Przetwarzanie w chmurze jest uważane za jeden z największych stymulatorów rozwoju biznesu w Europie. Jest ono na tyle istotne, że Neelie Kroes, wiceprzewodnicząca Komisji Europejskiej, komisarz Europejskiej Agendy Cyfrowej, ostatnio przyznała, że chciałaby, aby Europa aktywnie uczestniczyła w rozwoju chmury. Jednakże firmy pragnące skorzystać z chmury czekają liczne wyzwania — szczególnie dotyczy to firm działających w wielu krajach europejskich.

W krajach członkowskich Unii Europejskiej istnieje szereg regulacji dotyczących tego, jakie dane można przechowywać oraz udostępniać innym obszarom działalności biznesowej, zarówno lokalnie, w ramach działalności krajowej, jak i prowadzonej na terenie innych krajów Europy. To oznacza, iż firmy często mają problemy ze stworzeniem jednej usługi chmury obejmującej wszystkie ich działania na terenie UE, ponieważ wiele krajów nie zezwala na to, by pewne dane były przechowywane poza ich granicami. Jako przykład można tu podać branżę finansową w Luksemburgu.

Firmie Ricoh Europe udało się skutecznie pokonać ów labirynt rozwiązań prawnych i wdrożyć zunifikowane środowisko chmury obejmujące wszystkie jej działania w Europie.

Ricoh Europe uważa, że chmura stanie się punktem odniesienia dla miejsca pracy przyszłości, umożliwiając firmom mobilność i elastyczność o jakiej wcześniej nie mogłyby marzyć. Najnowsze badanie przeprowadzone przez Economist Intelligence Unit i sponsorowane przez Ricoh ukazuje, iż liderzy biznesowi są przekonani, że do 2020 roku zajdą zmiany w sposobie prowadzenia biznesu w kierunku bardziej zdecentralizowanej formuły zarządzania, lepszej współpracy pomiędzy działami firmy oraz większej liczby innowacji podyktowanych potrzebami klientów. By tak było, firmy muszą bardziej efektywnie i skutecznie zarządzać informacjami, upewniając się, że są one dostępne dla wszystkich, którzy ich potrzebują, a jednocześnie są zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych.

W 2011 roku Ricoh, właśnie z myślą o przyszłym miejscu pracy, rozpoczęło prace nad chmurą. Wizją Ricoh było stworzenie jednego, ogólnoeuropejskiego środowiska do zarządzania wszystkimi informacjami firmy w sposób bezpieczny, umożliwiając jednocześnie swoim pracownikom dostęp do aplikacji firmy z każdego miejsca w regionie. Celem Ricoh była centralizacja infrastruktury IT i redukcja duplikacji danych poprzez zapewnienie bardziej wydajnego środowiska IT i procesów biznesowych. Działania miały na celu również przyczynienie się do realizacji celów firmy w zakresie zrównoważonego rozwoju, które dotyczą ograniczenia emisji dwutlenku węgla o 87,5% do roku 2050 w porównaniu z rokiem 2000.
Projekt realizowany na tę skalę przyniósł nie tylko korzyści, ale i wyzwania, zwłaszcza konieczność poruszania się po różnych krajowych przepisach dotyczących bezpieczeństwa danych w całej Unii Europejskiej. Zapewnienie zgodności z regulacjami obowiązującymi w każdym kraju było kluczowe, aby projekt mógł zostać zrealizowany.

Aby dostarczać bezpieczną i solidną infrastrukturę, ale także aby sprostać wyzwaniom generowanym przez brak standaryzowanych regulacji w krajach Europy, Ricoh Europe zapewnia pełną przejrzystość jeśli chodzi o lokalizację serwerów i miejsce przechowywania danych. Ponadto, odkąd w Niemczech obowiązujące najsurowsze prawo dotyczące ochrony danych, Ricoh porównał swoje standardy dotyczące chmury z prawiem niemieckim. Poprzez dostosowanie się do reguł obowiązujących w Niemczech dotyczących ochrony prawa konsumenta do wiedzy na temat tego, jaka informacja jest gromadzona, przez kogo i w jakim celu, Ricoh Europe spełnia najsurowsze wymagania w zakresie przechowywania danych.

Oddziały Ricoh w Europie są teraz zintegrowane w chmurze z systemami back-office’u opartymi na standaryzowanych procesach i pojedynczym logowaniu dla użytkowników. Mając taką infrastrukturę Ricoh Europe może lepiej zarządzać swoimi informacjami, pozwalając pracownikom na dostęp do nich z każdego miejsca, co sprawia, że mogą oni bezpiecznie współpracować na odległość, a także podejmować decyzje w czasie realnym, co niesie korzyści zarówno dla nich, jak i dla ich klientów. Dzisiaj, Ricoh ma elastyczną i sprawną europejską platformę IT. Ricoh usunie ponad 1000 serwerów w regionie EMEA, czego rezultatem będzie redukcja 16,8 tys. ton CO2, co jest równoważne z emisjami generowanymi przez 3350 samochodów.

Ricoh specjalizuje się w kreowaniu wydajniejszych infrastruktur biznesowych w imieniu swoich klientów, dlatego dysponuje umiejętnościami i zasobami wymaganymi do zarządzania projektem na tę skalę. Jednakże, dla innych, niewyspecjalizowanych firm, zarówno dużej, jak i małej wielkości, wprowadzenie chmury we wszystkich oddziałach w Europie jest na razie zbyt uciążliwe.

Ian Winham, CIO