Smar­tAr­chi­ve to naj­now­szy sys­tem elek­tro­nicz­ne­go ar­chi­wi­zo­wa­nia do­ku­men­tów opra­co­wa­ny przez fir­mę Ko­ni­ca Mi­nol­ta. Apli­ka­cja po­zwa­la na efek­tyw­ne i wy­god­ne prze­twa­rza­nie do­ku­men­tów z po­sta­ci pa­pie­ro­wej na elek­tro­nicz­ną, a na­stęp­nie ich gro­ma­dze­nie, prze­cho­wy­wa­nie i wy­szu­ki­wa­nie. No­we roz­wi­ąza­nie se­rii „Smar­t” jest de­dy­ko­wa­ne przed­si­ębior­stwom, w których przej­rzy­sty sys­tem ka­ta­lo­go­wa­nia do­ku­men­tów oraz szyb­kie wy­szu­ki­wa­nie in­for­ma­cji są klu­czo­we dla ichpra­wi­dło­we­go funk­cjo­no­wa­nia.



Smar­tAr­chi­ve ofe­ru­je sze­ro­ki za­kres funk­cjo­nal­no­ści, będąc jed­no­cze­śnie pro­gra­mem ła­twym w ob­słu­dze, a przez to przy­ja­znym dla od­bior­ców. Ko­rzy­sta­nie z apli­ka­cji jest in­tu­icyj­ne i nie wy­ma­ga od użyt­kow­ni­ków spe­cja­li­stycz­nej wie­dzy. Pro­gram umo­żli­wia wy­god­ne do­da­wa­nie pli­ków za­rów­no z po­zio­mu pa­ne­lu w urządze­niach wie­lo­funk­cyj­nych, jak i z kom­pu­te­ra (po­przez prze­glądar­kę in­ter­ne­to­wą). Dzi­ęki wy­ko­rzy­sta­niu tech­no­lo­gii roz­po­zna­wa­nia zna­ków (OCR) mo­żli­we jest pro­wa­dze­nie ar­chi­wum w po­sta­ci pli­ków edy­to­wal­nych (Word, Excel, prze­szu­ki­wal­ny PDF lub TIFF).



Ka­żdy ar­chi­wi­zo­wa­ny plik opi­sa­ny jest we­dług tzw. sza­blo­nu do­ku­men­tu, czy­li ze­sta­wu pól do wy­pe­łnie­nia klu­czo­wy­mi in­for­ma­cja­mi, ta­ki­mi jak na­zwa klien­ta, da­ta czy kwo­ta. Smar­tAr­chi­ve umo­żli­wia szyb­ki i ła­twy do­stęp do wszyst­kich do­ku­men­tów w try­bie wy­szu­ki­wa­nia pro­ste­go – we­dług sza­blo­nów i frag­men­tów nazw – lub za­awan­so­wa­ne­go – we­dług in­for­ma­cji w po­lach sza­blo­nu. Dzi­ęki te­mu pro­ce­du­ry wy­szu­ki­wa­nia są przej­rzy­ste, a ca­ły pro­ces krót­ko­tr­wa­ły. Pro­wa­dzi to do oszczęd­no­ści cza­su, który mo­że być wy­ko­rzy­sta­ny na dzia­ła­nia klu­czo­we dla fir­my.



Wa­żną ce­chą apli­ka­cji Smar­tAr­chi­ve, istot­ną z punk­tu wi­dze­nia bez­piecz­nie funk­cjo­nu­jące­go przed­si­ębior­stwa, jest za­pew­nie­nie kon­tro­li do­stępu do do­ku­men­tów dzi­ęki za­sto­so­wa­niu sys­te­mu upraw­nień. Sza­blon ka­ta­lo­go­wa­ne­go do­ku­men­tu słu­ży bo­wiem rów­nież ja­ko no­śnik in­for­ma­cji o upraw­nie­niach. Po­zwa­la to na ogra­ni­cze­nie do­stępu do od­po­wied­nio opi­sa­nych pli­ków pra­cow­ni­kom wy­bra­nych dzia­łów.



– Apli­ka­cja Smar­tAr­chi­ve zo­sta­ła za­pro­jek­to­wa­na przede wszyst­kim z my­ślą o ma­łych i śred­nich fir­mach, do których ka­żde­go dnia na­pły­wa wie­le no­wych do­ku­men­tów pa­pie­ro­wych. Zna­ko­mi­cie spraw­dzi się wi­ęc wsek­to­rze do­radztwa po­dat­ko­we­go i w urzędach, gdzie pra­cu­je się z du­żą ilo­ścią fak­tur, kon­trak­tów i po­lis.– mówi Ka­mil Re­jent, Kie­row­nik ds. Apli­ka­cji Biu­ro­wych w Ko­ni­ca Mi­nol­ta Bu­si­ness So­lu­tions Pol­ska. – Za­pew­nie­nie bez­pie­cze­ństwa ar­chi­wi­zo­wa­nych do­ku­men­tów zo­sta­nie do­ce­nio­ne w kan­ce­la­riach praw­nych i no­ta­rial­nych pra­cu­jących z da­ny­mi po­uf­ny­mi. Ła­twe i wy­god­ne wy­szu­ki­wa­nie pli­ków we­dług wie­lu różnych ha­seł uła­twi na­to­miast za­rządza­nie ob­szer­ną do­ku­men­ta­cją w dzia­łach han­dlo­wych, agen­cjach re­kla­mo­wych i se­kre­ta­ria­tach.



Ro­snące po­trze­by przed­si­ębior­ców w za­kre­sie ar­chi­wi­za­cji ma­te­ria­łów bi­zne­so­wych sta­wia­ją wy­zwa­nia przed do­staw­ca­mi usług zwi­ąza­nych z za­rządza­niem do­ku­men­ta­mi. Prze­cho­wy­wa­nie fak­tur, umów czy zle­ceń w pu­dłach i se­gre­ga­to­rach oraz ręcz­ne prze­pi­sy­wa­nie tre­ści na kom­pu­te­rze nie spraw­dza­ją się w fir­mach, w których li­czy się efek­tyw­ne i szyb­kie dzia­ła­nie. Apli­ka­cje fir­my Ko­ni­ca Mi­nol­ta – obec­ny na ryn­ku Smar­tScan słu­żący do prze­twa­rza­nia do­ku­men­tów pa­pie­ro­wych na elek­tro­nicz­ne bez­po­śred­nio z urządze­nia wie­lo­funk­cyj­ne­go oraz no­wy, wzbo­ga­co­ny o cie­ka­we funk­cje Smar­tAr­chi­ve – tra­fia­ją w po­trze­by wła­ści­cie­li ma­łych i śred­nich firm, po­zwa­la­jąc im na przej­rzy­ste i wy­god­ne prze­cho­wy­wa­nie do­ku­men­tów.



Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my Ko­ni­ca Mi­nol­ta Bu­si­ness So­lu­tions Pol­ska Sp. z o.o.

• Prze­czy­taj też: bi­zhub PRO C754 – naj­now­sza pro­po­zy­cja Ko­ni­ca Mi­nol­ta dla wy­ma­ga­jących klien­tów bi­zne­so­wych
• Prze­czy­taj też: Za­rządza­nie wy­ro­bem go­to­wym w Gra­phi­soft 12.4
• Prze­czy­taj też: Ser­wis Ko­ni­ca Mi­nol­ta z cer­ty­fi­ka­tem ISO 9001:2008
• Prze­czy­taj też: Ko­ni­ca Mi­nol­ta po­now­nie na­gro­dzo­na przez Buy­ers La­bo­ra­to­ry
• Prze­czy­taj też: No­we mo­żli­wo­ści ser­wi­su Ko­ni­ca Mi­nol­ta
• Prze­czy­taj też: He­idel­berg Pri­nect We­b-to­-Print Ma­na­ger
• Prze­czy­taj też: „Lunch z OPS” Ko­ni­ca Mi­nol­ta na sta­dio­nie PGE Are­na w Gda­ńsku
• Prze­czy­taj też: Ko­dak InSi­te Pre­press Por­tal Sy­stem 6.5 – no­we mo­żli­wo­ści w za­kre­sie zdal­ne­go prze­twa­rza­nia prac
• Prze­czy­taj też: Ko­ni­ca Mi­nol­ta roz­po­czy­na współpra­cę z Go­ogle – Pa­ge­Sco­pe Mo­bi­le na An­dro­ida
• Prze­czy­taj też: Zrób so­bie ko­szul­kę na Eu­ro!