Ba­da­nia ICM dla Ca­non po­ka­zu­ją, że pra­cow­nik eu­ro­pej­skiej fir­my tra­ci dzien­nie śred­nio 25–30 mi­nut na po­szu­ki­wa­nie wa­żnych do­ku­men­tów fir­mo­wych, co da­je aż 90 go­dzin rocz­nie na jed­ne­go pra­cow­nika (wli­cza­jąc 26 dni urlo­po­wych). Jed­no­cze­śnie licz­ba prze­twa­rza­nych do­ku­men­tów i da­nych fir­mo­wych wzra­sta śred­nio o 30% rocz­nie. To du­żo zwa­żyw­szy na fakt, że stan­da­ry­za­cja pro­ce­sów prze­twa­rza­nia i ar­chi­wi­za­cji do­ku­men­tów to trend od wie­lu lat obec­ny zwłasz­cza w śred­nich fir­mach i du­żych kor­po­ra­cjach, które za­trud­nia­ją 50 i wi­ęcej pra­cow­ników.

Su­ma oszczęd­no­ści wy­ni­ka­jąca z ustan­da­ry­zo­wa­nia pro­ce­sów (m.in. ręcz­ne­go prze­twa­rza­nia tra­dy­cyj­nych do­ku­men­tów na e-do­ku­men­ty, wpro­wa­dze­nia za­sad na­zew­nic­twa pli­ków fir­mo­wych) ro­śnie pro­por­cjo­nal­nie do licz­by pra­cow­ni­ków, a do­wo­dem na to jest ilo­ść kon­fe­ren­cji bra­nżo­wych po­świ­ęco­nych obie­go­wi fir­mo­wych do­ku­men­tów. Naj­wi­ęk­sze te­go ro­dza­ju wy­da­rze­nie w Pol­sce – EOiF Gi­ga­Con 2016 – roz­po­czy­na się 27 lip­ca na Sta­dio­nie Na­ro­do­wym w War­sza­wie. Fir­ma Ca­non, ja­ko part­ner głów­ny wy­da­rze­nia, przed­sta­wi pod­czas wy­da­rze­nia in­te­re­su­jące fak­ty na te­mat klu­czo­wych wy­zwań zwi­ąza­nych z prze­jściem or­ga­ni­za­cji na cy­fro­wy mo­del obie­gu in­for­ma­cji. Wstęp na kon­fe­ren­cję Gi­ga­Con jest bez­płat­ny.

Blo­ka­da przy­zwy­cza­jeń

Stan­da­ry­za­cja i wdro­że­nie cy­fro­wych sys­te­mów do prze­twa­rza­nia da­nych fir­mo­wych wci­ąż ro­dzi oba­wy dy­rek­to­rów i me­ne­dże­rów wy­ższe­go szcze­bla. Po­wo­dem nie są jed­nak kosz­ty czy pro­ces ad­ap­ta­cji pra­cow­ni­ków do no­we­go po­rząd­ku. Głów­ną przy­czy­ną są ste­reo­ty­py i „a­na­lo­go­we” przy­zwy­cza­je­nia, które blo­ku­ją pro­ces cy­fro­wej trans­for­ma­cji. Mi­mo ogrom­ne­go wzro­stu zna­cze­nia no­wych tech­no­lo­gii wci­ąż naj­po­pu­lar­niej­szą for­mą prze­cho­wy­wa­nia i ar­chi­wi­zo­wa­nia da­nych są do­ku­men­ty pa­pie­ro­we, które nie tyl­ko podno­szą kosz­ty ope­ra­cyj­ne, ale też ogra­ni­cza­ją do­stęp do in­for­ma­cji o klien­tach pra­cow­ni­kom różnym dzia­łów jed­nej or­ga­ni­za­cji. Dla podno­sze­nia ja­ko­ści ob­słu­gi klien­ta w ra­mach wie­lo­ka­na­ło­wej ko­mu­ni­ka­cji, współpra­ca dy­rek­to­rów ds. IT, mar­ke­tin­gu, ob­słu­gi klien­tów i fi­nan­sów jest klu­czo­wa – je­den wspól­ny mo­del za­rządza­nia in­for­ma­cją o za­cho­wa­niach kon­su­men­tów dla ka­żde­go z tych dzia­łów mo­że przy­nie­ść wy­mier­ne ko­rzy­ści bi­zne­so­we. Pod­czas Gi­ga­Con, obec­ni w stre­fie Ca­non spe­cja­li­ści z dzia­łu Ca­non Bu­si­ness Se­rvi­ces za­pre­zen­tu­ją w prak­ty­ce, jak cy­fro­wa trans­for­ma­cja mo­że zmie­nić obli­cze bi­zne­su. Ek­sper­ci fir­my – Da­riusz Szwed, Ra­fał Pla­czy­ński i Pa­tryk Wąso­wicz – pod­czas otwar­tych pre­lek­cji opo­wie­dzą o ko­rzy­ściach wy­ni­ka­jących z wy­ko­rzy­sta­nia cen­tral­nych na­rzędzi efek­tyw­ne­go za­rządza­nia do­ku­men­ta­mi po­cho­dzący­mi z różnych źródeł, a ta­kże przy­bli­żą kwe­stie bez­pie­cze­ństwa da­nych i au­to­ma­ty­za­cji pro­cesów bi­zne­so­wych z wy­ko­rzy­sta­niem no­wo­cze­snych urządzeń po­łączo­nych w je­den sys­tem.

Ten­den­cje glo­bal­ne

Du­że przed­si­ębior­stwa co­raz chęt­niej wy­ko­rzy­stu­ją out­so­ur­cing usług zwi­ąza­nych z za­rządza­niem do­ku­men­ta­mi i ich prze­twa­rza­niem. We­dług pro­gnoz Tech Na­vio na la­ta 2014–2020 wzrost war­to­ści ryn­ku usług out­so­ur­cingu do­ku­men­tów wy­nie­sie 5,5%. Do­staw­cy ta­kich usług wska­zu­ją na sze­reg ko­rzy­ści wy­ni­ka­jących z cy­fry­za­cji. Naj­wa­żniej­sze z nich to mo­żli­wo­ść in­te­gra­cji z we­wnętrz­ny­mi sys­te­ma­mi firm, wspól­ne cy­fro­we ar­chi­wa da­nych, wy­ko­rzy­sta­nie in­no­wa­cyj­nych urządzeń i opro­gra­mo­wa­nia, umo­żli­wia­jące­go kon­wer­to­wa­nie odręcz­ne­go pi­sma do po­pu­lar­nych for­ma­tów cy­fro­wych (TIFF, JPEG, PDF, PDF/A, za­łącz­ni­ki e-ma­il), wi­ęk­sze bez­pie­cze­ństwo da­nych (roz­bu­do­wa­ne sys­te­my za­bez­pie­czeń) czy wy­ko­rzy­sta­nie na­rzędzi optycz­ne­go roz­po­zna­wa­nia zna­ków (OCR) do kon­wer­sji do­ku­men­tu na edy­to­wal­ny tekst.

„W ostat­nich la­tach za­uwa­ża­my zna­czący wzrost za­in­te­re­so­wa­nia usłu­ga­mi out­so­ur­cin­gu wśród na­szych klien­tów” – przy­zna­je Prze­my­sław Ja­bło­ński, Chan­nel Di­rec­tor, Ca­non Bu­si­ness Se­rvi­ces, Ca­non Pol­ska. „Z na­szych ob­ser­wa­cji wy­ni­ka, że na­wet dy­rek­to­rzy ds. IT nie za­wsze są świa­do­mi wszyst­kich mo­żli­wo­ści wy­ni­kających z wdro­że­nia no­we­go mo­de­lu w przed­si­ębior­stwie. Po­za in­te­li­gent­ną ob­słu­gą do­ku­men­tów i da­nych o klien­tach, wy­spe­cja­li­zo­wa­ny dział Ca­non Bu­si­ness Se­rvi­ces zaj­mu­je się pro­jek­to­wa­niem ela­stycz­nych pro­ce­sów fir­mo­wych oraz ście­żek obie­gu in­for­ma­cji, rów­nież w opar­ciu o urządze­nia mo­bil­ne i ich in­te­gra­cję ze śro­do­wi­skiem fir­mo­wym w mo­de­lu BYOD (Bring Yo­ur Own De­vi­ce), CYOD (Cho­ose Yo­ur Own De­vi­ce), a na­wet SYOD (Smug­gle Yo­ur Own De­vi­ce) w spo­sób w pe­łni bez­piecz­ny dla or­ga­ni­za­cji” – wy­li­cza Ja­bło­ński.

Usłu­ga ja­ko ca­ło­ść

W przy­pad­ku out­so­ur­cin­gu usług, szcze­gól­nie dy­rek­to­rzy ds. IT w bez­po­śred­niej współpra­cy z dy­rek­to­rem fi­nan­so­wym po­win­ni wzi­ąć wi­ęk­szą od­po­wie­dzial­no­ść za pro­ces in­te­gra­cji ob­sza­ru tech­no­lo­gicz­ne­go i bi­zne­so­we­go fir­my. Nie­za­le­żnie od te­go, ja­ki ob­szar dzia­łal­no­ści fir­my zo­sta­nie ob­jęty tym pro­cesem, przy wy­bo­rze part­ne­ra bi­zne­so­we­go war­to prze­ana­li­zo­wać nie tyl­ko ja­ko­ść kon­kret­nych roz­wi­ązań, ale rów­nież kom­pa­ty­bil­no­ść opro­gra­mo­wa­nia z har­dwa­rem czy kom­plek­so­wą ob­słu­gę po­sprze­da­żną. Dzi­ęki te­mu fir­ma będzie mo­gła opty­ma­li­zo­wać co­dzien­ną dzia­łal­no­ść za­rów­no w mo­men­cie wdro­że­nia wy­bra­ne­go mo­de­lu, jak i w przy­szło­ści – wraz ze zmie­nia­jący­mi się po­trze­ba­mi.

Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my Ca­non Pol­ska Sp. z o.o.

• Prze­czy­taj też: Dłu­ższy urlop ro­dzi­ciel­ski i tzw. „be­ci­ko­we” dla pra­cow­ni­ków PWPW S.A.
• Prze­czy­taj też: Za­awan­so­wa­ne urządze­nia wie­lo­funk­cyj­ne Ca­non dla no­wo­cze­snych śro­do­wisk biu­ro­wych
• Prze­czy­taj też: Ac­ti­ve­Jet – mar­ka spor­to­wych emo­cji
• Prze­czy­taj też: Ri­coh Pol­ska part­ne­rem 10. Fe­sti­wa­lu Fil­mu i Sz­tu­ki Dwa Brze­gi
• Prze­czy­taj też: Pierw­sza in­sta­la­cja ko­lo­ro­we­go sys­te­mu atra­men­to­we­go na pa­pier ci­ągły Océ Co­lo­rStre­am 6500 Ch­ro­ma we fran­cu­skiej f
• Prze­czy­taj też: Dru­kar­nia POZKAL ob­cho­dzi ju­bi­le­usz 30-le­cia
• Prze­czy­taj też: Bez­pie­cze­ństwo dru­ku – czy two­je da­ne są na­praw­dę bez­piecz­ne?
• Prze­czy­taj też: 50 lat fir­my Fu­ji­film w Eu­ro­pie
• Prze­czy­taj też: Ca­non no­wym gra­czem na ryn­ku dru­ku 3D w Pol­sce
• Prze­czy­taj też: No­we dru­kar­ki Ca­non se­rii i-SENSYS: wi­ęk­sza pro­duk­tyw­no­ść w du­żych przed­si­ębior­stwach