Historycznie usługi MPS były kojarzone z monitorowaniem i kontrolą floty drukującej, przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów wydruków oraz zmniejszeniu obciążenia administratorów IT. To miało bezpośredni wpływ na obniżkę kosztów. Jednakże w ostatnich latach usługi MPS dojrzały i oferują obecnie o wiele więcej organizacjom chcącym poprawić efektywność fundamentów swojego biznesu.
Pierwszym zadaniem stojącym przed MPS jest zaspokojenie podstawowych potrzeb związanych z wydrukami biurowymi. Oznacza to dobór odpowiednich modeli urządzeń oraz ich rozmieszczenie w organizacji, bieżącą kontrolę oraz monitorowanie floty drukującej, zmniejszenie liczby wydruków oraz proaktywne zgłaszanie zapotrzebowania na materiały eksploatacyjne.
Jednak gwałtowny wzrost ilości danych cyfrowych zmusza organizacje do weryfikacji swojego podejścia do informacji korporacyjnych i sposobu zarządzania nimi, a także wpisania tego podejścia w szerszą strategię zarządzania dokumentami.To właśnie ten fakt napędza ewolucję usług MPS, które nie skupiają się już tylko na zarządzeniu flotą i wydrukami, ale także coraz częściej wprowadzają dobre praktyki oraz usprawniają procesy biznesowe integrując fizyczny i cyfrowy obieg dokumentów wewnątrz organizacji.
Podsumowując bieżący globalny rynek usług MPS, Quocirca w ostatnim raporcie opisała go jako “ewoluujący od podstawowych usług optymalizacji i konsolidacji urządzeń w stronę długofalowego ulepszania biznesu”. Raport podkreśla, że kluczowymi czynnikami decyzyjnymi przy zakupie usług MPS jest osiąganie znaczących oszczędności oraz poprawa produktywności, zaś znaczącym wyróżnikiem tych usług jest zdolność do radzenia sobie z cyfryzacją obiegu dokumentów.
Coraz częściej firmy zastanawiające się nad wdrożeniem usług MPS, oceniają jak informacje - zarówno fizyczne jak i cyfrowe - są zarządzane i przetwarzane obecnie i w jaki sposób informacje te mogłyby być zarządzane bardziej efektywnie by przysparzały większej wartości biznesowej.
Dokumenty zawierają istotne informacje korporacyjne pozwalające firmom skutecznie działać i osiągać lepsze rezultaty. Dlatego dzielenie się nimi wewnątrz organizacji oraz łatwość dostępu są kluczowymi czynnikami wpływającymi na wzrost i powodzenie, a dostęp do nich nie powinien być utrudniony z uwagi na ograniczenia infrastruktury. To podejście do zarządzania dokumentami pod kątem najlepszych praktyk ma istotny wpływ na kontrolę dostępu do ważnych danych firmowych i zapewnienie, że uzyskujemy z nich to co najważniejsze.
Usługi MPS mogą również odgrywać kluczową rolę w optymalizacji całego cyklu życia dokumentu. Istotne jest, żeby dokumenty (niezależnie od formatu) mogły być przechwytywane na wejściu i integrowane bezpośrednio z procesami biznesowymi i systemami obiegu dokumentów. Dzięki temu, informacja jest dostępna niezależnie od tego kiedy i gdzie będzie przydatna.
W podejściu polegającym na rzeczywistym dostarczeniu wartości biznesowej przez MPS, również zwrot z inwestycji może być szybszy. Usługi MPS zwiększają więc szybkość przechwytywania informacji, ich przetwarzanie oraz udostępnianie w systemach organizacji oraz automatyzują wewnętrzne procesy biznesowe.Gdy zrozumiemy korzyści płynące z wdrożenia usług MPS, stanie się oczywiste, że firmy mogą skutecznie i efektywnie radzić sobie z coraz większymi ilościami danych korporacyjnych, optymalizować wewnętrzne procesy oraz tworzyć efektywny obieg dokumentów w całej organizacji.
Autor: Józef Lis, Product Manager Lexmark International Polska
