Badanie przeprowadzone na zlecenie Ricoh Europe ukazuje, że małe i średnie przedsiębiorstwa (MSP) z całej Europy są znacznie szybsze niż większe organizacje w wyścigu do wprowadzenia kluczowych inicjatyw transformacji cyfrowej.
Prawie dwie trzecie małych i średnich przedsiębiorstw (64%) spodziewa się cyfryzacji pozostałych papierowych dokumentów w ciągu najbliższych trzech lat, natomiast w dużych firmach mniej niż połowa (46%) uważa, że tak się stanie. Ponadto, 78% liderów biznesowych z sektora MSP przyznało, że pracownicy mogą przetwarzać dokumenty na każdym urządzeniu mobilnym dostarczonym przez firmę, w przypadku dużych przedsiębiorstw jest to 69%.
Transformacja cyfrowa umożliwi małym i średnim przedsiębiorstwom przyszłościowy rozwój w bardziej produktywnym i sprawniejszym modelu biznesowym, w którym pracownicy są zachęcani do dzielenia się wiedzą i szybciej odpowiadają na potrzeby klientów. Jednakże, badanie ujawnia także obszar ryzyka dla MSP – pracownicy tych firm częściej używają dysków osobistych do przechowywania informacji (62%), w porównaniu do 55% z dużych firm (co również stanowi znaczny odsetek). Takie działania mogą zniwelować korzyści, jakie daje efektywna wymiana informacji, a także mogą skutkować utratą istotnych danych biznesowych, w przypadku gdy pracownicy opuszczą firmę i nie uda się odzyskać kluczowych dokumentów. Obecność większej liczby pracowników zwanych iWorkers (niezawodnych i utalentowanych, którzy mają 24-godzinny dostęp do wszystkich niezbędnych informacji, aby sprostać potrzebom firmy i jej klientów) w przyszłości to jeden ze środków, które mogą zapobiec takim sytuacjom.
Badanie ukazuje, że do 2018 roku, według 30% liderów z sektora MSP, większość ich pracowników będzie należała do iWorkers. Jednakże, jest jeszcze wiele do zrobienia, aby środowisko pracy było bardziej elastyczne i aby współpraca była łatwiejsza.
Raport ukazuje również, że dzisiaj liderzy z małych i średnich przedsiębiorstw uważają, że ich obecna niemożność dostępu do dokumentów i innych istotnych systemów informacyjnych z urządzeń mobilnych to dwa najistotniejsze obszary, które nie pozwalają im na w pełni efektywną wymianę informacji. Zatem, podczas gdy mają bardziej optymistyczne podejście do pełnej cyfryzacji działań biznesowych w ciągu najbliższych trzech lat, te dodatkowe wnioski sugerują, że wiele kluczowych procesów biznesowych i przepływów dokumentów jeszcze musi być poddanych przeglądowi i optymalizacji, aby sprostać potrzebom firmy i pracowników w przyszłości.
W celu przeprowadzania cyfryzacji w sposób efektywny, firmy z sektora MSP muszą robić przeglądy istniejących procesów i upewnić się, że ich procesy/sposoby pracy są optymalizowane, tak aby mogli wykorzystywać je jak najlepiej. W rzeczywistości, wszyscy liderzy biznesowi uznali, że optymalizacja kluczowych procesów dokumentowych w firmie (przegląd sposobów pracy w kluczowych interakcjach biznesowych) jest na pierwszym miejscu jeśli chodzi o działanie, które ma największy pozytywny wpływ na rozwój firmy.
Jednakże, ponadto, muszą się zmierzyć z przeszkodami kulturowymi do zarządzania informacją. Tak jak i w większych organizacjach, wyzwaniem jest stworzenie nowego typu kultury dzielenia się informacjami. Ponad połowa liderów z sektora MSP (55%) i z dużych przedsiębiorstw (53%) przyznaje, że ich organizacja jeszcze takiej kultury nie wypracowała.
David Mills, Chief Operating Officer, Ricoh Europe, mówi: “Małe i średnie przedsiębiorstwa myślące przyszłościowo mają przed sobą fantastyczne możliwości. Poprzez dalszą cyfryzację swoich kluczowych dokumentów biznesowych i optymalizację procesów, będą miały szybszy dostęp do informacji, kiedy tylko będą jej potrzebowali. Co ważne, w ten sposób wzrośnie ich produktywność, gdyż efektywniej będą zarządzać wiedzą. Będą również działać sprawniej w tym zmieniającym się środowisku pracy, będą szybciej odpowiadać na potrzeby klientów i będą umieli sprawić, że pracownicy będą dzielili się wiedzą. Następnie, kiedy te podstawy będą ustanowione, firmy będą mogły budować kulturę dzielenia się informacjami, która pomoże przyciągnąć i utrzymać więcej iWorkers, co pozwoli na skuteczne prowadzenie działalności w przyszłości.”
Na podstawie informacji firmy Ricoh Polska Sp. z o.o.
