Czasami spotykamy się ze stwierdzeniem, że: „Jesteś tak dobry, jak dobre są twoje narzędzia”. Jeśli chodzi o zarządzanie obiegiem drukowanych, kopiowanych i skanowanych dokumentów w firmie, sukces opiera się w równym stopniu na posiadanych urządzeniach wielofunkcyjnych oraz drukarkach, jak i na stosowanym oprogramowaniu.
OKI dostrzegając potrzebę inteligentnych rozwiązań w każdej firmie, do wszystkich swoich urządzeń dołączył bezpłatne oprogramowanie Sendys Explorer. Oprogramowanie umożliwia użytkownikom konwertowanie dokumentów, ich dystrybucję oraz przesyłanie do wybranej lokalizacji. Zapewnia większą elastyczność w zakresie edycji, dostępu, drukowania, pozyskiwania i udostępniania plików.
Przechodząc do konkretów:
* Przechwytywanie dokumentów: dokumenty można przechwycić z różnych źródeł, w tym z urządzenia wielofunkcyjnego (MFP), aparatu wbudowanego w smartfon/tablet (z systemem Android lub iOS), z e-maila lub po prostu z sieci komputerowej.
* Konwersja dokumentów: zeskanowane dokumenty można przekonwertować do wielu formatów plików, w tym: TXT, TIFF, PNG, JPEG, PDF oraz PDF/A. Wszystkie wersje oprogramowania posiadają funkcjonalność OCR (optycznego rozpoznawania znaków) – w zależności od wersji jest to oprogramowanie ABBYY lub Google.
* Centralne repozytorium dokumentów: zeskanowane dokumenty można przesłać na pocztę e-mail, do folderu sieciowego, serwera e-mail/fax lub do systemu zarządzania dokumentami.
* Wtyczki do aplikacji (opcjonalne): aplikacja umożliwia skanowanie bezpośrednio do dowolnej chmury przechowującej dokumenty. Przesyłanie zeskanowanych dokumentów z urządzenia wielofunkcyjnego lub smartfona bezpośrednio do takich aplikacji jak: Dropbox, OneDrive, Google Drive czy Microsoft Share Point.
* Drukowanie: bezpośrednio z panelu urządzenia wielofunkcyjnego, łącząc się bezprzewodowo za pomocą smartfona, tabletu lub wysyłając plik z komputera, można z łatwością wydrukować dowolny dokument, który został zeskanowany lub pobrany z chmury.
Sendys Explorer udostępnia użytkownikom możliwość bezpośredniej pracy na dokumentach z czterech popularnych systemów: MS SharePoint, OneDrive, Google Drive i Dropbox. Złącza do tych rozwiązań są opcjonalne, to znaczy, że trzeba je dokupić oddzielnie do samej aplikacji. Ta modułowość stanowi zaletę, ponieważ firma może dopasować aplikację do swojego środowiska i nie płaci za opcje/funkcje, z których nie korzysta – mówi Krzysztof Nakielski z OKI Systems Polska
Ile dzięki temu można zaoszczędzić?
To zależy od skali drukowania i skanowania przez pracowników firmy. Jeśli przyjmiemy, że czas poświęcany przez pracowników związany z obsługą dokumentów (przetwarzaniem, szukaniem, aktualizacją), to około 10-20 proc. czasu pracy, możemy wyobrazić sobie, o jakiej skali efektywnego wykorzystania możliwości pracowników mówimy. Oczywiście, utrzymanie prawidłowej dokumentacji jest ważne, ale jest to również dobry obszar do optymalizacji. Tym bardziej że nie powinien występować naturalny opór przed zmianą – naprawdę mało kto lubi godzinami przedzierać się przez labirynt plików i katalogów, żeby znaleźć jedną potrzebną informację.
Aby ocenić skalę oszczędności uzyskanych dzięki wdrożeniu Sendys Explorera, należy zmapować proces obiegu dokumentacji w firmie w procesach biznesowych: budżetowania, planowania, realizacji i rozliczania projektów, sprzedaży, marketingu, finansów. Następnie wszystkie rozdzielne miejsca przechowywania dokumentów i przesyłania ich w tę i z powrotem zastępujesz Sendys Explorerem i konsolidujesz je w bazie. Dzięki temu nie tylko upraszczasz pracownikom obieg dokumentów, ale też możesz nieco skrócić sam proces biznesowy. Jeśli wcześniej nie robiłeś mapowania i konsolidacji działań związanych z dokumentacją, możesz skorzystać z pomocy ekspertów OKI lub autoryzowanych partnerów handlowych.
Po zakupie urządzenia, oprogramowanie Sendys Explorer w wersji podstawowej możesz ściągnąć ze sklepów Google Play i App Store, jak również z oficjalnej strony aplikacji www.sendysexplorer.com. Aktywacja aplikacji wymaga uzyskania kodu: otrzymasz go po rejestracji klienta na powyższej stronie. Na stronie tej możesz również dokupić złącza do systemów storage'owych oraz wersję Premium, zawierającą oprogramowanie OCR firmy Abbyy do rozpoznawania tekstu w skanowanych dokumentach. Wersje Premium różnią się w zależności od liczby zeskanowanych stron w ciągu roku. Wybierając odpowiedni pakiet, ważne jest to, że opłatę licencyjną wnosimy raz, niezależnie od ilości posiadanych urządzeń skanujących (licencja serwerowa) i jest ona automatycznie odnawialna z początkiem każdego, następnego roku.
Na podstawie informacji firmy OKI Europe
