposażone są nam potrzebne. Podobnie jest z niektórymi działami dużych firm. W księgowości druk kolorowy na pewno nie jest potrzebny. Także w magazynie, gdzie drukowane są tylko faktury lub potwierdzenia wydania towaru, urządzenia kolorowe nie mają racji bytu. Wystarczy prosta drukarka czarno-biała.
Sprawna praca w dużej firmie W dużych biurach już na starcie opłaca się większe
urządzenie wielofunkcyjne do druku kolorowego, wyposażone w dodatkowe funkcje. Dzięki nim możliwe jest m.in. wysyłanie i odbieranie faksów bezpośrednio z komputera bez użycia papieru oraz skanowanie dokumentów, a następnie ich digitalizacja i przetwarzenie na pliki elektroniczne. Jedna taka maszyna potrafi zastąpić wiele urządzeń biurowych i jest dużo tańsza w eksploatacji. Także szybkość pracy i jakość jest dużo lepsza. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne dla biur są zintegrowane z całym systemem informatycznym przedsiębiorstwa. Dzięki nim można łatwo
zoptymalizować druk w firmie, wprowadzić monitoring pracy wszystkich urządzeń oraz system autoryzacji użytkowników.
- Nowoczesne aplikacje oferowane przez Konica Minolta pozwalają również na określenie zakresu uprawnień pracowników. Można na przykład ograniczyć liczbę osób uprawnionych do wykonywania prac w kolorze lub ustanowić dla każdego działu miesięczne limity druku. Pozwala to na znaczne oszczędności w pracy - mówi Szymon Szczur, koordynator ds. wsparcia sprzedaży rozwiązań biznesowych w Konica Minolta Business Solutions Polska.
Drukowanie dopasowane do potrzeb W agencjach reklamowych, działach marketingu lub studiach graficznych, bez względu na ich wielkość, wymagana jest najwyższa jakość druku. Nie warto więc oszczędzać, lepiej od razu kupić dobre urządzenie wielofunkcyjne do druku kolorowego, bo nigdy nie wiadomo, kiedy nam się przyda. Warto jednak pamiętać, że druk strony czarno-białej zawsze jest tańszy niż kolorowej. Na wydruk kolorowy zużywane są tonery z każdego z czterech podstawowych kolorów, stad wyższy koszt druku. Kiedy nie jest to niezbędne, lepiej przygotowywać
dokumenty w trybie monochromatycznym. Przy dużym wolumenie druków, roczne oszczędności z tego tytułu mogą wynosić nawet kilka tysięcy złotych. Zanim przystąpimy do pracy, warto więc trochę pomyśleć.
Na podstawie informacji firmy Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o.
