Ri­coh po­ka­zu­je fir­mom, że ulep­sze­nie pro­ce­sów do­ku­men­to­wych, ta­kich jak sprze­daż i mar­ke­ting, ko­mu­ni­ka­cja z klien­tem, ser­wis i wspar­cie, roz­wi­ja­nie no­wych pro­duk­tów, a ta­kże fak­tu­ro­wa­nie, które jest tra­dy­cyj­nie po­strze­ga­ne ja­ko stra­te­gia pro­wa­dząca przede wszyst­kim do re­duk­cji kosz­tów, mo­że przy­nie­ść za­ska­ku­jące ko­rzy­ści w za­kre­sie przy­cho­dów – jak wy­ni­ka z naj­now­sze­go ra­por­tu IDC spon­so­ro­wa­ne­go przez Ri­coh, mo­że spo­wo­do­wać po­ten­cjal­ny wzrost przy­cho­dów o oko­ło 10%.

W ja­ki spo­sób? Uspraw­nio­ne pro­ce­sy do­ku­men­to­we mo­gą wzmoc­nić in­te­rak­cje klien­ta z or­ga­ni­za­cją. Wy­daj­ne pro­ce­sy, które po­zwa­la­ją le­piej sku­pić się na po­trze­bach klien­ta, mo­gą mieć du­ży wpływ na sa­tys­fak­cję klien­ta, co jest klu­czo­we w przy­pad­ku utrzy­ma­nia klien­ta i wzro­stu przy­cho­dów. Z dru­giej stro­ny, z po­wo­du nie­efek­tyw­nych i nie­spraw­nych pro­ce­sów klien­ci mo­gą ode­jść do kon­ku­ren­cji.



Wnio­ski te po­cho­dzą z ba­da­nia, które­go re­zul­ta­ty są za­war­te w naj­now­szym ra­por­cie IDC, spon­so­ro­wa­nym przez Ri­coh: “Or­ga­ni­sa­tio­nal Blind Spot: The Ro­le of Do­cu­men­t-Dri­ven Bu­si­ness Pro­ces­ses in Dri­ving To­p-Li­ne Growth (wrze­sień 2012).”[1] Ra­port ten jest dru­gim z ko­lei ra­por­tem stwo­rzo­nym w ra­mach ini­cja­ty­wy Ri­coh „Pro­cess Im­pe­ra­ti­ve” ma­jącej na ce­lu uspraw­nie­nie za­rządza­nia in­for­ma­cja­mi. Bia­ła ksi­ęga jest opar­ta na glo­bal­nym ba­da­niu 1516 wła­ści­cie­li pro­ce­sów opar­tych na do­ku­men­tach, prze­pro­wa­dzo­nym przez IDC.



Jak wy­ka­za­ło ba­da­nie, nie­do­sko­na­łe pro­ce­sy do­ku­men­to­we mo­gą spo­wo­do­wać ode­jście klien­tów. 69% re­spon­den­tów przy­zna­je, że z mniej­szym praw­do­po­do­bie­ństwem współpra­co­wa­ło­by z fir­ma­mi, które ma­ją nie­efek­tyw­nie i nie­spraw­ne pro­ce­sy do­ku­men­to­we. 60% re­spon­den­tów zmie­ni­ło­by part­ne­ra bi­zne­so­we­go, a 57% ostrze­ga­ło­by in­nych przed współpra­cą z ta­ką fir­mą.



Do­bra wia­do­mo­ść jest ta­ka, że spraw­niej­sze pro­ce­sy do­ku­men­to­we mo­gą po­ten­cjal­nie zwi­ęk­szyć przy­cho­dy. Wi­ęcej niż 8 na 10 re­spon­den­tów wska­za­ło, że opty­ma­li­za­cja pro­ce­sów opar­tych na do­ku­men­tach, z który­mi ma­ją stycz­no­ść klien­ci zwi­ęk­szy­ła­by przy­chód prze­ci­ęt­nie o 10,1 proc. Mo­gło­by to być osi­ągni­ęte po­przez ulep­sze­nie ko­mu­ni­ka­cji z klien­ta­mi, uspraw­nie­nie pro­ce­sów sprze­da­ży i zwi­ęk­sze­nie wspar­cia udzie­la­ne­go klien­tom.



“To wspa­nia­ła wia­do­mo­ść dla za­rządza­jących, którzy wal­czą o nada­nie prio­ry­te­tu do­sko­na­le­niu pro­ce­sów bi­zne­so­wy­ch” – mówi Ser­gio Ka­to, De­pu­ty Ge­ne­ral Ma­na­ger, Ri­co­h’s Glo­bal Mar­ke­ting Gro­up/Se­rvi­ces Bu­si­ness Cen­tre. „Nie będą mu­sie­li się już za­sta­na­wiać czy zro­zu­mie­nie pro­ce­sów do­ku­men­to­wych przy­nie­sie od­po­wied­nio du­ży zwrot uspra­wie­dli­wia­jący in­we­sty­cję. Zwłasz­cza w obec­nej sy­tu­acji go­spo­dar­czej, ka­żdy pro­ces, który mo­że nie tyl­ko zmniej­szyć kosz­ty, ale przy oka­zji zwi­ęk­szyć przy­chód to sy­tu­acja wi­n-win i po­wi­nien znaj­do­wać się na po­cząt­ku li­sty prio­ry­te­tów.”



Ri­coh re­ko­men­du­je kil­ka spo­so­bów po­zwa­la­jących wy­ko­rzy­stać po­ten­cjał pro­ce­sów do­ku­men­to­wych w za­kre­sie ge­ne­ro­wa­nia przy­cho­dów:



» Ca­ło­ścio­we spoj­rze­nie na sa­tys­fak­cję klien­ta. In­for­ma­cja prze­pły­wa do or­ga­ni­za­cji (we­jście), jest prze­twa­rza­na, a na­stęp­nie do­star­cza­na do od­po­wied­niej oso­by w od­po­wied­nim cza­sie (wy­jście). Gdzie w tym pro­ce­sie jest Twój klient? W ja­ki spo­sób mo­żesz go zin­te­gro­wać jesz­cze bar­dziej z pro­ce­sem, tak aby mógł otrzy­mać in­for­ma­cję, której po­trze­bu­je wła­śnie wte­dy kie­dy jej po­trze­bu­je? W ja­ki spo­sób mo­żesz zro­bić to sa­mo w przy­pad­ku do­staw­ców i dys­try­bu­to­rów? Pro­ces jest naj­wa­żniej­szy.

» Uspraw­nia­nie pro­ce­sów do­ku­men­to­wych i in­for­ma­cyj­nych wzmac­nia re­la­cje. Spra­wia, że Twoi pra­cow­ni­cy są bli­żej klien­ta, np. po­przez wzmoc­nie­nie mo­bil­nej si­ły ro­bo­czej – pra­cow­ni­cy je­żdżą do klien­tów. Po­dob­nie, ulep­sze­nie pro­ce­sów do­ku­men­to­wych mo­że zop­ty­ma­li­zo­wać ko­mu­ni­ka­cję w ła­ńcu­chu do­staw, za­my­ka­jąc lu­ki, które mo­gą spo­wo­do­wać ode­jście klien­tów.

» Mi­mo, że pro­ces jest naj­wa­żniej­szy, naj­bar­dziej li­czą się re­zul­ta­ty. Zop­ty­ma­li­zo­wa­ne pro­ce­sy mu­szą bez­wa­run­ko­wo do­star­czać wła­ści­wą in­for­ma­cję do wła­ści­wych osób, aby po­dej­mo­wa­ne by­ły wła­ści­we de­cy­zje. W prze­ciw­nym ra­zie, wszyst­kie wy­si­łki pój­dą na mar­ne.



Ri­coh, po­przez swo­je usłu­gi za­rządza­nia do­ku­men­ta­mi (Ma­na­ged Do­cu­ment Se­rvi­ces), po­ma­ga swo­im klien­tom w opra­co­wy­wa­niu od­po­wied­niej stra­te­gii dla uspraw­nia­nia pro­ce­sów do­ku­men­to­wych, która po­mo­że ogra­ni­czyć kosz­ty i po­ten­cjal­nie zwi­ęk­szyć przy­cho­dy. Spraw­dzo­na me­to­do­lo­gia (Zro­zu­mie­nie, Po­pra­wa, Zmia­na, Za­rządza­nie i Op­ty­ma­li­za­cja) po­ma­ga Ri­coh w okre­śle­niu z du­żą do­kład­no­ścią ja­kie są klu­czo­we pro­ce­sy w da­nej or­ga­ni­za­cji, a na­stęp­nie do­pa­so­wa­niu do nich usług, które po­mo­gą klien­tom w osi­ągni­ęciu mie­rzal­nych re­zul­ta­tów. Wie­dza, którą Ri­coh zdo­by­ło pod­czas licz­nych wdro­żeń, za­pew­ni­ła rów­nież wgląd w naj­wa­żniej­sze kwe­stie do­ty­czące firm, które są naj­bar­dziej roz­po­wszech­nio­ne w dzi­siej­szych śro­do­wi­skach kor­po­ra­cyj­nych, ta­kie jak: kon­tro­la kosz­tów, zrów­no­wa­żo­ny roz­wój, bez­pie­cze­ństwo in­for­ma­cji i za­rządza­nie ni­mi, wy­daj­no­ść pro­ce­sów bi­zne­so­wych, or­ga­ni­za­cyj­ne za­rządza­nie zmia­ną, opty­ma­li­za­cja in­for­ma­cji i in­fra­struk­tu­ra stra­te­gicz­na. Ten wgląd po­ma­ga w przy­spie­sze­niu pierw­sze­go kro­ku – Zro­zu­mie­nia – po­przez co klien­ci mo­gą prze­jść szyb­ciej do dru­giej fa­zy – Po­pra­wy -i osi­ągnąć ko­rzy­ści najszyb­ciej jak to mo­żli­we.





O Pro­cess Im­pe­ra­ti­ve

Ini­cja­ty­wa Ri­coh Pro­cess Im­pe­ra­ti­ve ma na ce­lu pro­mo­cję zro­zu­mie­nia no­wych pa­ra­dyg­ma­tów do­ty­czących prze­twa­rza­nia do­ku­men­tów, które po­ma­ga­ją wy­ko­rzy­stać zbio­ro­wą wie­dzę znaj­du­jącą się w fir­mach. Ini­cja­ty­wa ta będzie fi­nan­so­wać ba­da­nia i za­pew­niać za­so­by, ta­kie jak te znaj­du­jące się na stro­nie http://tho­ugh­tle­ader­ship. ri­co­h-eu­ro­pe.co­m/pl, które łączą w so­bie wie­dzę Ri­coh na te­mat prze­twa­rza­nia do­ku­men­tów z wie­dzą wi­zjo­ne­rów bra­nży, na­szych part­ne­rów i na­szych klien­tów.



Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my Ri­coh

• Prze­czy­taj też: Two­ja dru­kar­nia cy­fro­wa – Dni Otwar­te Ri­coh i Ri­set
• Prze­czy­taj też: „Ko­tek Pso­te­k” po­ma­ga w te­ra­pii dzie­ci sła­bo­wi­dzących
• Prze­czy­taj też: Ri­coh Afi­cio SP 100 e – pierw­sza ta­ka dru­kar­ka w ofer­cie Ri­coh
• Prze­czy­taj też: Ri­coh Wo­me­n’s Bri­tish Open 2012
• Prze­czy­taj też: Zło­te Go­dło dla Ri­coh Afi­cio MP 201SPF
• Prze­czy­taj też: Stra­te­gicz­na in­we­sty­cja Ri­coh w PTI Mar­ke­ting Tech­no­lo­gies
• Prze­czy­taj też: Ri­coh Pol­ska wpro­wa­dza in­te­rak­tyw­ne bro­szu­ry
• Prze­czy­taj też: PWPW S.A. uła­twi urzęd­ni­kom wy­sy­ła­nie SMSów
• Prze­czy­taj też: Ri­coh Pol­ska człon­kiem Pol­skiej Izby Dru­ku
• Prze­czy­taj też: Ri­coh za­chęca or­ga­ni­za­cje do in­we­sto­wa­nia w za­rządza­nie ry­zy­kiem