Nawet najmniejsze firmy zmagają się z dużą liczbą papierowych dokumentów. Zalegają one na biurkach lub przechowywane są w segregatorach, co jest rozwiązaniem tyle anachronicznym, co niepraktycznym. Gromadzenie faktur, umów i zleceń w pudłach i szafach oraz ręczne przepisywanie ich treści na komputerze utrudnia działanie biura. W takiej sytuacji dotarcie do potrzebnych informacji zajmuje wiele czasu, a stosy papierowych dokumentów dodatkowo ograniczają dostępną przestrzeń biurową. Elektroniczne archiwum to sprawdzony sposób na uniknięcie tych problemów.
Aby rozpocząć nowoczesną archiwizację, wystarczy urządzenie wielofunkcyjne z funkcją skanera oraz oprogramowanie umożliwiające zmianę papierowych dokumentów w pliki JPG, TIFF czy PDF. Większość biurowych urządzeń wielofunkcyjnych standardowo wyposażona jest w te elementy. Dzięki temu dokumenty można gromadzić i przechowywać w formie elektronicznej, oszczędzając miejsce oraz czas potrzebny do wyszukiwania informacji. Bardziej zaawansowane rozwiązania, takie jak system elektronicznej archiwizacji SmartArchive od Konica Minolta, umożliwiają „inteligentne” skanowanie i przetwarzanie dokumentów. Dzięki technologii rozpoznawania znaków (OCR) archiwum można prowadzić także w formie edytowalnych plików typu Word i Excel oraz przeszukiwanych PDF. Edytowalne pliki można przesłać do archiwum lub bezpośrednio na skrzynkę e-mail lub do folderu sieciowego.
Łatwe wyszukiwanie informacji jest możliwe dzięki odpowiedniemu opisowi katalogowanych dokumentów. Faktury, umowy czy dowody dostawy archiwizowane przy pomocy SmartArchive opisywane są według szablonu dokumentu, czyli zestawu pól, które należy uzupełnić danymi. Szablony mogą być dostosowane do potrzeb firmy i obejmować różne elementy, jak na przykład nazwa klienta, data czy kwota. Dzięki ujednoliceniu opisów struktura archiwum jest bardziej przejrzysta, a jego przeszukiwanie według nazw plików lub pól zajmuje niewiele czasu.
Nowoczesne rozwiązania umożliwiają zwiększenie bezpieczeństwa archiwizowanych dokumentów. Nośnikiem informacji o uprawnieniach użytkowników może być szablon katalogowanego dokumentu. Dostęp do dokumentów zawierających określone informacje może zostać ograniczony np. tylko do pracowników jednego działu. Dzięki temu elektroniczna archiwizacja sprawdza się świetnie w środowiskach, gdzie na co dzień pracuje się z poufnymi danymi (np. w kancelariach prawnych i notarialnych) oraz wszędzie tam, gdzie duże znaczenie ma bezpieczeństwo dokumentów.
