W ciągu ostatnich pięciu
lat, w aż trzech organizacjach na cztery nieefektywne procesy
dokumentowe były bezpośrednią przyczyną poważnych problemów. Tak wynika z
nowej białej księgi opublikowanej przez IDC na zlecenie Ricoh Company.
Biała księga to pierwszy projekt realizowany w ramach inicjatywy Ricoh
Document Process Imperative. Błędy w procesach
dokumentowych spowodowały poważne konsekwencje: 36 proc.
firm-respondentów badania nie spełniała wymogów prawnych, 30 proc.
straciła kluczowych pracowników, a 25 proc. straciła najważniejszych
klientów. Inne konsekwencje to m.in. naruszenie bezpieczeństwa IT,
kryzys PR i pozwy sądowe. Dobra wiadomość:
odpowiednia reakcja na zaniedbania może zapobiec znacznym konsekwencjom
finansowym. IDC szacuje, że ogólny koszt niepowodzenia procesu (pod
względem czasu pracy pracowników i nadzoru nad czynnościami takimi jak
poprawianie pracy i przegląd procesów, jak i kosztów alternatywnych
powiązanych z utratą klientów) jest co najmniej 10 razy wyższy od
kosztów bezpośrednich (jak np. rozliczenia finansowe). “To,
czego większość (zarządzających) nie docenia to stopień, w jakim
procesy biznesowe oparte na dokumentach wpływają na ryzyko organizacji:
istnieje wysokie ryzyko niepowodzenia procesów, co powoduje poważne
negatywne skutki biznesowe, a koszty tych niepowodzeń są wyższe niż
wielu się wydaje” – stwierdza IDC w raporcie stworzonym na zlecenie
Ricoh: „It’s Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to
Significant Business Risk”. „Pomimo, że większość firm inwestuje
znaczne środki, by ograniczyć ryzyko powodowane przez nieefektywne
procesy dokumentowe, ono i tak niebezpiecznie czai się poza zasięgiem
wzroku korporacji i zasługuje na uwagę osób zarządzających w
organizacjach.” Ricoh Document Process Imperative
to bieżąca inicjatywa mająca na celu pomoc firmom w zrozumieniu
zagrożeń, możliwości i najlepszych praktyk dotyczących przetwarzania
dokumentów. Powyższe wnioski pochodzą z globalnego
badania ponad 1516 właścicieli procesów z dużych i średnich firm,
uzupełnionego grupami fokusowymi. Respondenci byli losowo wybierani
podczas międzynarodowych paneli, pochodzą oni z ośmiu krajów: USA,
Kanada, Wielka Brytania, Francja, Niemcy, Australia, Chiny i Japonia. Według
IDC, nieskuteczność i nieefektywność procesów dokumentowych dotknie
wszystkich gałęzi przemysłu, obszarów geograficznych i firm różnej
wielkości. Poważne problemy biznesowe i te dotyczące zgodności miały
miejsce w równym stopniu w organizacjach z Ameryki Północnej, Europy i
Azji, przy czym najwyższe wskaźniki (79 proc.) zostały odnotowane w
Azji. Więcej niż jeden na trzech respondentów
zdaje sobie sprawę z nieefektywnego lub nieskutecznego procesu
dokumentowego. I mimo, że 31-39 proc. procesów to procesy oparte na
dokumentach drukowanych, badanie wykazało, że papier sam w sobie nie
jest czynnikiem ryzyka. Z raportu wynika, że „efektywne procesy zależą
od przepływów pracy. To czy dokument jest w wersji elektronicznej, czy
drukowanej nie ma tu znaczenia.” Jak wynika z
badania, propozycje poprawy procesów dokumentowych czasami nie są
realizowane, gdyż nie znajdują się one w planach osób zarządzających.
Jest to bardzo istotne, gdyż procesy dokumentowe obejmują wiele
zespołów, departamentów i organizacji. Wielu podwładnych nie ma takiego
zakresu odpowiedzialności, aby zaprojektować takie zmiany, które są
wymagane i nimi zarządzać. „Prawdziwie znacząca zmiana wymaga
zainteresowania ze strony osób zarządzających” – tak wynika z raportu. Ricoh
jest tego w pełni świadomy. Jako lider w dostarczaniu usług zarządzania
dokumentami (MDS), ma wszystkie potrzebne środki, które mogą pomóc
klientom. Sergio Kato, Deputy General Manager, Global Marketing
Group/Services Business Center, stwierdza – „Dzięki naszemu podejściu do
usług zarządzania dokumentami (MDS), pracujemy nad tym, by zrozumieć
jak wygląda przepływ informacji w firmie i w jaki sposób procesy
biznesowe, zwłaszcza te, w których dużą rolę odgrywają ludzie, wpływają
na ten przepływ. Udoskonalone procesy mogą nie tyko pomóc w zwiększeniu
efektywności i produktywności, ale także w eliminowaniu ryzyka na
każdym etapie.”
O Document Process Imperative
Inicjatywa Ricoh Document Process Imperative ma na celu promocję
zrozumienia nowych paradygmatów dotyczących przetwarzania dokumentów,
które pomagają wykorzystać zbiorową wiedzę znajdującą się w firmach.
Inicjatywa ta będzie finansować badania i zapewniać zasoby, które łączą w
sobie wiedzę Ricoh na temat przetwarzania dokumentów z wiedzą
wizjonerów branży, naszych partnerów i naszych klientów.
Na podstawie informacji firmy Ricoh Polska
