Może się wydawać, że najprostszą metodą byłoby zaprzestanie drukowania i całkowite przestawienie się na dokumenty elektroniczne, stanowiące przecież codzienność w środowiskach biznesowych. Wiele badań wskazuje jednak, że w ostatnich latach, wraz z popularyzacją poczty elektronicznej, w firmach nastąpił wyraźny wzrost liczby drukowanych stron... Zaproponowanie pracownikom zaprzestania drukowania byłoby zatem niemożliwe do zrealizowania. Istnieją jednak skuteczne sposoby niewymagające od nich całkowitego odrzucenia dotychczasowych przyzwyczajeń.
Należy zacząć od podstaw, a więc od odpowiedniego zaprojektowania zespołu urządzeń do druku. Dostawcy usług zwanych managed print services nazywają ten proces optymalizacją floty drukującej. Polega on na przeanalizowaniu sytuacji zastanej przedsiębiorstwa oraz rozpoznaniu jego potrzeb i oczekiwań w obszarze druku. Etapem końcowym i kluczowym jest zaprojektowanie nowego – zoptymalizowanego – rozwiązania. – Optymalizacja floty pozwala osiągnąć wymierne korzyści: zmaksymalizować wydajność posiadanego sprzętu, usprawnić całość procesu i zmniejszyć koszty druku nawet o 30%. – tłumaczy Paweł Grzyb, Optimized Printing Services Product Manager z Konica Minolta Business Solutions Polska.
Jakie rozwiązania optymalizacyjne pozwalają ograniczyć koszty druku? Podstawą jest odpowiedni dobór sprzętu – tak, aby urządzenia były idealnie dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa. W wielu firmach panuje przekonanie, że „problemom z drukowaniem zaradzi nowe urządzenie”. Tymczasem mnożenie firmowych drukarek i kopiarek jest rozwiązaniem całkowicie nieekonomicznym. Niestety podejmowanie decyzji odnośnie zakupu nowych urządzeń zazwyczaj nie leży w rękach ekspertów w dziedzinie zarządzania drukiem. Dlatego, jak radzi agencja InfoTrends w opracowanym niedawno raporcie „Ponadczasowe inwestycje w technologie dokumentowe”, do pomocy przy reorganizacji floty drukującej należy zaangażować specjalistów zewnętrznych: „Chodzi (...) o to, aby znaleźć eksperta w dziedzinie, w której nie ma się doświadczenia i współpracować z nim, pozwalając swoim pracownikom skupić się na głównej domenie działalności firmy.” Dostawca sprzętu i usług z zakresu druku może stwierdzić, że przedsiębiorstwo skorzysta na zastąpieniu kilkudziesięciu dotychczasowych „prywatnych” drukarek nabiurkowych kilkoma wydajnymi urządzeniami wielofunkcyjnymi, ulokowanymi w strategicznych punktach w biurze.
Kolejnym rozwiązaniem pozwalającym na znaczne oszczędności jest wdrożenie procedur kontroli drukowania. Systemy identyfikacji i autoryzacji użytkowników są najlepszym sposobem na to, aby pracownicy drukowali bardziej rozważnie. Odpowiednie aplikacje pozwalają rejestrować w bazie danych wszystkie drukowane, kopiowane lub skanowane strony, a także informacje o ich formacie, druku barwnym, druku jedno- lub dwustronnym oraz pokryciu stron przez poszczególne tonery. Zapisywana jest również informacja na temat osoby, która je zleciła. Już samo wprowadzenie konieczności użycia kodu PIN lub karty zbliżeniowej powoduje, że drukowane są tylko niezbędne dokumenty. Korzystnym rozwiązaniem jest także dopasowanie uprawnień do korzystania z określonych urządzeń i funkcji do poszczególnych pracowników – według ich stanowisk i obowiązków. Pewnym grupom użytkowników można ograniczyć możliwość drukowania i kopiowania w kolorze – taka funkcja nie jest konieczna np. w dziale księgowości. Natomiast zablokowanie możliwości drukowania jednostronnego pozwala zmniejszyć koszty zużycia papieru nawet o jedną trzecią. Oszczędnościom sprzyja również korzystanie z nowoczesnych urządzeń wyposażonych w „sprytne” funkcje. Podgląd wydruku pozwala upewnić się przed zleceniem drukowania, że materiał spełnia oczekiwania, natomiast drukowanie „wiele na jednej” przyczynia się do znacznych oszczędności papieru.
Okazuje się więc, że aby zmniejszyć koszty drukowania, nie trzeba sięgać po „metodę ostateczną”, czyli rezygnację z materiałów papierowych. Najrozsądniejszym rozwiązaniem jest nawiązanie współpracy z zewnętrznym dostawcą sprzętu drukującego i usług zarządzania drukiem. Opracuje on plan zmian dopasowany do specyficznych potrzeb firmy, dzięki któremu możliwe będzie m.in. ograniczenie wydatków na druk.
