Badanie, część druga Ricoh Document Governance Index 2012, pokazuje, że mimo, że firmy europejskie przyznają, że nowe urządzenia, takie jak smartfony czy tablety pomagają im zarządzać swoimi kluczowymi procesami biznesowymi, większość z nich nie jest w stanie wykorzystać w pełni tych technologii, gdyż ich systemy wspierające back office nie mogą ich w pełni obsłużyć. Raport podkreśla jak kuszące mogą być nowe technologie - 78 proc. liderów biznesowych przyznaje, że inwestują w nowe technologie zanim w pełni zapoznają się z możliwościami istniejących systemów. Badanie obnażyło również przejrzysty podział między inwestycjami w technologię dla front i back office, gdzie wiele firm skupia się na inwestycjach w nowe technologie dla front office, ale nie integruje ich z back office. To chaotyczne podejście do zarządzania procesami może oznaczać, że procesy dokumentowe są narażone na efekt tzw. wąskiego gardła, powielanie wysiłku czy ryzyko bezpieczeństwa.
“Niezależnie od tego czy firmy uważają, że tablety i smartfony to narzędzia biznesowe przyszłości czy też, że zostaną zastąpione przez nową falę innowacji, jasne jest to, że zmiana nadal będzie powodowana przez technologie i przyniesie nowe sposoby pracy i komunikacji. Dla firm, wyzwaniem jest planowanie długoterminowe i sprawienie, aby wszyscy pracownicy podążali w tym samym kierunku, w tym samym czasie. To oznacza pełną integrację front i back office, zapewnienie pracownikom dostępu do informacji i umożliwienie bezproblemowej współpracy i dzielenia się wiedzą w całej organizacji” – mówi David Mills, COO w Ricoh Europe.
Raport ujawnia również niepewność co do najlepszego sposobu wykorzystania chmury dla celów biznesowych. Podczas gdy 70 proc. firm europejskich wykorzystuje chmurę w celu umożliwienia mobilnego dostępu do procesów dokumentowych, tylko 50 proc. uważa, że to sprawia, że zarządzanie procesami dokumentowymi jest łatwiejsze. To podkreśla niedostatek planowania – liderzy biznesowi inwestują w chmurę bez posiadania na miejscu odpowiednich struktur, które zapewnią oczekiwane ulepszenia.
Mills podsumowuje: “Organizacje europejskie muszą zacząć działać teraz i zrobić wspólny przegląd swoich kluczowych procesów biznesowych i technologii, aby zapewnić sobie maksymalną efektywność. Pełne zrozumienie tego, w jaki sposób działają procesy dokumentowe – włączając w to sposób przepływu informacji w organizacji i to, jak technologia może pomóc informacji przepływać jeszcze płynniej – jest kluczowe do pełnego zrozumienia wyzwań i zidentyfikowania odpowiednich rozwiązań. Innowacje technologiczne będą kontynuowane na jeszcze większą skalę, dlatego też firmy powinny już teraz zacząć działać jeśli chcą utrzymać przewagę nad konkurencją.”
Raport został sporządzony na zlecenie Ricoh przez Coleman Parkes i został opracowany na podstawie 1075 wywiadów przeprowadzonych z członkami kadry zarządzającej i pracownikami z Europy. Jest to druga część z serii raportów na temat tego jak firmy łączą swoje kluczowe procesy biznesowe z technologią i sposobem wykonywania pracy przez pracowników.
