Żyjemy w coraz bardziej połączonej gospodarce. Klienci, współpracownicy oraz dostawcy są rozsiani po całym globie, a łączą ich informacje. Przywiązani do tej łączności czujemy coraz większą potrzebę mobilności. Dziś wiele informacji biznesowych musi być dzielonych, przetwarzanych, magazynowanych, indeksowanych i przeszukiwanych. W związku z tym niemal 80 procent firm chce zużywać mniej papieru i zastąpić go cyfrowymi dokumentami - w części lub nawet całej firmie.
Oczywiście cyfrowa transformacja nie odbywa się z dnia na dzień. Im większa skala projektu i większa firma, tym jest ona bardziej skomplikowana.
Ponieważ mamy do czynienia z dużą inwestycją, niezwykle ważne jest, aby te projekty zakończyły się sukcesem – a to zależy od ich skutecznego wdrażania wśród użytkowników końcowych. Implementując nowy system, który fundamentalnie zmienia najbardziej powszechne procesy i procedury w firmie, jest sprawą oczywistą, że dla pracowników oznaczać to będzie konieczność nabycia nowej wiedzy i niektórzy z nich mogą być odporni na zmiany. Jest kilka kluczowych rzeczy, które można zrobić, aby zapewnić by inwestycja w digitalizację biura nie trafiła na opór.
Podkreśl korzyści użytkowników
Transformacja w kierunku digitalizacji biura może przynieść ogromne korzyści firmie, ale może również uprościć życie pracowników. Ważne jest, aby edukować końcowych użytkowników co do korzyści jakie otrzymają z takiego procesu, wliczając w to mniej czasu potrzebnego na powtarzalne, manualne czynności, większą produktywność oraz łatwiejsze odnajdowanie informacji i raportowanie.
Angażuj użytkowników na wszystkich etapach, od samego początku
W zachęcaniu do akceptacji zmian nie chodzi tylko o pokazywanie użytkownikom w jaki sposób zyskają, ale również sprawienie, że poczują się zaangażowani w proces podejmowania decyzji. Podchodząc do jakiegokolwiek projektu digitalizacji, bardzo ważne jest aby otrzymać wkład od kluczowych użytkowników, którzy mogą rzucić światło na aktualne problemy i najlepsze procesy obiegu dokumentów, które pomogą je rozwiązać.
Wybierz ewangelistę spośród użytkowników na każdym poziomie biznesu
Zawsze znajdą się tacy użytkownicy, którzy przyjmą zmiany z entuzjazmem i ważne jest, aby zaangażować ich na bardzo wczesnym etapie. Ci ludzie istnieją na wszystkich poziomach organizacji i będą pomocni w zachęcaniu i edukowaniu innych w procesie adopcji nowych systemów.
Współpraca pomiędzy działami
Wiele firm boryka się z danymi i treściami, które wykraczają poza poszczególne działy. Projekty digitalizacji mogą być świetnym sposobem na zburzenie muru pomiędzy pionami organizacyjnymi. Zachęcanie do interakcji między użytkownikami i zacieśniania więzi pomiędzy działami może być świetnym sposobem na wzmocnienie potencjalnych korzyści, wykraczającymi poza obszar odpowiedzialności konkretnego użytkownika.
Jeśli tylko możesz - daj wybór
Każdy projekt, którego celem jest stworzenie bardziej cyfrowego biura będzie wymagał podjęcia decyzji odnośnie sprzętu i oprogramowania. Mogą to być zarówno urządzenia wielofunkcyjne, jak i systemy zarządzania treścią, platformy mobilnego dostępu i inne. Zamiast wybierając jedną i wymuszając jej stosowanie wszędzie, użytkownicy o wiele lepiej zareagują jeśli zaoferuje im się wybór platform. Zdecydowanie się na bazową platformę, która może wspierać i łączyć różne aplikacje i rodzaje sprzętu da użytkownikom poczucie wyboru i wolności.
Autor: Grzegorz Najda, Prezes Lexmark Polska
