Krajobraz dzisiejszych procesów dokumentowych Najnowsze badanie Ricoh ujawniło wiele interesujących wniosków na temat sposobu, w jaki firmy europejskie zarządzają swoimi kluczowymi procesami przetwarzania dokumentów i ukazało obszary o niewykorzystanym potencjale w celu optymalizacji i poprawy sprawności biznesu, obsługi klienta i dzielenia się wiedzą pomiędzy pracownikami.
Najbardziej niepokojący dla liderów biznesowych z Europy jest fakt, że 82 proc. pracowników uważa, iż sposób w jaki pracują jest przestarzały i sprawia, że nie pracują tak wydajnie jakby mogli. Odkryliśmy również, że 1/5 liderów biznesowych zwraca uwagę na to, aby dzielić się informacją w sposób efektywny i prawie 1/4 uważa, że informacje są teraz mniej bezpieczne niż 3 lata temu. Połowa respondentów jest narażona na ryzyko spowodowane niezgodnością i wyciekami danych.
Oczywiste jest to, że firmy europejskie zastanawiają się nad tym jak sprawić, aby ich procesy dokumentowe były aktualne i jak pogodzić to z wyzwaniami, które niosą ze sobą główne trendy globalne takie jak big data, zarządzanie wieloma dostawcami i rynki wschodzące. 91 proc. firm uważa, że zwiększające się ilości danych, z którymi mają teraz do czynienia, mają największy wpływ na ich zdolność do zarządzania kluczowymi procesami w swoich firmach.
Firmy zarządzają również coraz bardziej zróżnicowanym personelem, do którego należą pracownicy zatrudnieni w różnych lokalizacjach i wywodzący się z różnych pokoleń. Podczas gdy wiele firm mówi, że nowe urządzenia, takie jak smartfony i tablety pomagają im w zarządzaniu procesami przetwarzania dokumentów, większość przyznaje, że nie może tego w pełni wykorzystać z powodu starzejących się systemów back-office. Jeśli technologia i procesy dokumentowe nie są połączone, nie ma się co dziwić, że prawie 1/4 uważa, że dzisiejsze procesy dokumentowe są mniej efektywne niż w 2009 roku.
Perspektywy na przyszłość dla europejskich liderów biznesowych Co zatem można zrobić, aby dopasować do siebie wszystkie elementy łamigłówki? Po pierwsze, liderzy biznesowi powinni bardziej angażować się w cały proces zarządzania dokumentami, i rozumieć, w jaki sposób ich kluczowe procesy biznesowe są połączone ze wszystkimi obszarami firmy.
Powinni oni wziąć pod uwagę możliwość współpracy z ekspertem, który pomoże im w zarządzaniu i optymalizacji, aby sprawić, że procesy dokumentowe są połączone z pracownikami i inwestycjami w technologie. Procesy przetwarzania dokumentów, technologie biznesowe wykorzystywane do zarządzania nimi, oraz personel zajmujący się nimi w codziennej pracy to elementy, których nie można poddawać przeglądom lub ulepszeniom w oderwaniu od siebie nawzajem.
Oprócz pełnego przeglądu procesów, technologii i metod pracy, istotne jest również utrzymywanie nieustającego procesu nadzoru i ulepszeń. Dzięki temu będzie można rozpoznać i usunąć wszystkie pozostałe zatory informacyjne oraz zaktualizować procesy – jeszcze zanim pojawi się potencjalne naruszenie bezpieczeństwa czy niezadowolony klient. Ponadto, bieżące zarządzanie pozwoli na zidentyfikowanie lepszych metod pracy i wprowadzenie ich w całej firmie.
Wybiegając w przyszłość do roku 2015, przesłanie dla europejskich liderów biznesowych jest jasne i wyraźne: tylko te firmy, które są w stanie opanować zarządzanie procesami przetwarzania kluczowych dokumentów biznesowych będą znakomicie prosperować w coraz bardziej globalnym i szybko się rozwijającym środowisku biznesowym przyszłości.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej lub pobrać serię raportów “A New Perspective: Ricoh Document Governance Inex 2012”, wejdź na stronę: http://thoughtleadership. ricoh-europe.com/pl
