Przedsiębiorstwa zawsze dążą do jak największej optymalizacji kosztów swojej działalności. Istnieje jednak sfera, w której większość pracodawców nie ma wiedzy o skali ponoszonych wydatków – jest to druk. W poniższym tekście przedstawiamy główne przyczyny przepłacania za wydruki w przedsiębiorstwie.
Polski przedsiębiorca wydaje rok rocznie na druk ok. 8 proc. obrotów swojej firmy. W tym aspekcie odstajemy od średniej światowej, gdzie wydatki wahają się w zakresie 3-5 proc. obrotów. W perspektywie 5-letniej może to być więc oszczędność na poziomie nawet 100 tys. zł. Na koszt związany z drukiem składa się wiele czynników, np. cena zakupu i serwisowania drukarek, energii potrzebnej do ich zasilenia czy też materiałów eksploatacyjnych. Według ostatnich badań na temat wykorzystania papieru przez pracujących Polaków, przeprowadzonych przez KPMG, w przedsiębiorstwie wykorzystuje się około 545 kartek A4 na pracownika miesięcznie. To pokazuje, że druk w dalszym ciągu odgrywa w firmach znaczącą rolę. Zobacz, co sprawia, że drukowanie wychodzi firmom tak drogo i co zwrócić uwagę, by zmniejszyć te koszty.
Drukarka zawsze czujna
Jeżeli w przedsiębiorstwie znajduje się kilka drukarek, to istnieje ryzyko, że nikt z pracowników nie zada sobie trudu, aby sprawdzić, czy wszystkie z nich są wyłączone pod koniec dnia. Tak banalna sprawa urośnie do rangi sporego kosztu, jeżeli weźmiemy pod uwagę, że urządzenia drukujące w firmach mogą być na przysłowiowym „chodzie” przez okrągły rok.
Im więcej, tym niekoniecznie lepiej
Często zdarza się, że w przestrzeniach biurowych dominują drukarki wielkoformatowe. Prawda jest taka, że nie wszędzie są one niezbędne. W znacznej większości przypadków drukarki, które mogą pracować na formacie A3, drukują najczęściej standardowe A4 – Jest to błąd, spowodowany tym, że pracodawca nie ma wiedzy o przebiegu pracy danego urządzenia. Taki proces wpływa niekorzystnie na mechaniczne podzespoły drukarki, co w konsekwencji doprowadzi do ich szybszego zużycia – mówi Alan Pajek, pomysłodawca aplikacji MPS Satellite, monitorującej pracę drukarek w przedsiębiorstwach. Drukowanie w formacie mniejszym niż nominalny ma bezpośrednie przełożenie na koszty, ponieważ tak pracujące urządzenie będzie częściej się psuło i generowało wyższe koszty serwisowania.
Pod maksymalnym obciążeniem
Kolejnym, często spotykanym błędem, jest nieprawidłowe rozmieszczenie urządzeń drukujących na terenie przedsiębiorstwa. Bez wiedzy na temat skali użytkowania sprzętu przez pracowników, zdarza się, że jedna maszyna jest wręcz oblegana i pracuje bez przerwy, a na innej drukuje się sporadycznie. Odpowiednie umiejscowienie drukarek w przestrzeni biurowej pozwoli nie tylko zmniejszyć ryzyko awarii, ale i przyspieszy pracę, redukując czas czekania na wydruk. Pozwoli to więc uniknąć zbędnych kosztów oraz zwiększy wydajność przedsiębiorstwa.
Zakupy zakupom nierówne
Drukarka, tak jak samochód, potrzebuje zasilania w materiały eksploatacyjne, czyli w tym wypadku – papier, tusze, tonery czy filtry. W domowych drukarkach takie przedmioty zazwyczaj kupujemy osobno. Sprawa wygląda nieco inaczej, jeżeli mowa o przedsiębiorstwie, w którym mamy do czynienia z większą liczbą urządzeń. Brak informacji o zapasach materiałów niezbędnych do druku nie pozwala na zaplanowanie hurtowych zakupów, które najczęściej wiążą się ze zniżkami. Nagłe „skończenie się” tuszu powoduje również przerwy w pracy, co wpływa na niekorzyść firmy.
Marnotrawstwo materiałów
Ostatnią, kluczową przyczyną przepłacania za druk jest brak zintegrowanego systemu informującego przedsiębiorcę o sposobie użytkowania drukarek. Z tego powodu często nie zdaje sobie on sprawy np. ze skali marnotrawstwa papieru czy materiałów eksploatacyjnych. – Jeżeli wszystkie wydruki, zmarnowane w ciągu jednego roku działalności polskich przedsiębiorstw, ułożylibyśmy obok siebie tak, by przylegały dłuższym bokiem, to otrzymalibyśmy odległość trzykrotnie większą niż ta, dzieląca ziemię od księżyca. W głównej mierze odpowiedzialni za to są pracownicy, którzy np. bez potrzeby drukują dokumenty robocze, ale też ci, którzy używają firmowych drukarek do celów prywatnych – komentuje Łukasz Laskowski Prezes Zarządu Ediko.
Pracodawca, który zwróci uwagę na powyższe kwestie, może odnieść z tego tytułu wiele korzyści. Nie tylko zaoszczędzi na druku, ale również dołoży swoją cegiełkę do dbania o środowisko naturalne, zmniejszając pobór energii i produkcję odpadów. Zastosowanie rozwiązań optymalizujących druk wpłynie pozytywnie także na pracowników, ułatwiając im wykonywanie codziennych zadań i minimalizując niepotrzebne opóźnienia w pracy.
Na podstawie informacji firmy Ediko.
