Xe­rox ofe­ru­je no­wą ge­ne­ra­cję usług za­rządza­nia do­ku­men­ta­mi, która w spo­sób efek­tyw­ny i płyn­ny po­ma­ga prze­pro­wa­dzić pro­ces prze­jścia na ich elek­tro­nicz­ne wer­sje.

Je­że­li fir­ma pro­du­ku­je, prze­twa­rza i za­rządza du­żą ilo­ścią dru­ko­wa­nych ma­te­ria­łów oraz otrzy­mu­je zna­czące ilo­ści ko­re­spon­den­cji, którą później na­le­ży dys­try­bu­ować do od­po­wied­nich osób w struk­tu­rze fir­my, war­to aby sko­rzy­sta­ła z go­to­wych roz­wi­ązań ofe­ro­wa­nych przez ze­wnętrz­nych do­staw­ców np. z usług kan­ce­la­rii elek­tro­nicz­nej, po­le­ga­jących m.in na prze­twa­rzaniu i za­rządzaniu ko­re­spon­den­cją przez ze­spół spe­cja­li­stów, przy uży­ciu au­tor­skich apli­ka­cji oraz na­rzędzi do­staw­cy, bez po­trze­by in­we­sto­wa­nia we wła­sną in­fra­struk­tu­rę. Ozna­cza to, że ca­ła ko­re­spon­den­cja przy­cho­dząca do klien­ta tra­fia do out­so­ur­ce­ra, gdzie zo­sta­je prze­two­rzo­na na wer­sję elek­tro­nicz­ną. Ma­te­ria­ły są in­dek­so­wa­ne i ka­te­go­ry­zo­wa­ne, co umo­żli­wia prze­szu­ki­wa­nie ich tre­ści czy au­to­ma­tycz­ne pod­da­nie ich in­nym pro­ce­som prze­twa­rzania. Wer­sja elek­tro­nicz­na jesz­cze te­go sa­me­go dnia tra­fia do do­ce­lo­we­go ad­re­sa­ta. Z po­mo­cą te­go mo­de­lu mo­żna rów­nież prze­twa­rzać in­for­ma­cje pły­nące m.in. z fak­sów, e-ma­ili czy stron in­ter­ne­to­wych. W za­le­żno­ści od wy­ma­gań, do­ku­men­ty mo­gą być rów­nież prze­kszta­łca­ne na wer­sje elek­tro­nicz­ne w sie­dzi­bie klien­ta.

Ist­nie­je wie­le po­wo­dów, dla których fir­my po­win­ny wdro­żyć roz­wi­ąza­nia z za­kre­su za­rządza­nia do­ku­men­ta­mi. Za­rządza­nie ogrom­ną ilo­ścią ma­te­ria­łów za­rów­no w wer­sji pa­pie­ro­wej, jak i elek­tro­nicz­nej sta­no­wi dla nich ogrom­ne wy­zwa­nie. Wie­le z nich si­ęga po sys­te­my z za­kre­su za­rządza­nia do­ku­men­ta­mi (ang. DMS – Do­cu­ment Ma­na­ge­ment Sy­stem) do ka­te­go­ry­zo­wa­nia, prze­cho­wy­wa­nia i prze­twa­rza­nia da­nych gro­ma­dzo­nych w ma­ga­zy­nach, na we­wnętrz­nych ser­we­rach i ze­wnętrz­nych re­po­zy­to­riach w chmu­rze. Dzi­ęki out­so­ur­cin­go­wi pro­ce­sów ska­no­wa­nia i prze­twa­rza­nia do­ku­men­tów oraz ko­re­spon­den­cji ma­so­wej, przed­si­ębior­stwa i in­sty­tu­cje pu­blicz­ne mo­gą za­osz­czędzić na­wet 40 proc. zwi­ąza­nych z tym kosz­tów.

Ko­lej­nym pro­ble­mem or­ga­ni­za­cji, który roz­wi­ązu­ją opi­sy­wa­ne usłu­gi, jest gu­bie­nie do­ku­men­tów, które dla in­sty­tu­cji pu­blicz­nych i pry­wat­nych mo­że mieć nie tyl­ko fi­nan­so­we, ale i praw­ne kon­se­kwen­cje. Ich e-ar­chi­wi­za­cja prze­pro­wa­dzo­na we­dług naj­wy­ższych stan­dar­dów bez­pie­cze­ństwa nie tyl­ko zmniej­sza za­gro­że­nie utra­ty lub wy­cie­ku wra­żli­wych da­nych, ale ta­kże po­trze­bę wy­naj­mo­wa­nia ma­ga­zy­nów do prze­cho­wy­wa­nia pa­pie­ro­wych wer­sji. Da­je rów­nież mo­żli­wo­ść mo­ni­to­ro­wa­nia, który z pra­cow­ni­ków miał stycz­no­ść z kon­kret­nym do­ku­men­tem. Do­dat­ko­wo uła­twia do­stęp do fi­zycz­nych ko­pii, uspraw­nia­jąc we­wnętrz­ne pro­ce­du­ry. Da­je rów­nież mo­żli­wo­ść spraw­dze­nia, na ja­kim eta­pie re­ali­za­cji jest spra­wa czy pro­jekt, które­go da­na do­ku­men­ta­cja do­ty­czy.

Do­dat­ko­wo elek­tro­nicz­ny obieg i ar­chi­wa do­ku­men­tów unie­za­le­żnia­ją ko­mu­ni­ka­cję we­wnętrz­ną i ze­wnętrz­ną od pa­pie­ru, a fir­mie przy­no­szą sze­reg wy­mier­nych ko­rzy­ści na płasz­czy­źnie or­ga­ni­za­cyj­nej i bi­zne­so­wej, ta­kich jak uspraw­nie­nie i zwi­ęk­sze­nie efek­tyw­no­ści pra­cy ze­spo­łu oraz upo­rząd­ko­wa­nie pro­ce­sów. Przed­si­ębior­stwa, które ko­rzy­sta­ją z roz­wi­ązań elek­tro­nicz­ne­go obie­gu do­ku­men­tów, wska­zu­ją na po­pra­wę ja­ko­ści ko­mu­ni­ka­cji we­wnętrz­nej oraz zwi­ęk­sze­nie wy­daj­no­ści i tem­pa pra­cy. Spra­wy, które zaj­mo­wa­ły jesz­cze nie­daw­no kil­ka dni, te­raz mo­żna prze­pro­ce­so­wać w kil­ka go­dzin.

Ry­nek wci­ąż się roz­wi­ja i w ko­lej­nych la­tach ob­ser­wo­wać będzie­my stop­nio­wy wzrost za­in­te­re­so­wa­nia te­go ty­pu roz­wi­ąza­nia­mi. Wi­ąże się to przede wszyst­kim z ro­snącym za­in­te­re­so­wa­niem firm i in­sty­tu­cji no­wy­mi tech­no­lo­gia­mi, które po­ma­ga­ją opty­ma­li­zo­wać pro­ce­sy bi­zne­so­we. Głów­ny­mi od­bior­ca­mi usług i na­rzędzi z ob­sza­ru za­rządza­nia do­ku­men­ta­mi są du­że fir­my, re­ali­zu­jące np. ma­so­we wy­dru­ki oraz du­żą licz­bę trans­ak­cji wy­ma­ga­jących udo­ku­men­to­wa­nia. Do ta­kich or­ga­ni­za­cji na­le­żą m.in. przed­si­ębior­stwa z sek­to­ra te­le­ko­mu­ni­ka­cyj­ne­go oraz ban­ko­wo­ści, fi­nan­sów i ubez­pie­czeń. Nie ma jed­nak prze­ciw­wska­zań, aby ta­kże ma­łe i śred­nie fir­my, które ma­ją na co dzień do czy­nie­nia z du­ży­mi ilo­ścia­mi pa­pie­ro­wych ma­te­ria­łów do wy­pro­du­ko­wa­nia, prze­two­rze­nia i zar­chi­wi­zo­wa­nia ko­rzy­sta­ły z sys­te­mów za­rządza­nia do­ku­men­ta­mi. Chęt­nie po roz­wi­ąza­nia z za­kre­su out­so­ur­cin­gu za­rządza­nia do­ku­men­ta­mi si­ęga­ją np. kan­ce­la­rie praw­ni­cze czy pra­cow­nie ar­chi­tek­to­nicz­ne – po­sia­da­jące spe­cy­ficz­ne dla swo­jej bra­nży, kon­kret­ne ocze­ki­wa­nia co do ja­ko­ści i for­ma­tu pro­du­ko­wa­nych ma­te­ria­łów. Z out­so­ur­cin­gu usług za­rządza­nia dru­kiem i do­ku­men­ta­mi ko­rzy­sta­ją też co­raz częściej in­sty­tu­cje pa­ństwo­we. Ma­my wie­lo­let­nie do­świad­cze­nie w re­ali­za­cji du­żych kon­trak­tów dla sek­to­ra pu­blicz­ne­go na świe­cie m.in. w Sta­nach Zjed­no­czo­nych – za ka­żdym ra­zem zmia­na tra­dy­cyj­ne­go mo­de­lu na out­so­ur­cin­go­wy przy­no­si zna­czące oszczęd­no­ści i podno­si wy­daj­no­ść pra­cy.

Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my Xe­rox Cor­po­ra­tion

• Prze­czy­taj też: Wolff Tra­ding ofe­ru­je ser­wis dla urządzeń do pre­pres­su we flek­so­gra­fii
• Prze­czy­taj też: Dru­ko­wa­nie w fir­mie: mo­ni­to­ru­jesz, czy­li oszczędzasz. Xe­rox przed­sta­wia no­we urządze­nie Wor­kCen­tre 6655
• Prze­czy­taj też: Xe­rox na Re­ma­Days 2015. Ro­zwój po­li­gra­fii w Pol­sce
• Prze­czy­taj też: Pol­ski bi­znes wci­ąż (nie)bez­piecz­ny
• Prze­czy­taj też: Ro­zwi­ąza­nie po­zwa­la­jące zop­ty­ma­li­zo­wać work­flow w fir­mach
• Prze­czy­taj też: In­te­li­gent­ne dru­kar­ki po­mo­gą nam w pra­cy
• Prze­czy­taj też: Xe­rox do­ce­nio­ny przez PC World
• Prze­czy­taj też: No­we roz­wi­ąza­nie od Xe­rox po­zwa­la ob­ni­żyć kosz­ta i za­osz­czędzić czas
• Prze­czy­taj też: No­we “zie­lo­ne” dru­kar­ki od Xe­rox po­zwa­la­ją fir­mom eko­lo­gicz­nie dru­ko­wać w pe­łnym ko­lo­rze
• Prze­czy­taj też: Ofer­ta ba­daw­czo­-sz­ko­le­nio­wa La­bo­ra­to­rium Ja­ko­ści Pa­pie­ru IBWCh