Raport Ricoh: Sektor publiczny przoduje w adaptacji chmury, ale nie wykorzystuje wszystkich jej możliwościPoprzedni artykuł 

Raport opublikowany przez Ricoh Europe ukazuje, że sektor publiczny w Europie jest najbardziej skłonny do wykorzystywania chmury do dzielenia się dokumentami, ale nie wykorzystuje wszystkich jej możliwości.

„Wygląda na to, że sektor publiczny nie maksymalizuje korzyści płynących z cloud computing, takich jak łatwiejszy dostęp do informacji, zwiększone dzielenie się wiedzą czy większa sprawność biznesu. Może to być spowodowane niepowiązanymi procesami dokumentowymi, gdzie proces, technologia i sposób pracy są przeglądane oddzielnie, a przecież one muszą ze sobą idealnie współgrać” – mówi Carsten Bruhn, wiceprezes w Ricoh Europe.

Badanie pokazuje, że 47 proc. organizacji z sektora publicznego używa chmury do dzielenia się dokumentami, a 71 proc. używa jej w celu umożliwienia zdalnego dostępu do dokumentów. Ale podczas gdy sektor publiczny dostrzega, że nowe technologie mogą pomóc im lepiej służyć obywatelom, w większości przypadków (69 proc.), inwestycje w nowe technologie są robione zanim w pełni poznana jest funkcjonalność istniejących systemów.

„Sektor publiczny jest skupiony na dostarczaniu usług wysokiej jakości, dlatego też ważne jest, aby procesy dokumentowe pomagały temu sektorowi angażować się efektywnie w sprawy społeczeństwa, któremu służy, z odpowiednią informacją przekazywaną między departamentami w sposób bezpieczny i efektywny. Od tego sektora coraz częściej oczekuje się posługiwania się informacją w formacie elektronicznym, z chmurą odgrywającą centralną rolę w migracji dokumentów z papierowych do cyfrowych. Pracując z ekspertem ds. zarządzania dokumentami, sektor publiczny może mieć pewność, że informacja będzie dostępna wtedy, kiedy będzie taka potrzeba, a technologia będzie wspierać, a nie utrudniać przepływ informacji” – mówi Bruhn. „Szczególnym wyzwaniem, któremu stawia czoła sektor publiczny jest równowaga pomiędzy dostępem do informacji, zarówno dla pracowników, jak i społeczeństwa, a ochroną poufnych danych. Regularne przeglądy procesów dokumentowych w sektorze pomogą zidentyfikować potencjalne ryzyko i możliwości ulepszenia dzielenia się informacją w sposób bezpieczny.”

Inne ważne wnioski:

83 proc. organizacji z sektora publicznego przyznaje, że ma dostęp do niektórych najnowszych urządzeń, takich jak smartfony czy tablety, ale ich użytkowanie jest utrudniane przez przestarzałe systemy. Istnieje podział między technologiami dostarczanymi do front office i back office, co skutkuje potencjalnymi wąskimi gardłami, powielaniem wysiłku, opóźnieniami w dostępnie do informacji i zagrożeniem bezpieczeństwa. 83 proc. pracowników z sektora publicznego przyznaje, że poprzez przestarzałe praktyki nie pracują tak efektywnie jakby mogli. Podczas gdy 52 proc. przyznaje, że bezpieczeństwo ich informacji jest lepsze niż w 2009 roku, tylko 44 proc. może potwierdzić, że ich procesy dokumentowe są bezpieczne, co w konsekwencji naraża sektor publiczny na ryzyko wycieku danych.

Badanie, Ricoh Document Governance Index 2012, przeprowadzone przez Coleman Parkes Research na zlecenie Ricoh, pokazuje w jakim stopniu nowe technologie wpływają na sposób zarządzania informacją, a w szczególności kluczowymi procesami dokumentowymi. Organizacje, które wzięły udział w badaniu pochodzą z sektorów: edukacja, prawo, użyteczność publiczna/energetyka, służba zdrowia, sektor publiczny, handel, produkcja i usługi finansowe. Badanie ujawnia, że w obliczu wyzwań związanych z coraz bardziej mobilnym społeczeństwem, zarządzanie tymi procesami w ramach i pomiędzy organizacjami z sektora publicznego staje się coraz bardziej skomplikowane.

Na podstawie informacji firmy Ricoh Polska Sp. z o.o.

 Produkcja: WebFabrika 1999-2024 | Kontakt | Regulamin | Polityka Prywatności