Podczas globalnej konferencji prasowej, która odbyła się dnia 20 stycznia 2011 roku w Tokio, Londynie i Nowym Jorku, Ricoh Company, Ltd., światowy lider w dziedzinie cyfrowego wyposażenia biurowego oraz zaawansowanych rozwiązań zarządzania dokumentami i usługami, ogłosił informację o inwestycjach, których celem jest dynamiczne przyspieszenie przesunięcia działalności biznesowej w stronę modelu usług dla firm. Będzie to kluczowa strategia wzrostu, oparta na takich fundamentach, jak wiodąca w swej branży technologia produkcji sprzętu i oprogramowania oraz świadczenie usług związanych z dokumentami i obszarem IT. Aby przyspieszyć to przesunięcie, Ricoh zainwestuje 300 milionów USD w ciągu trzech lat w swoją globalną infrastrukturę Usług Zarządzania Dokumentami (MDS – Managed Document Services), podkreślając w ten sposób zaangażowanie w kontynuowanie partnerstwa z klientami, pomoc w zwiększaniu ich zysków poprzez skuteczne zarządzanie dokumentami oraz usprawnienie procesów pracy i poprawę produktywności.
Najnowsze badanie pokazuje, że najwyżsi managerowie w korporacjach błędnie uważają, że koszty związane z dokumentami są nieistotne.
Potwierdza to również opinia Angele Boyd, Wiceprezes Grupy IDC, Dyrektora Generalnego Działu Obrazowania/Rozwiązań Druku Dokumentów oraz MSB. Na podstawie aktualnego badania oraz doświadczenia Ricoh w Usługach Zarządzania Dokumentami, obliczono, że dzięki skutecznemu zarządzaniu dokumentami firma o rocznych przychodach w wysokości 250 milionów USD może oszczędzić ponad 6 milionów USD rocznie*. Kwota ta obejmuje oszczędność kosztów, takich jak koszty druku oraz tych związanych z obsługą IT, zarządzaniem dokumentami, zgodnością z przepisami dotyczącymi ochrony środowiska i innymi regulacjami prawnymi, jak również produktywnością użytkownika końcowego.
Ricoh ujawnia również wyniki nowego badania z serii globalnych wywiadów focusowych i ankiet przeprowadzanych wśród członków najwyższego kierownictwa korporacji i dyrektorów IT. Badanie, przeprowadzone we współpracy z firmą IDC, wykazało, że chociaż firmy są świadome konieczności uzyskania lepszego wglądu w ich procesy informacyjne i obieg dokumentów, to jednak w dalszym ciągu wykazują niewielkie zrozumienie co do tego, jak duże sumy pieniędzy wydawane są w tym obszarze. Związane jest to przede wszystkim z brakiem konsolidacji zarówno kosztów monitorowanych jak i niemonitorowanych i częściową dystrybucją tych kosztów w różnych działach w obrębie jednej organizacji.
Ponadto, wśród kadry kierowniczej panuje niewielka świadomość tego, że strategia zarządzania dokumentami mogłaby pozytywnie wpłynąć na firmę, przynieść jej duże oszczędności i w ogólnym rezultacie doprowadzić do zwiększenia jej zysków.
Ogrom i waga informacji zawartych w dokumentach lub procesach i przekształcenie ich w główne aktywa firmy jest sprawą niezmiernie istotną, ponieważ sposób, w jaki organizacje komunikują się i prowadzą działalność zmienia się bardzo dynamicznie. Przyspieszenie przesunięcia działalności firmy Ricoh w stronę usług z silną koncentracją na Usługach Zarządzania Dokumentami pomoże klientom lepiej reagować na ciągły napływ informacji.
“Ricoh uznaje, że globalne trendy w procesach biznesowych, nowe technologie i ekonomia zmieniają sposób, w jaki nasi klienci muszą podchodzić do zarządzania dokumentami. Dla kadry zarządzającej priorytetem staje się obecnie dopilnowanie, aby kierowane przez nich organizacje były gotowe do zmierzenia się z wyzwaniami, które niosą z sobą te siły”, powiedział pan Shiro Kondo, Prezes i Dyrektor Naczelny Ricoh Company, Ltd. „Dlatego dokonujemy dodatkowych inwestycji, aby pomagać naszym klientom we wdrażaniu przez nich bezpiecznych rozwiązań infrastruktury informacyjnej, dzięki którym ich firmy będą szybciej reagowały, staną się bardziej sprawne i wydajne. Poprzez nasze wsparcie bezpośrednio w firmie i poza nią, wspomagamy naszych klientów, umożliwiając im skupienie się na działalności generującej zysk, podczas gdy my robimy to, co potrafimy najlepiej – optymalizujemy procesy pracy”.
Detale tworzą całość
Inwestycje Ricoh w globalną infrastrukturę Usług Zarządzania Dokumentami mają przyspieszyć zmianę dotychczasowego podejścia do biznesu. Jednym z celów jest stosowanie dobrych praktyk i najnowocześniejszych technologii, które pozwolą na zmniejszenie globalnej emisji dwutlenku węgla firmy, oraz osiągnięcie przez Ricoh rocznych wpływów z Usług Zarządzania Dokumentami (MDS) zaplanowanych na poziomie 3,3 mld USD do roku finansowego 2013.
Inwestycje koncentrują się na najmocniejszych stronach firmy Ricoh oraz jej wiodącej pozycji, a będą one obejmować:
• Doskonalenie aktualnego podejścia do klientów, dzięki któremu Ricoh staje się partnerem firm i pomaga osiągnąć ich cele. Podejście to obejmuje opracowanie globalnej propozycji świadczenia profesjonalnych usług zarządzania zmianą realizowanych przez Ricoh w oparciu o metodologię zarządzania zmianą Prosci’s ADKAR® - metodologia stworzona w celu pomagania pracownikom w zmianie ich podejścia do dokumentów i generowanych przez dokumenty kosztów. Ponadto, Ricoh wprowadza globalnie schemat świadczenia usług ITIL®, który jest najszerzej stosowanym podejściem do zarządzania usługami IT. Ricoh zwiększy również liczbę zespołów posiadających certyfikaty w zakresie metodologii ITIL® oraz ADKAR®.
• Usprawnienie całościowego, niezależnego od sprzedawcy podejścia do zarządzania informacją, infrastrukturą i procesami. To podejście pozwala firmie Ricoh na zarządzanie całą flotą firmy, niezależnie od tego, kto jest jej producentem. To całościowe podejście będzie w dalszym ciągu ulepszane, w miarę jak Ricoh będzie przyspieszał wprowadzanie pakietu narzędzi typu „cloud” dla zarządzania urządzeniami i drukiem, wspierania optymalizacji i podejmowania decyzji.
• Zwiększenie całkowitej liczby pracowników w sektorze usług zarządzania dokumentami oraz standaryzacja ich wyszkolenia dotyczącego sprzedaży i świadczenia usług. Jest to sprawa fundamentalna dla utrzymania spójnego podejścia do świadczenia usług, niezależnie od tego, gdzie położone są biura klienta. Ricoh ma obecnie jedną z największych na świecie sieć sprzedaży bezpośredniej, obejmującą ponad 30 000 wykwalifikowanych pracowników.
* Przewidywane roczne oszczędności kosztów w dziedzinie zarządzania dokumentami dla typowej firmy tej wielkości podajemy w oparciu o badanie IDC oraz wybrane przykłady zaangażowania firmy Ricoh. Wyniki poszczególnych firm mogą odbiegać od tych danych, a rzeczywiste oszczędności kosztów nie są gwarantowane.
