Szacuje się, że w firmach zatrudniających ponad 1000 pracowników roczny koszt druku wynosi około 270 euro na osobę. Tymczasem poprzez dobór odpowiedniego sprzętu, materiałów do druku i właściwe zarządzanie obiegiem dokumentów, koszty można ciąć i to nawet o połowę. Dobór sprzętu Odpowiedni dobór drukarek pozwala znacznie obniżać wydatki. Dobrze zatem ograniczyć liczbę maszyn do niezbędnego minimum, a stare, nieekonomiczne urządzenia zastąpić nowymi, bardziej oszczędnymi. Wybierając sprzęt, należy wziąć pod uwagę potrzeby firmy, czyli tak naprawdę szacunkową liczbę generowanych przez nas wydruków. Istotne są także inne parametry sprzętu, takie jak dopuszczalne obciążenie miesięczne, prędkość druku oraz wielkość podajnika do papieru. Dodatkowe koszty generują też naprawy sprzętu. Warto pamiętać zatem o systematycznym przeglądzie urządzeń i koniecznie oddać go do serwisu krótko przed upływem terminu gwarancyjnego.
Materiały eksploatacyjne Podstawowe modele drukarek można kupić już w cenie 300-400zł, ale prawdziwe koszty pojawiają się dopiero w czasie ich eksploatacji. Jeśli do modelu drukarki, który posiada dana firma, są dostępne markowe produkty alternatywne, warto je stosować. Są one tak samo dobre, jak materiały oferowane przez producentów sprzętu (OEM - Original Equipment Manufacturer), a na dodatek często dostarczają dodatkowych korzyści, np. pozwalają oszczędzać. Przykładowo używając tonerów monochromatycznych Black Point Super Plus do drukarek HP, Samsung, Canon, Lexmark, Xerox i Brother, można obniżyć wydatki o ponad 50% w porównaniu do tonerów producentów sprzętu.
- Toner Black Point Super Plus LBPPH12A pozwala wydrukować 2,8 tys. stron, produkt OEM - raptem 2 tys. W tym przypadku koszt jednej strony wynosi 4,9 gr, nie zaś 11,5 gr. Jeśli więc firma drukuje 50 tys. stron miesięcznie, z Black Point zaoszczędza 3,3 tys. zł, co w roku daje aż 40 tys. zł - mówi Jacek Bryś, produkt manager Black Point S.A.
Parametry markowej alternatywy są sprawdzane na podstawie identycznych norm, jakie obowiązują producentów sprzętu (ISO). Decydując się na renomowaną markę alternatywną, otrzymujemy często rozszerzony pakiet serwisowo-gwarancyjny. Black Point na przykład udziela gwarancji nie tylko na swoje produkty, ale też na sprzęt, w którym są użytkowane. Dodatkowo oferuje szeroki pakiet serwisowy, umożliwiający wymianę niespełniającego oczekiwań produktu
. Obieg dokumentów Obniżanie wydatków to nie tylko kwestia sprzętu i materiałów, ale też szereg drobnych praktyk. Chodzi tu o drukowanie tylko tych dokumentów, które są niezbędne oraz wydruk dwóch stron na jednym arkuszu. Sprawdzono też, że pracownicy rzadziej korzystają z drukarek, do których nie mają bezpośredniego dostępu. Warto więc ustawiać sprzęt drukujący nie bezpośrednio przy stanowiskach pracy, ale na przykład na korytarzach.
Na podstawie informacji firmy Black Point S.A.
