Według badań prowadzonych przez specjalistyczne pracownie, ginie aż jeden firmowy dokument na dwadzieścia. Nie zawsze winni są temu pracownicy. W wielu przedsiębiorstwach podstawowym wyposażeniem wciąż są drukarki biurkowe, które nie pozwalają na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań usprawniających obieg dokumentów w firmie. Kiedy zatrudniany jest nowy pracownik, często otrzymuje komputer i własną drukarkę. Nikt nie zastanawia się, czy naprawdę jest mu ona potrzebna. Specjaliści radzą, aby zamiast kilku tanich drukarek, kopiarek i faksów kupić jedno nowoczesne urządzenie wielofunkcyjne, które je wszystkie zastąpi. Jedną z wielu zalet takiego rozwiązania jest m.in. możliwość wprowadzenia monitoringu oraz autoryzacji użytkowników. Dzięki kodom PIN lub kartom magnetycznym dostęp do floty drukującej mają wyłącznie osoby do tego uprawnione. Mogą one pracować w środowisku bezpiecznym. Ułatwia to
kontrolę przepływu informacji w firmie, poprawia bezpieczeństwo i obniża koszty. Nowe rozwiązania pozwalają też na wprowadzenie tzw. druku podążającego, czyli odbioru dokumentów na dowolnym urządzeniu znajdującym się w biurze, ale dopiero po dokonaniu autoryzacji. Dzięki temu nie trafią one w ręce osób przypadkowych.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów Optymalizacja procesu druku w firmiepozwala także na pracę z
dokumentami elektronicznymi. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne umożliwiają faksowanie dokumentów bez użycia papieru, ich skanowanie oraz szybkie przetwarzanie na pliki elektroniczne.
-
SmartScan, najnowsza aplikacja Konica Minolta do zamiany dokumentów papierowych na elektroniczne w ciągu pięćdziesięciu sekund skanuje i przetwarza aż 10 stron! Pliki elektroniczne mogą być potem wysyłane do użytkowników jako wiadomości email na skrzynkę pocztową lub do ich katalogów sieciowych i archiwizowane – mówi Mateusz Macierzyński Software Product Manager Konica Minolta Business Solutions.
Nadzór nad plikami Systemy bizhub Konica Minolta wyposażone są w wiele funkcji, które ułatwiają pracę użytkownikom i poprawiają
bezpieczeństwo dokumentów. Należy do nich m.in. funkcja automatycznej dystrybucji, która ułatwia porządkowanie i rozsyłanie przychodzących informacji: e-maili i faksów. Dzięki niej wiadomości kierowane są do odpowiednich skrzynek i folderów. Użytkownicy są także informowani na ekranie monitora o pomyślnym wysłaniu i odebraniu faksu, a wszystkie otrzymane wiadomości są archiwizowane.
Przyjazna obsługa Rezygnacja z drukowania zbędnych materiałów pozwala na lepsze zarządzanie
przepływem dokumentów i znacznie zmniejsza koszty. Specjaliści podkreślają, że przy wprowadzaniu do użytku nowych urządzeń ważny jest aspekt psychologiczny. Dlatego niezbędna jest opieka nad klientem i szkolenie pracowników.
-
Ludzie są przyzwyczajeni do swojej drukarki na biurku i boją się zmian. Jak czegoś potrzebują, to trzeba przy nich być i doradzać. Z tego powodu przy każdym urządzeniu staramy się wieszać skróconą instrukcję obsługi. Na szczęście u
rządzenia Konica Minolta posiadają przyjazny panel użytkownika. Jest on identyczny w wielu modelach, dlatego ich obsługa jest ułatwiona – Paweł Grzyb, kierownik produktu ds. Optimized Print Services w Konica Minolta Business Solutions Polska.
Szkolenia internetowe Konica Minolta weszła także na rynek z nową usługą OPS iTraining. Na firmowym portalu umieszczone są filmy instruktażowe, z których można nauczyć się obsługi urządzeń. Jak dodaje Paweł Grzyb, zazwyczaj po kilku miesiącach od momentu wdrożenia nowych rozwiązań wszyscy pracownicy są zadowoleni ze zmian. Ważne, aby mogli korzystać z nowych funkcji np. druku w kolorze oraz finiszerów, które pozwalają na automatyczne tworzenie broszur.
Im firma bardziej świadoma tym chętniej wdraża proces
optymalizacji druku. Oprócz poprawienia obiegu informacji, ważnym aspektem jest bezpieczeństwo. Dzięki programom zarządzającym drukiem i autoryzacji użytkowników, możliwa jest pełna
kontrola nad przepływem dokumentów w firmie. Dlatego instytucje finansowe, gdzie bezpieczeństwo musi być na wysokim poziomie, chętnie przystają na takie rozwiązania.
Na podstawie informacji firmy Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o.
