Ricoh doradza firmom ukierunkowanie wydatków na najmniej efektywne procesy dokumentowe, które zazwyczaj mają przełożenie na ryzyko organizacyjne.
Powyższa rada pochodzi z białej księgi IDC
“It’s Worse Than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk”, sponsorowanej przez Ricoh. Badanie ukazuje, że firmy przeznaczają mniej pieniędzy na usprawnianie procesów dokumentowych zaprojektowanych w celu ograniczania ryzyka, takich jak ciągłość biznesu/ocena ryzyka, monitoring biznesu i kontrole, ocena zgodności/audyt. Ricoh zaleca, aby na te obszary położyć większy nacisk, aby móc je zrozumieć i ulepszyć. Badanie wykazało również, że wycofanie z procesów dokumentów papierowych nie oznacza zwiększenia efektywności i że firmy, jeśli chodzi o reinżynierię kluczowych procesów biznesowych, są zbyt zależne od swoich pracowników.
“Ogólnie rzecz biorąc, im bardziej nieefektywne są procesy, tym mniej firmy inwestują w ich naprawę” – można przeczytać w raporcie IDC, sponsorowanym przez Ricoh.
„Dlatego też, mimo że na ograniczanie ryzyka i innych nieefektywnych procesów przeznacza się pewne kwoty, wciąż jest to zbyt mało. Powinno się im poświęcać znacznie więcej uwagi.” Jest jednak dobra wiadomość – ponad połowa respondentów uważa, że usprawnianie procesów dokumentowych, zarządzanie zgodnością i zarządzanie/ograniczanie ryzyka przyniesie korzyści dla organizacji. Podejście Ricoh do naprawy tego typu procesów dokumentowych opiera się na: zdefiniowaniu stanu pożądanego i stworzeniu planu, który obejmuje kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), stworzeniu nowej infrastruktury informacyjnej zaprojektowanej z myślą o celach firmy i oczekiwaniach klientów oraz na kampanii edukacyjnej mającej na celu uświadomienie użytkownikom końcowym istnienia nowego procesu.
“Niezwykle istotne jest, aby organizacje stosowały podejście holistyczne, by w pełni rozumieć swoją infrastrukturę informacyjną, a co za tym idzie wiedzieć, gdzie należałoby wprowadzić ulepszenia i aby współpracowały z doświadczonym partnerem, który może pomóc im zmienić procesy tak, by były bardziej efektywne” – mówi Sergio Kato, Deputy General Manager w Global Marketing Group/Services Business Center.
„Nasze badanie ukazuje, że w wielu przypadkach firmy nie monitorują, nie oceniają i nie inwestują w ulepszenia, dlatego też nakłaniamy je do tego, aby zajęły się tym teraz – zanim narażą się na większe ryzyko.” Dostarczając usługi przedsiębiorstwom z całego świata, Ricoh wie, że organizacje na własnej skórze przekonują się, że nieefektywne procesy biznesowe narażają je na znaczące ryzyko finansowe. Badanie objęło 23 procesy dokumentowe, charakterystyczne dla typowych organizacji. Trzy z czterech procesów określanych jako najbardziej nieefektywne to: badanie ciągłości biznesu/ryzyka, monitorowanie biznesu i kontrola oraz ocena zgodności/audyt – wszystkie z tych procesów zostały zaprojektowane po to, aby zarządzać ryzykiem.
Badanie było przeprowadzone w ramach inicjatywy
Ricoh Process Imperative wprowadzonej w tym roku przez
Ricoh Company
, aby pomóc firmomszybciej i efektywniej zarządzać informacjami we wszystkich branżach.
Pozostałe wnioski Badanie wykazało także, że automatyzacja nie zawsze idzie w parze z efektywnością. Według raportu, wysoki procent procesów biznesowych (30–40 proc.) to procesy oparte na dokumentach papierowych, a wiele procesów „skacze tam i z powrotem” między obiegiem dokumentów papierowych a elektronicznych. Niemniej jednak,
„najmniej efektywne procesy (w badaniu) są wniewielkiej mierze oparte na dokumentach papierowych. To obala mit, który mówi, że usunięcie z procesów dokumentów papierowych zpewnością sprawi, że będą one wydajniejsze. Efektywność procesu zależy także odpogłębionej oceny obiegu dokumentów i atrybutów samego procesu.” Kolejny wniosek: organizacje w reinżynierii procesów polegają nadmiernie na swoich pracownikach, którzy z kolei nadmiernie polegają na technologii: Z białej księgi wynika, że
„reinżynieria procesów wymaga dużego doświadczenia iperspektywy „z zewnątrz”. Ricoh wierzy, że wybór odpowiedniego partnera z dużym doświadczeniem może pomóc zapewnić szerszą, praktyczną perspektywę i zmniejszyć znaczący wysiłek i zasoby wymagane do ograniczenia ryzyka. Odpowiednio dobrany partner pracuje z klientem, aby sprawić, że ponoszone inwestycje naprawdę ulepszą bezpieczne dostarczanie kluczowych informacji biznesowych do odpowiedniej osoby, w odpowiednim formacie i w odpowiednim czasie.
“Z badania jasno wynika, że intuicja nie wystarczy do ulepszenia istotnych procesów biznesowych” – mówi Kato.
„Ryzyko nie zawsze jest ukryte w oczywistych obszarach, aodpowiednie rozwiązanie wymaga głębszej analizy niż wielu się wydaje. Na szczęście, istnieją dobre praktyki w zakresie procesów dokumentowych, które są zgodne z najnowszym raportem IDC. Wdrożyliśmy te praktyki w naszych usługach zarządzania dokumentami (Managed Document Services), aby zapewnić znaczące rezultaty naszym klientom zcałego świata.” Podejście Ricoh do usług zarządzania dokumentami (MDS) jest rozszerzeniem i ewolucją usług zarządzania drukiem (MPS) i dotyczy trzech głównych funkcji odnoszących się do całego systemu zarządzania dokumentami – wejście, przetwarzanie i wyjście. Usługi MDS mają na celu usprawnienie kluczowych procesów biznesowych poprzez skupienie się na procesach, ludziach, technologii i innowacjach, aby stworzyć stan ciągłego doskonalenia. Poprzez elastyczne, oparte na partnerstwie podejście, Ricoh pomaga organizacjom lepiej zarządzać i wykorzystywać informacje. Ricoh jest dziś uważany, zarówno przez IDC, jak i firmę Gartner za lidera w swojej branży.
Raport IDC można pobrać ze strony:
http://thoughtleadership. ricoh-europe.com/ Więcej informacji na temat produktów, usług i rozwiązań Ricoh na stronie:
www.ricoh.pl O Document Process Imperative Inicjatywa Ricoh Document Process Imperative ma na celu promocję zrozumienia nowych paradygmatów dotyczących przetwarzania dokumentów, które pomagają wykorzystać zbiorową wiedzę znajdującą się w firmach. Inicjatywa ta będzie finansować badania i zapewniać zasoby, które łączą w sobie wiedzę Ricoh na temat przetwarzania dokumentów z wiedzą wizjonerów branży, naszych partnerów i naszych klientów.
Na podstawie informacji firmy Ricoh
