Ricoh pokazuje firmom, że ulepszenie procesów dokumentowych, takich jak sprzedaż i marketing, komunikacja z klientem, serwis i wsparcie, rozwijanie nowych produktów, a także fakturowanie, które jest tradycyjnie postrzegane jako strategia prowadząca przede wszystkim do redukcji kosztów, może przynieść zaskakujące korzyści w zakresie przychodów – jak wynika z najnowszego raportu IDC sponsorowanego przez Ricoh, może spowodować potencjalny wzrost przychodów o około 10%.
W jaki sposób? Usprawnione procesy dokumentowe mogą wzmocnić interakcje klienta z organizacją. Wydajne procesy, które pozwalają lepiej skupić się na potrzebach klienta, mogą mieć duży wpływ na satysfakcję klienta, co jest kluczowe w przypadku utrzymania klienta i wzrostu przychodów. Z drugiej strony, z powodu nieefektywnych i niesprawnych procesów klienci mogą odejść do konkurencji.
Wnioski te pochodzą z badania, którego rezultaty są zawarte w najnowszym raporcie IDC, sponsorowanym przez Ricoh:
“Organisational Blind Spot: The Role of Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth (wrzesień 2012).”
[1] Raport ten jest drugim z kolei raportem stworzonym w ramach inicjatywy Ricoh „Process Imperative” mającej na celu usprawnienie zarządzania informacjami. Biała księga jest oparta na globalnym badaniu 1516 właścicieli procesów opartych na dokumentach, przeprowadzonym przez IDC.
Jak wykazało badanie, niedoskonałe procesy dokumentowe mogą spowodować odejście klientów. 69% respondentów przyznaje, że z mniejszym prawdopodobieństwem współpracowałoby z firmami, które mają nieefektywnie i niesprawne procesy dokumentowe. 60% respondentów zmieniłoby partnera biznesowego, a 57% ostrzegałoby innych przed współpracą z taką firmą.
Dobra wiadomość jest taka, że sprawniejsze procesy dokumentowe mogą potencjalnie zwiększyć przychody. Więcej niż 8 na 10 respondentów wskazało, że optymalizacja procesów opartych na dokumentach, z którymi mają styczność klienci zwiększyłaby przychód przeciętnie o 10,1 proc. Mogłoby to być osiągnięte poprzez ulepszenie komunikacji z klientami, usprawnienie procesów sprzedaży i zwiększenie wsparcia udzielanego klientom.
“To wspaniała wiadomość dla zarządzających, którzy walczą o nadanie priorytetu doskonaleniu procesów biznesowych” – mówi Sergio Kato, Deputy General Manager, Ricoh’s Global Marketing Group/Services Business Centre.
„Nie będą musieli się już zastanawiać czy zrozumienie procesów dokumentowych przyniesie odpowiednio duży zwrot usprawiedliwiający inwestycję. Zwłaszcza w obecnej sytuacji gospodarczej, każdy proces, który może nie tylko zmniejszyć koszty, ale przy okazji zwiększyć przychód to sytuacja win-win i powinien znajdować się na początku listy priorytetów.” Ricoh rekomenduje kilka sposobów pozwalających wykorzystać potencjał procesów dokumentowych w zakresie generowania przychodów:
»
Całościowe spojrzenie na satysfakcję klienta. Informacja przepływa do organizacji (wejście), jest przetwarzana, a następnie dostarczana do odpowiedniej osoby w odpowiednim czasie (wyjście). Gdzie w tym procesie jest Twój klient? W jaki sposób możesz go zintegrować jeszcze bardziej z procesem, tak aby mógł otrzymać informację, której potrzebuje właśnie wtedy kiedy jej potrzebuje? W jaki sposób możesz zrobić to samo w przypadku dostawców i dystrybutorów? Proces jest najważniejszy.
»
Usprawnianie procesów dokumentowych i informacyjnych wzmacnia relacje. Sprawia, że Twoi pracownicy są bliżej klienta, np. poprzez wzmocnienie mobilnej siły roboczej - pracownicy jeżdżą do klientów. Podobnie, ulepszenie procesów dokumentowych może zoptymalizować komunikację w łańcuchu dostaw, zamykając luki, które mogą spowodować odejście klientów.
»
Mimo, że proces jest najważniejszy, najbardziej liczą się rezultaty. Zoptymalizowane procesy muszą bezwarunkowo dostarczać właściwą informację do właściwych osób, aby podejmowane były właściwe decyzje. W przeciwnym razie, wszystkie wysiłki pójdą na marne.
Ricoh, poprzez swoje usługi zarządzania dokumentami (
Managed Document Services), pomaga swoim klientom w opracowywaniu odpowiedniej strategii dla usprawniania procesów dokumentowych, która pomoże ograniczyć koszty i potencjalnie zwiększyć przychody. Sprawdzona metodologia (Zrozumienie, Poprawa, Zmiana, Zarządzanie i Optymalizacja) pomaga Ricoh w określeniu z dużą dokładnością jakie są kluczowe procesy w danej organizacji, a następnie dopasowaniu do nich usług, które pomogą klientom w osiągnięciu mierzalnych rezultatów. Wiedza, którą Ricoh zdobyło podczas licznych wdrożeń, zapewniła również wgląd w najważniejsze kwestie dotyczące firm, które są najbardziej rozpowszechnione w dzisiejszych środowiskach korporacyjnych, takie jak: kontrola kosztów, zrównoważony rozwój, bezpieczeństwo informacji i zarządzanie nimi, wydajność procesów biznesowych, organizacyjne zarządzanie zmianą, optymalizacja informacji i infrastruktura strategiczna. Ten wgląd pomaga w przyspieszeniu pierwszego kroku – Zrozumienia – poprzez co klienci mogą przejść szybciej do drugiej fazy – Poprawy -i osiągnąć korzyści najszybciej jak to możliwe.
O Process Imperative Inicjatywa Ricoh Process Imperative ma na celu promocję zrozumienia nowych paradygmatów dotyczących przetwarzania dokumentów, które pomagają wykorzystać zbiorową wiedzę znajdującą się w firmach. Inicjatywa ta będzie finansować badania i zapewniać zasoby, takie jak te znajdujące się na stronie
http://thoughtleadership. ricoh-europe.com/pl, które łączą w sobie wiedzę Ricoh na temat przetwarzania dokumentów z wiedzą wizjonerów branży, naszych partnerów i naszych klientów.
Na podstawie informacji firmy Ricoh
