Cza­sa­mi spo­ty­ka­my się ze stwier­dze­niem, że: „Je­steś tak do­bry, jak do­bre są two­je na­rzędzia”. Je­śli cho­dzi o za­rządza­nie obie­giem dru­ko­wa­nych, ko­pio­wa­nych i ska­no­wa­nych do­ku­men­tów w fir­mie, suk­ces opie­ra się w rów­nym stop­niu na po­sia­da­nych urządze­niach wie­lo­funk­cyj­nych oraz dru­kar­kach, jak i na sto­so­wa­nym opro­gra­mo­wa­niu.

OKI do­strze­ga­jąc po­trze­bę in­te­li­gent­nych roz­wi­ązań w ka­żdej fir­mie, do wszyst­kich swo­ich urządzeń do­łączył bez­płat­ne opro­gra­mo­wa­nie Sen­dys Explo­rer. Opro­gra­mo­wa­nie umo­żli­wia użyt­kow­ni­kom kon­wer­to­wa­nie do­ku­men­tów, ich dys­try­bu­cję oraz prze­sy­ła­nie do wy­bra­nej lo­ka­li­za­cji. Za­pew­nia wi­ęk­szą ela­stycz­no­ść w za­kre­sie edy­cji, do­stępu, dru­ko­wa­nia, po­zy­ski­wa­nia i udo­stęp­nia­nia pli­ków.

Prze­cho­dząc do kon­kre­tów:

* Prze­ch­wy­ty­wa­nie do­ku­men­tów: do­ku­men­ty mo­żna prze­chwy­cić z różnych źródeł, w tym z urządze­nia wie­lo­funk­cyj­ne­go (MFP), apa­ra­tu wbu­do­wa­ne­go w smart­fo­n/ta­blet (z sys­te­mem An­dro­id lub iOS), z e-ma­ila lub po pro­stu z sie­ci kom­pu­te­ro­wej.
* Kon­wer­sja do­ku­men­tów: ze­ska­no­wa­ne do­ku­men­ty mo­żna prze­kon­wer­to­wać do wie­lu for­ma­tów pli­ków, w tym: TXT, TIFF, PNG, JPEG, PDF oraz PDF/A. Wszyst­kie wer­sje opro­gra­mo­wa­nia po­sia­da­ją funk­cjo­nal­no­ść OCR (optycz­ne­go roz­po­zna­wa­nia zna­ków) – w za­le­żno­ści od wer­sji jest to opro­gra­mo­wa­nie ABBYY lub Go­ogle.
* Cen­tral­ne re­po­zy­to­rium do­ku­men­tów: ze­ska­no­wa­ne do­ku­men­ty mo­żna prze­słać na pocz­tę e-ma­il, do fol­de­ru sie­cio­we­go, ser­we­ra e-ma­il/fax lub do sys­te­mu za­rządza­nia do­ku­men­ta­mi.
* Wtycz­ki do apli­ka­cji (opcjo­nal­ne): apli­ka­cja umo­żli­wia ska­no­wa­nie bez­po­śred­nio do do­wol­nej chmu­ry prze­cho­wu­jącej do­ku­men­ty. Prze­sy­ła­nie ze­ska­no­wa­nych do­ku­men­tów z urządze­nia wie­lo­funk­cyj­ne­go lub smart­fo­na bez­po­śred­nio do ta­kich apli­ka­cji jak: Drop­box, One­Dri­ve, Go­ogle Dri­ve czy Mi­cro­soft Sha­re Po­int.
* Dru­ko­wa­nie: bez­po­śred­nio z pa­ne­lu urządze­nia wie­lo­funk­cyj­ne­go, łącząc się bez­prze­wo­do­wo za po­mo­cą smart­fo­na, ta­ble­tu lub wy­sy­ła­jąc plik z kom­pu­te­ra, mo­żna z ła­two­ścią wy­dru­ko­wać do­wol­ny do­ku­ment, który zo­stał ze­ska­no­wa­ny lub po­bra­ny z chmu­ry.

Sen­dys Explo­rer udo­stęp­nia użyt­kow­ni­kom mo­żli­wo­ść bez­po­śred­niej pra­cy na do­ku­men­tach z czte­rech po­pu­lar­nych sys­te­mów: MS Sha­re­Po­int, One­Dri­ve, Go­ogle Dri­ve i Drop­box. Złącza do tych roz­wi­ązań są opcjo­nal­ne, to zna­czy, że trze­ba je do­ku­pić od­dziel­nie do sa­mej apli­ka­cji. Ta mo­du­ło­wo­ść sta­no­wi za­le­tę, po­nie­waż fir­ma mo­że do­pa­so­wać apli­ka­cję do swo­je­go śro­do­wi­ska i nie pła­ci za opcje­/funk­cje, z których nie ko­rzy­sta – mówi Krzysz­tof Na­kiel­ski z OKI Sy­stems Pol­ska

Ile dzi­ęki te­mu mo­żna za­osz­czędzić?

To za­le­ży od ska­li dru­ko­wa­nia i ska­no­wa­nia przez pra­cow­ni­ków fir­my. Je­śli przyj­mie­my, że czas po­świ­ęca­ny przez pra­cow­ni­ków zwi­ąza­ny z ob­słu­gą do­ku­men­tów (prze­twa­rza­niem, szu­ka­niem, ak­tu­ali­za­cją), to oko­ło 10–20 proc. cza­su pra­cy, mo­że­my wy­obra­zić so­bie, o ja­kiej ska­li efek­tyw­ne­go wy­ko­rzy­sta­nia mo­żli­wo­ści pra­cow­ni­ków mówi­my. Oczy­wi­ście, utrzy­ma­nie pra­wi­dło­wej do­ku­men­ta­cji jest wa­żne, ale jest to rów­nież do­bry ob­szar do opty­ma­li­za­cji. Tym bar­dziej że nie po­wi­nien wy­stępo­wać na­tu­ral­ny opór przed zmia­ną – na­praw­dę ma­ło kto lu­bi go­dzi­na­mi prze­dzie­rać się przez la­bi­rynt pli­ków i ka­ta­lo­gów, że­by zna­le­źć jed­ną po­trzeb­ną in­for­ma­cję.

Aby oce­nić ska­lę oszczęd­no­ści uzy­ska­nych dzi­ęki wdro­że­niu Sen­dys Explo­re­ra, na­le­ży zma­po­wać pro­ces obie­gu do­ku­men­ta­cji w fir­mie w pro­cesach bi­zne­so­wych: bu­dże­to­wa­nia, pla­no­wa­nia, re­ali­za­cji i roz­li­cza­nia pro­jek­tów, sprze­da­ży, mar­ke­tin­gu, fi­nan­sów. Na­stęp­nie wszyst­kie roz­dziel­ne miej­sca prze­cho­wy­wa­nia do­ku­men­tów i prze­sy­ła­nia ich w tę i z po­wro­tem za­stępu­jesz Sen­dys Explo­re­rem i kon­so­li­du­jesz je w ba­zie. Dzi­ęki te­mu nie tyl­ko uprasz­czasz pra­cow­ni­kom obieg do­ku­men­tów, ale też mo­żesz nie­co skrócić sam pro­ces bi­zne­so­wy. Je­śli wcze­śniej nie ro­bi­łeś ma­po­wa­nia i kon­so­li­da­cji dzia­łań zwi­ąza­nych z do­ku­men­ta­cją, mo­żesz sko­rzy­stać z po­mo­cy eks­per­tów OKI lub au­to­ry­zo­wa­nych part­ne­rów han­dlo­wych.

Po za­ku­pie urządze­nia, opro­gra­mo­wa­nie Sen­dys Explo­rer w wer­sji pod­sta­wo­wej mo­żesz ści­ągnąć ze skle­pów Go­ogle Play i App Sto­re, jak rów­nież z ofi­cjal­nej stro­ny apli­ka­cji www.sen­dy­se­xplo­rer.com. Ak­ty­wa­cja apli­ka­cji wy­ma­ga uzy­ska­nia ko­du: otrzy­masz go po re­je­stra­cji klien­ta na po­wy­ższej stro­nie. Na stro­nie tej mo­żesz rów­nież do­ku­pić złącza do sys­te­mów sto­ra­ge’owych oraz wer­sję Pre­mium, za­wie­ra­jącą opro­gra­mo­wa­nie OCR fir­my Ab­byy do roz­po­zna­wa­nia tek­stu w ska­no­wa­nych do­ku­men­tach. Wer­sje Pre­mium różnią się w za­le­żno­ści od licz­by zeska­no­wa­nych stron w ci­ągu ro­ku. Wy­bie­ra­jąc od­po­wied­ni pa­kiet, wa­żne jest to, że opła­tę li­cen­cyj­ną wno­si­my raz, nie­za­le­żnie od ilo­ści po­sia­da­nych urządzeń ska­nu­jących (li­cen­cja ser­we­ro­wa) i jest ona au­to­ma­tycz­nie od­na­wial­na z po­cząt­kiem ka­żde­go, na­stęp­ne­go ro­ku.

Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my OKI Eu­ro­pe

• Prze­czy­taj też: Tech­no­lo­gia dru­ku na tka­ni­nach na Tar­gach Tek­styl­nych
• Prze­czy­taj też: In­no­wa­cyj­ne dru­kar­ki dla bra­nży me­dycz­nej
• Prze­czy­taj też: Any­da­ta, czy­li in­tu­icyj­na mul­ti­plat­for­ma do zbie­ra­nia i ana­li­zy da­nych
• Prze­czy­taj też: InSoft opu­bli­ko­wał no­wą wer­sję IMP 8
• Prze­czy­taj też: No­wa wer­sja pdfTo­olBox 9
• Prze­czy­taj też: In­no­wa­cyj­ne opro­gra­mo­wa­nie dla po­li­gra­fii
• Prze­czy­taj też: In­te­li­gent­ne tech­no­lo­gie w no­wych urządze­niach OKI
• Prze­czy­taj też: Ag­fa Gra­phics i EFI in­te­gru­ją sys­tem work­flow Apo­gee 10 z RIP-em Fie­ry
• Prze­czy­taj też: Opro­gra­mo­wa­nie Ep­son Print Ad­min – bez­pie­cze­ństwo, wy­daj­no­ść i… eko­lo­gia dru­ko­wa­nia
• Prze­czy­taj też: Do cze­go wy­ko­rzy­stać neo­no­we ko­lo­ry to­ne­rów w dru­kar­kach OKI?