2press - sprzedaĹź

re­cep­cja
Dziś jest so­bo­ta 10.05.2025 r.
Imie­ni­ny ob­cho­dzą Jan, Izy­dor, Sy­me­on i Wik­to­ry­na
Za­lo­guj się
e-ma­il  
ha­sło  
  (przy­po­mnij ha­sło)
Za­re­je­struj się za dar­mo

RSS
ogło­sze­nia |55620
ostat­nio do­da­ne:
ku­pię ma­szy­ny
ku­pię CTP…: Ku­pi­my CTP: Trend­set­ter 400 Trend­set­ter 800 Trend­set­ter […]
szu­kam pra­cy
Wro­cław i oko­li­ce. Kie­row­nik, Tech­no­log: Do­świad­czo­ny z 40 let­nim sta­żem Wy­kszta­łce­nie: śred­nie […]
sprze­dam ma­szy­ny
Sz­tanc­ty­giel ML-1400 NXL: Wi­tam, przedmio­tem sprze­da­ży jest Sz­tanc­ty­giel ML-1400 […]
sprze­dam ma­szy­ny
Sz­tanc­ty­giel ML-1200 NXL: Wi­tam, przedmio­tem sprze­da­ży jest Sz­tanc­ty­giel ML-1200 […]
sprze­dam ma­szy­ny
Sz­tanc­ty­giel TYMC-1200 Zło­ciar­ka pla­ster mio­du: Wi­tam, przedmio­tem sprze­da­ży jest Sz­tanc­ty­giel TYMC-1200 […]

parkdruku.pl 2

Jak za­pa­no­wać nad cha­osem? Elek­tro­nicz­na ar­chi­wi­za­cja do­ku­men­tów w biu­rzePoprzedni artykuł 

Po­rządek w do­ku­men­tach i mo­żli­wo­ść szyb­kie­go wy­szu­ki­wa­nia po­trzeb­nych in­for­ma­cji są klu­czo­we dla spraw­ne­go funk­cjo­no­wa­nia śro­do­wi­ska biu­ro­we­go. W upo­rząd­ko­wa­niu na­pły­wa­jących do fir­my do­ku­men­tów świet­nie spraw­dzi się elek­tro­nicz­ne ar­chi­wum, po­zwa­la­jące rów­nież za­rządzać do­stępem do po­uf­nych da­nych.

Na­wet naj­mniej­sze fir­my zma­ga­ją się z du­żą licz­bą pa­pie­ro­wych do­ku­men­tów. Za­le­ga­ją one na biur­kach lub prze­cho­wy­wa­ne są w se­gre­ga­to­rach, co jest roz­wi­ąza­niem ty­le ana­ch­ro­nicz­nym, co nie­prak­tycz­nym. Gro­ma­dze­nie fak­tur, umów i zle­ceń w pu­dłach i sza­fach oraz ręcz­ne prze­pi­sy­wa­nie ich tre­ści na kom­pu­te­rze utrud­nia dzia­ła­nie biu­ra. W ta­kiej sy­tu­acji do­tar­cie do po­trzeb­nych in­for­ma­cji zaj­mu­je wie­le cza­su, a sto­sy pa­pie­ro­wych do­ku­men­tów do­dat­ko­wo ogra­ni­cza­ją do­stęp­ną prze­strzeń biu­ro­wą. Elek­tro­nicz­ne ar­chi­wum to spraw­dzo­ny spo­sób na unik­ni­ęcie tych pro­ble­mów.

Aby roz­po­cząć no­wo­cze­sną ar­chi­wi­za­cję, wy­star­czy urządze­nie wie­lo­funk­cyj­ne z funk­cją ska­ne­ra oraz opro­gra­mo­wa­nie umo­żli­wia­jące zmia­nę pa­pie­ro­wych do­ku­men­tów w pli­ki JPG, TIFF czy PDF. Wi­ęk­szo­ść biu­ro­wych urządzeń wie­lo­funk­cyj­nych stan­dar­do­wo wy­po­sa­żo­na jest w te ele­men­ty. Dzi­ęki te­mu do­ku­men­ty mo­żna gro­ma­dzić i prze­cho­wy­wać w for­mie elek­tro­nicz­nej, oszczędza­jąc miej­sce oraz czas po­trzeb­ny do wy­szu­ki­wa­nia in­for­ma­cji. Bar­dziej za­awan­so­wa­ne roz­wi­ąza­nia, ta­kie jak sys­tem elek­tro­nicz­nej ar­chi­wi­za­cji Smar­tAr­chi­ve od Ko­ni­ca Mi­nol­ta, umo­żli­wia­ją „in­te­li­gent­ne” ska­no­wa­nie i prze­twa­rza­nie do­ku­men­tów. Dzi­ęki tech­no­lo­gii roz­po­zna­wa­nia zna­ków (OCR) ar­chi­wum mo­żna pro­wa­dzić ta­kże w for­mie edy­to­wal­nych pli­ków ty­pu Word i Excel oraz prze­szu­ki­wa­nych PDF. Edy­to­wal­ne pli­ki mo­żna prze­słać do ar­chi­wum lub bez­po­śred­nio na skrzyn­kę e-ma­il lub do fol­de­ru sie­cio­we­go.

Ła­twe wy­szu­ki­wa­nie in­for­ma­cji jest mo­żli­we dzi­ęki od­po­wied­nie­mu opi­so­wi ka­ta­lo­go­wa­nych do­ku­men­tów. Fak­tu­ry, umo­wy czy do­wo­dy do­sta­wy ar­chi­wi­zo­wa­ne przy po­mo­cy Smar­tAr­chi­ve opi­sy­wa­ne są we­dług sza­blo­nu do­ku­men­tu, czy­li ze­sta­wu pól, które na­le­ży uzu­pe­łnić da­ny­mi. Sza­blo­ny mo­gą być do­sto­so­wa­ne do po­trzeb fir­my i obej­mo­wać różne ele­men­ty, jak na przy­kład na­zwa klien­ta, da­ta czy kwo­ta. Dzi­ęki ujed­no­li­ce­niu opi­sów struk­tu­ra ar­chi­wum jest bar­dziej przej­rzy­sta, a je­go prze­szu­ki­wa­nie we­dług nazw pli­ków lub pól zaj­mu­je nie­wie­le cza­su.

No­wo­cze­sne roz­wi­ąza­nia umo­żli­wia­ją zwi­ęk­sze­nie bez­pie­cze­ństwa ar­chi­wi­zo­wa­nych do­ku­men­tów. No­śni­kiem in­for­ma­cji o upraw­nie­niach użyt­kow­ni­ków mo­że być sza­blon kata­lo­go­wa­ne­go do­ku­men­tu. Do­stęp do do­ku­men­tów za­wie­ra­jących okre­ślo­ne in­for­ma­cje mo­że zo­stać ogra­ni­czo­ny np. tyl­ko do pra­cow­ni­ków jed­ne­go dzia­łu. Dzi­ęki te­mu elek­tro­nicz­na ar­chi­wi­za­cja spraw­dza się świet­nie w śro­do­wi­skach, gdzie na co dzień pra­cu­je się z po­uf­ny­mi da­ny­mi (np. w kan­ce­la­riach praw­nych i no­ta­rial­nych) oraz wszędzie tam, gdzie du­że zna­cze­nie ma bez­pie­cze­ństwo do­ku­men­tów.

Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my Ko­ni­ca Mi­nol­ta Bu­si­ness So­lu­tions Pol­ska Sp. z o.o.

 Pro­duk­cja: We­bFa­bri­ka 1999–2025 | Kon­takt | Re­gu­la­min | Po­li­ty­ka Pry­wat­no­ści