Według ubiegłorocznego raportu KPMG „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce” firmy wykorzystują ponad 11 mln ryz papieru A4, co oznacza w przeliczeniu na pracownika blisko 650 kartek miesięcznie. Co więcej, według analiz IDC jeden dokument powielany jest nawet 19 razy. Oczywistym jest, że w większości przypadków taka liczba kopii nie jest potrzebna. Przeciętna duża firma dysponuje ponad 100 drukarkami, a urzędy większych miast wraz z delegaturami nawet około tysiącem sztuk. Liczby te robią jeszcze większe wrażenie w kontekście nakładów finansowych. Koszt rocznego utrzymania 100 drukarek oscyluje w granicach 130 tys. zł., a 1000 – ponad milion zł.
– Wdrożenie aktywnego zarządzania obiegiem dokumentów w firmie może przynieść oszczędności w wydatkach na druk w wysokości nawet trzydziestu procent rocznie. Warto więc posłuchać rad specjalistów zamiast szukać rozwiązań na własną rękę. – mówi Paweł Grzyb, Kierownik Działu Rozwoju Rozwiązań Konica Minolta Business Solutions Polska.
Optymalizacja druku w firmie nie polega jednak jedynie na ograniczeniu zużycia papieru czy tonera, opiera się ona przede wszystkim na analizie i usprawnieniu procesu. Warto zatem powierzyć to zadanie profesjonalnemu dostawcy usług, który przeanalizuje faktyczne potrzeby w tym obszarze. Zoptymalizowany proces druku to przede wszystkim dopasowanie systemów wydruku do potrzeb użytkowników tak, by zapewnić im komfort i ciągłość pracy.
– To co jest łatwo zauważalne przez eksperta, z reguły jest niewidoczne dla pracowników, którzy od lat są przyzwyczajeni do tradycyjnych metod pracy – tłumaczy Paweł Grzyb z Konica Minolta Business Solutions Polska. – Specjaliści natomiast na wszystkie procesy patrzą kompleksowo i próbują przewidzieć z jakimi problemami przedsiębiorstwo może się zetknąć w najbliższej przyszłości. Ich rozwiązań szukają już wcześniej.
Korzystanie z usług zewnętrznego podmiotu pozwala także odciążyć dział IT. Zadania związane z konserwacją, serwisowaniem i zaopatrzeniem w materiały eksploatacyjne wykonywane są w ramach pakietu usług. Pracownicy techniczni zleceniobiorcy podejmują natychmiastowe działania w przypadku awarii, co zapobiega przestojom w dostępności usługi druku. Zaletą optymalizowania firmowej floty przez zewnętrznego dostawcę usług jest więc zapewnienie profesjonalnego serwisu. Przekazanie opieki nad urządzeniami jednemu podmiotowi usprawnia procedury serwisowe, przyspiesza czas reakcji, ułatwia komunikację i przyczynia się do redukcji wydatków.
Na podstawie informacji firmy Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o.
