Badanie opublikowane przez Ricoh Europe ujawnia, że przedsiębiorstwa europejskie mogą potencjalnie tracić 46 mld euro z powodu nieskutecznych, w znacznym stopniu ręcznych metod, stosowanych obecnie do przetwarzania informacji. Indeks efektywności procesów Ricoh pokazuje, że pracownicy, którzy zarządzają przetwarzaniem kluczowych dla firmy dokumentów poświęcają na to ok. 362 miliony godzin rocznie, co przekłada się na koszt rzędu 147 mld EUR. Indeks bada w jaki sposób organizacje z Europy zarządzają przetwarzaniem kluczowych dokumentów; takich, które powtarzają się regularnie w biznesie i mają bezpośredni wpływ na relacje z klientami i pracownikami. Są to na przykład zamówienia, dokumentacja pacjenta czy faktury. Badanie identyfikuje także obszary wymagające udoskonalenia i wysokość zwrotu ekonomicznego, którą te udoskonalenia mogłyby zapewnić.

Carsten Bruhn, wiceprezes Ricoh Europe powiedział: „Każdy europejski CIO powinien przeczytać ten raport. Podkreśla on, że jeśli europejskie przedsiębiorstwa chcą konkurować na rosnących rynkach, muszą zapewnić wydajność przetwarzania kluczowych dokumentów w swojej firmie. Indeks ten jasno pokazuje jak przestarzałe metody przetwarzania wpływają na firmy. Na przykład, jeśli kluczowa informacja jest przetwarzana za pomocą tradycyjnych metod „wydruków”, ryzyko firmy zwiększa się, gdyż jest mniejsze prawdopodobieństwo utworzenia kopii zapasowej. Łatwiej także stracić kluczową informację, gdyż jest ona bardziej narażona na ataki z zewnątrz. Poza tym, pracownicy spędzają niepotrzebnie czas na przetwarzaniu dokumentów, zamiast skupić się na kluczowej działalności firmy i obsłudze klienta.”

Pomimo poświęcania czasu i inwestowania w przetwarzanie kluczowych dokumentów, wiele przedsiębiorstw europejskich przyznaje, że wciąż jest miejsce na udoskonalenia. Trzy priorytety to wg respondentów zwiększenie dzielenia się wiedzą (67 proc.), zwiększenie bezpieczeństwa (67 proc.) i zwiększenie efektywności pracowników (65 proc.). Główne bariery w tworzeniu tych udoskonaleń to brak czasu (45 proc.) i niewystarczająca ilość zasobów (35 proc.).

Indeks pokazuje także, że przedsiębiorstwa europejskie, ze względów bezpieczeństwa, są zazwyczaj niechętne wprowadzaniu inicjatyw oszczędzających czas, takich jak outsourcing. Jednakże, 1 na 12 europejskich przedsiębiorstw przyznało, że istniejące procedury bezpieczeństwa nie chronią dokumentów poufnych, a 36 proc., że pracownicy zgubili albo niewłaściwie umieścili ważną informację.

Indeks pokazuje, że pomimo dostępu do zaawansowanych technologii, procesy przetwarzania dokumentów są niepotrzebnie pracochłonne i ręczne. 43 proc. wszystkich procesów przetwarzania kluczowych dokumentów opiera się na danych z wydruków. Tylko 22 proc. respondentów zapewniło, że ich organizacja używa w pełni zautomatyzowanego obiegu.

Bruhn podsumowuje: “Właściwie wdrożona, całościowa strategia optymalizacji zapewni spadek kosztów firmy i będzie miała ogromny wpływ na współpracę pracowników i ich efektywność. W tym zawiera się mierzenie i analizowanie sposobu dotarcia informacji do firmy, tego, co się z tą informacją dzieje i w jaki sposób jest ona używana do dostarczania rezultatów. Ludzie włączeni w przetwarzanie powinni być w pełni zaangażowani, aby zapewnić, że rozumieją i mogą dostosować się do zmian. Rezultat końcowy jest taki, że firmy będą sprawniej odpowiadały na potrzeby swoich klientów i rynku i będą gotowe na wyzwania przyszłości.”

O indeksie efektywności procesów Ricoh
Badanie indeksu efektywności procesów Ricoh było przeprowadzone przez niezależną firmę badawczą Coleman Parkes i zatwierdzone przez Ricoh Europe. Respondenci badania byli całkowicie odpowiedzialni za zarządzanie procesami dotyczącymi kluczowych dokumentów w swojej organizacji i byli zatrudnieni w działach: finanse/księgowość, sprzedaż, HR lub payroll, informacja dla klienta/konsumenta, prawo, magazyn, łańcuch dostaw. Przeprowadzono 458 wywiadów telefonicznych z pracownikami dużych organizacji (1000+ pracowników), zlokalizowanych w Belgii, Francji, Niemczech, Włoszech, Holandii, krajach skandynawskich, Hiszpanii, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii. Były to organizacje prowadzące działalność edukacyjną, prawniczą, użytkową, produkcyjną oraz służba zdrowia i sektor finansowy. Jakościowe wywiady były także przeprowadzane z dyrektorami działów informatycznych firm w Europie, aby uzyskać komentarz na temat ich procesów przetwarzania kluczowych dokumentów.