No­wo­cze­sne urządze­nia wie­lo­funk­cyj­ne, po­ręcz­ne ska­ne­ry oraz in­te­li­gent­ne opro­gra­mo­wa­nie do za­rządza­nia do­ku­men­ta­mi. Mi­ędzy in­ny­mi ta­kie roz­wi­ąza­nia mo­gą uła­twić fir­mom cy­fro­wą trans­for­ma­cję do­ku­men­tów – prze­ko­nu­ją eks­per­ci Ca­non. To o ty­le istot­ne, że – jak wska­zu­ją ba­da­nia – łącze­nie tra­dy­cyj­nej do­ku­men­ta­cji z cy­fro­wą sta­je się co­raz bar­dziej istot­ne dla wie­lu przed­si­ębiorstw.

Aż 69 proc. du­żych firm uzna­je, że wpro­wa­dze­nie elek­tro­nicz­ne­go obie­gu do­ku­men­tów jest wa­żne dla ich pra­cy. Co wi­ęcej, na­wet jed­na pi­ąta ta­kich przed­si­ębiorstw prze­szła już ca­łko­wi­cie na for­mę pra­cy z do­ku­men­ta­mi cy­fro­wy­mi. To wnio­ski z sze­ro­ko za­kro­jo­ne­go ba­da­nia zmian na ryn­ku biu­ro­wym, ja­kie je­sie­nią 2021 ro­ku prze­pro­wa­dzi­ła agen­cja ba­daw­cza In­si­ght Lab na zle­ce­nie Ca­non Pol­ska w gro­nie po­nad 200 pol­skich przed­si­ębiorstw.

I choć przed­sta­wi­cie­le śred­nich firm pod­cho­dzą zde­cy­do­wa­nie ostro­żniej do ta­kich de­kla­ra­cji (co trze­ci ba­da­ny przed­si­ębior­ca de­kla­ru­je, że pra­wie wszyst­kie pro­ce­sy w je­go fir­mie wy­ma­ga­ją do­ku­men­tów w for­mie pa­pie­ro­wej), to trud­no nie do­strze­gać zmian, ja­kie za­cho­dzą w try­bie na­szej pra­cy. – Wi­ęk­szo­ść z tych ten­den­cji ob­ser­wu­je­my już od dłu­ższe­go cza­su, ale pan­de­mia COVID-19 znacz­nie je przy­spie­szy­ła – uwa­ża To­masz Mi­ękus, Pro­duct Bu­si­ness De­ve­lo­per w Ca­non Pol­ska. I do­da­je, że trans­for­ma­cja cy­fro­wa to spo­re wy­zwa­nie za­rów­no dla przed­si­ębior­ców, jak i dla pro­du­cen­tów sprzętu. – Wpro­wa­dze­nie elek­tro­nicz­ne­go obie­gu do­ku­men­tów, cho­ćby w ogra­ni­czo­nym za­kre­sie, to spo­re za­da­nie dla ka­żdej fir­my. My, ja­ko do­staw­ca roz­wi­ązań dla biur, chce­my być wspar­ciem dla ka­żde­go przed­si­ębior­cy. Dla­te­go ma­my dla nich pro­po­zy­cje, które oszczędza­ją czas i spra­wia­ją, że di­gi­ta­li­za­cja do­ku­men­tów jest bar­dziej efek­tyw­na. Do­ty­czy to za­rów­no sprzętu, jak i opro­gra­mo­wa­nia – mówi To­masz Mi­ękus.

Po pierw­sze – park ma­szy­no­wy

Pod­sta­wę dla wie­lu firm będą sta­no­wić biu­ro­we urządze­nia wie­lo­funk­cyj­ne. Naj­bar­dziej uzna­na se­ria z port­fo­lio Ca­non to ima­ge­RUNNER – urządze­nia sta­no­wi­ące po­most po­mi­ędzy fi­zycz­nym i cy­fro­wym try­bem pra­cy. Ma­szy­ny te­go ty­pu łączą su­per­szyb­ki ko­lo­ro­wy druk z mo­żli­wo­ścią wy­so­ko­ja­ko­ścio­we­go ska­no­wa­nia. A pra­ca z ni­mi jest dziś jesz­cze szyb­sza dzi­ęki obu­stron­ne­mu ska­no­wa­niu, wy­ko­ny­wa­ne­mu pod­czas jed­ne­go prze­jścia do­ku­men­tu przez ska­ner.

Ale to nie wszyst­ko – no­we ge­ne­ra­cje urządzeń wie­lo­funk­cyj­nych za­wie­ra­ją sze­reg uła­twień, ta­kich jak opcja szyb­kie­go wy­bu­dza­nia, sys­tem za­po­bie­ga­nia smu­gom, eli­mi­na­cja pu­stych stron czy sze­ro­ki wy­bór wbu­do­wa­nych opcji wy­ka­ńcza­nia. Wszyst­ko to po­zwa­la spraw­niej po­ru­szać się po­mi­ędzy świa­tem ana­lo­go­wych i cy­fro­wych do­ku­men­tów, oszczędzać cen­ny czas i za­po­bie­gać mar­no­traw­stwu ma­te­ria­łów. Co wi­ęcej, Ca­non za­dbał ta­kże o udo­sko­na­le­nie czy­sto tech­nicz­nej stro­ny eks­plo­ata­cji ma­szyn: no­we se­rie urządzeń ima­ge­RUNNER ce­chu­ją się lep­szy­mi mo­żli­wo­ścia­mi ser­wi­so­wy­mi, tr­wal­szy­mi częścia­mi oraz ła­twiej­szą wy­mia­ną ewen­tu­al­nych uste­rek.

Po dru­gie – atrak­cyj­ne in­no­wa­cje

Wzra­sta­jąca ro­la pra­cy zdal­nej i hy­bry­do­wej spo­wo­do­wa­ła po­ja­wie­nie się na ryn­ku in­te­re­su­jących no­wo­ści z za­kre­su za­rządza­nia fir­mo­wą do­ku­men­ta­cją. Ta­kich jak po­ręcz­ne, in­tu­icyj­ne ska­ne­ry se­rii ima­ge­FORMULA.

– Mo­de­le ta­kie jak ima­ge­FORMULA R10 czy R40 ozna­cza­ją wła­ści­wie zu­pe­łnie no­we po­de­jście do pro­ce­su ska­no­wa­nia – ko­men­tu­je To­masz Mi­ękus. – Do tej po­ry wie­lu użyt­kow­ni­ków ko­ja­rzy­ło ska­ne­ry z du­ży­mi, skom­pli­ko­wa­ny­mi urządze­nia­mi. Za­zwy­czaj do podłącze­nia ta­kie­go sprzętu nie­zbęd­na by­ła kon­fi­gu­ra­cja opro­gra­mo­wa­nia, no i oczy­wi­ście spo­ro miej­sca na biur­ku. To jed­nak prze­szło­ść – za­pew­nia przed­sta­wi­ciel Ca­non Pol­ska.

No­we mo­de­le ska­ne­rów da­ją bo­wiem mo­żli­wo­ść pro­stej in­sta­la­cji, którą ka­żdy użyt­kow­nik mo­że prze­pro­wa­dzić w do­mu al­bo in­nym miej­scu po­za biu­rem. Mo­del ima­ge­FORMULA R40 na żąda­nie użyt­kow­nika sa­mo­dziel­nie in­sta­lu­je ca­łe opro­gra­mo­wa­nie. Jesz­cze pro­ściej dzia­ła po­ręcz­ny ska­ner ima­ge­FORMULA R10 – aby roz­po­cząć ska­no­wa­nie, wy­star­czy je­dy­nie podłączyć urządze­nie za po­mo­cą ka­bla USB. To ozna­cza, że di­gi­ta­li­za­cja do­ku­men­tów sta­je się mo­żli­wa do­słow­nie w ka­żdych wa­run­kach, ta­kże pod­czas podróży słu­żbo­wej.

Po trze­cie – opro­gra­mo­wa­nie, czy­li elek­tro­nicz­ny mózg

Na­wet naj­lep­sze urządze­nia nie by­ły­by jed­nak w sta­nie ofe­ro­wać aż tak wie­le funk­cjo­nal­no­ści, gdy­by nie od­po­wied­nie opro­gra­mo­wa­nie. W przy­pad­ku pro­duk­tów Ca­non pod­sta­wę dla ka­żde­go cy­fry­zu­jące­go się biu­ra sta­no­wi sys­tem uni­FLOW On­li­ne – za­awan­so­wa­ne opro­gra­mo­wa­nie chmu­ro­we do za­rządza­nia ca­łym ży­ciem fir­mo­wych do­ku­men­tów. Z ko­lei za mak­sy­mal­ne wykorzysta­nie mo­żli­wo­ści ska­ne­rów od­po­wia­da in­te­li­gent­ne roz­wi­ąza­nie do ska­no­wa­nia Sca­n2x.

To dzi­ęki no­wo­cze­sne­mu opro­gra­mo­wa­niu, urządze­nia Ca­non mo­gą sa­mo­dziel­nie cy­fry­zo­wać pa­pie­ro­we do­ku­men­ty. Ro­la ope­ra­to­ra ma­szy­ny mo­że być dziś zre­du­ko­wa­na do ab­so­lut­ne­go mi­ni­mum. In­te­li­gent­ne opcje ska­no­wa­nia, wspo­ma­ga­ne przez tech­no­lo­gie optycz­ne­go roz­po­zna­wa­nia zna­ków, au­to­ma­tycz­nie po­zy­sku­ją in­for­ma­cje z pa­pie­ro­wych do­ku­men­tów. Op­cja asy­sten­ta ka­ta­lo­go­wa­nia wy­ko­rzy­stu­je sche­ma­ty pra­cy do ska­no­wa­nia se­rii po­wta­rzal­nych do­ku­men­tów, po­zwa­la­jąc ope­ra­to­ro­wi znacz­nie oszczędzić czas. Co wi­ęcej, funk­cjo­nal­no­ść osi cza­su da­je mo­żli­wo­ść wpro­wa­dze­nia po­przed­nich usta­wień za do­tkni­ęciem za­le­d­wie jed­ne­go przy­ci­sku.

Tę ro­lę opro­gra­mo­wa­nia z pew­no­ścią do­ce­nią użyt­kow­ni­cy. Ale pod wi­docz­ny­mi na­wet dla la­ików uła­twie­nia­mi skry­wa­ją się ta­kże in­ne mo­żli­wo­ści opro­gra­mo­wa­nia. Jak twier­dzi To­masz Mi­ękus, jed­ną z naj­wa­żniej­szych funk­cji jest dziś mo­żli­wo­ść in­te­gra­cji różnych sys­te­mów ob­słu­gi do­ku­men­tów. No­wo­cze­sne ska­ne­ry bez­pro­ble­mo­wo współpra­cu­ją m.in. z Of­fi­ce 365, Mi­cro­soft Sha­re­po­int, One­Dri­ve Go­ogle Dri­ve, The­re­fo­re oraz ba­za­mi da­nych czy sys­te­ma­mi kla­sy ERP. Mo­żli­we jest ta­kże współpra­ca urządzeń z nie­za­le­żnie two­rzo­nym opro­gra­mo­wa­niem.

Cy­fry­za­cja nie tyl­ko dla biur

Di­gi­ta­li­za­cja do­ku­men­tów sta­je się co­raz bar­dziej istot­na w wie­lu bra­nżach. Przy­kła­dem mo­gą być pla­ców­ki słu­żby zdro­wia, w których ka­żde­go dnia trze­ba uzu­pe­łniać ba­zy da­nych o ak­tu­al­ne wy­ni­ki ba­dań pa­cjen­tów. No­wo­cze­sne roz­wi­ąza­nia umo­żli­wia­ją spraw­ne two­rze­nie cy­fro­wych ar­chi­wów, dzi­ęki którym mo­żli­wy jest na przy­kład do­stęp do do­ku­men­ta­cji zdro­wot­nej pa­cjen­ta.

Wy­mie­nio­ne urządze­nia mo­gą być przy­dat­ne ta­kże w do­mo­wej co­dzien­no­ści wie­lu z nas. – Od pa­ru lat ob­ser­wu­je­my zwi­ęk­szo­ne za­in­te­re­so­wa­nie mniej­szy­mi, bar­dziej ela­stycz­ny­mi urządze­nia­mi kon­su­menc­ki­mi – mówi To­masz Mi­ękus. – To trend zwi­ąza­ny z prze­cho­dze­niem wie­lu firm na tryb pra­cy hy­bry­do­wej, ale nie tyl­ko. Wie­le osób co­raz częściej di­gi­ta­li­zu­je swo­je fak­tu­ry, pa­ra­go­ny, umo­wy, wy­ni­ki ba­dań i in­ne do­ku­men­ty o cha­rak­te­rze oso­bi­stym.

Przed­sta­wi­ciel Ca­non Pol­ska do­da­je, że cy­fry­za­cja do­mo­wych do­ku­men­tów chro­ni je przed za­gu­bie­niem al­bo pro­ce­sem sta­rze­nia. To szcze­gól­nie istot­ne w przy­pad­ku pa­pie­ru ter­micz­ne­go, sto­so­wa­ne­go do wy­dru­ku pa­ra­go­nów. Tech­no­lo­gia pro­duk­cji pa­pie­ru ter­micz­ne­go ce­chu­je się ni­ską tr­wa­ło­ścią, a to ozna­cza, że źle prze­cho­wy­wa­ne pa­ra­go­ny mo­gą ła­two wy­blak­nąć. War­to jed­nak pa­mi­ętać, że skan pa­ra­go­nu rów­nież sta­no­wi do­wód za­ku­pu. A ta wie­dza – w po­łącze­niu z do­stęp­ny­mi na ryn­ku mo­żli­wo­ścia­mi – sta­no­wi pro­stą dro­gę do cy­fry­za­cji nie tyl­ko biu­ra, ale i do­mo­wych do­ku­men­tów czy za­war­to­ści na­szych port­fe­li.

Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my Ca­non Pol­ska Sp. z o.o.

• Prze­czy­taj też: Ca­non na Re­ma­Days 2022: in­no­wa­cyj­ne urządze­nia na ryn­ku i se­kre­ty dru­ko­wa­nej ara­nża­cji wnętrz
• Prze­czy­taj też: Oz­do­bić dru­kiem ka­żde wnętrze. Pro­du­cent fo­to­obra­zów sta­wia na urządze­nia Ca­non
• Prze­czy­taj też: Pa­pier, ma­szy­na, no­ży­ce z Ko­ni­ca Mi­nol­ta
• Prze­czy­taj też: In­te­gra­cja sys­te­mu la­kie­ru­jące­go UV LED Plock­ma­tic z ar­ku­szo­wym dru­kiem atra­men­to­wym Ca­non
• Prze­czy­taj też: Ca­non Pol­ska: 2021 rok w po­li­gra­fii pod zna­kiem cy­fry­za­cji i no­wych tren­dów w wy­ko­rzy­sty­wa­niu tech­no­lo­gii dru­ku
• Prze­czy­taj też: Ba­da­nie wśród firm pa­ństw re­gio­nu 4CE: pra­ca hy­bry­do­wa nie jest naj­bar­dziej po­żąda­nym mo­de­lem
• Prze­czy­taj też: Tech­no­lo­gia RFID w po­li­gra­fii: przy­go­tuj się na nią wspól­nie z Mark An­dy
• Prze­czy­taj też: HP La­tex R to gwa­ran­cja „praw­dzi­wej bie­li”
• Prze­czy­taj też: Dru­kar­ka la­se­ro­wa czy atra­men­to­wa?
• Prze­czy­taj też: Druk na­bie­ra ko­lo­rów z HP La­tex.