Badania ICM dla Canon pokazują, że pracownik europejskiej firmy traci dziennie średnio 25-30 minut na poszukiwanie ważnych dokumentów firmowych, co daje aż 90 godzin rocznie na jednego pracownika (wliczając 26 dni urlopowych). Jednocześnie liczba przetwarzanych dokumentów i danych firmowych wzrasta średnio o 30% rocznie. To dużo zważywszy na fakt, że standaryzacja procesów przetwarzania i archiwizacji dokumentów to trend od wielu lat obecny zwłaszcza w średnich firmach i dużych korporacjach, które zatrudniają 50 i więcej pracowników.
Suma oszczędności wynikająca z ustandaryzowania procesów (m.in. ręcznego przetwarzania tradycyjnych dokumentów na e-dokumenty, wprowadzenia zasad nazewnictwa plików firmowych) rośnie proporcjonalnie do liczby pracowników, a dowodem na to jest ilość konferencji branżowych poświęconych obiegowi firmowych dokumentów. Największe tego rodzaju wydarzenie w Polsce – EOiF GigaCon 2016 – rozpoczyna się 27 lipca na Stadionie Narodowym w Warszawie. Firma Canon, jako partner główny wydarzenia, przedstawi podczas wydarzenia interesujące fakty na temat kluczowych wyzwań związanych z przejściem organizacji na cyfrowy model obiegu informacji. Wstęp na konferencję GigaCon jest bezpłatny.
Blokada przyzwyczajeń
Standaryzacja i wdrożenie cyfrowych systemów do przetwarzania danych firmowych wciąż rodzi obawy dyrektorów i menedżerów wyższego szczebla. Powodem nie są jednak koszty czy proces adaptacji pracowników do nowego porządku. Główną przyczyną są stereotypy i „analogowe” przyzwyczajenia, które blokują proces cyfrowej transformacji. Mimo ogromnego wzrostu znaczenia nowych technologii wciąż najpopularniejszą formą przechowywania i archiwizowania danych są dokumenty papierowe, które nie tylko podnoszą koszty operacyjne, ale też ograniczają dostęp do informacji o klientach pracownikom różnym działów jednej organizacji. Dla podnoszenia jakości obsługi klienta w ramach wielokanałowej komunikacji, współpraca dyrektorów ds. IT, marketingu, obsługi klientów i finansów jest kluczowa – jeden wspólny model zarządzania informacją o zachowaniach konsumentów dla każdego z tych działów może przynieść wymierne korzyści biznesowe. Podczas GigaCon, obecni w strefie Canon specjaliści z działu Canon Business Services zaprezentują w praktyce, jak cyfrowa transformacja może zmienić oblicze biznesu. Eksperci firmy – Dariusz Szwed, Rafał Placzyński i Patryk Wąsowicz – podczas otwartych prelekcji opowiedzą o korzyściach wynikających z wykorzystania centralnych narzędzi efektywnego zarządzania dokumentami pochodzącymi z różnych źródeł, a także przybliżą kwestie bezpieczeństwa danych i automatyzacji procesów biznesowych z wykorzystaniem nowoczesnych urządzeń połączonych w jeden system.
Tendencje globalne
Duże przedsiębiorstwa coraz chętniej wykorzystują outsourcing usług związanych z zarządzaniem dokumentami i ich przetwarzaniem. Według prognoz Tech Navio na lata 2014-2020 wzrost wartości rynku usług outsourcingu dokumentów wyniesie 5,5%. Dostawcy takich usług wskazują na szereg korzyści wynikających z cyfryzacji. Najważniejsze z nich to możliwość integracji z wewnętrznymi systemami firm, wspólne cyfrowe archiwa danych, wykorzystanie innowacyjnych urządzeń i oprogramowania, umożliwiającego konwertowanie odręcznego pisma do popularnych formatów cyfrowych (TIFF, JPEG, PDF, PDF/A, załączniki e-mail), większe bezpieczeństwo danych (rozbudowane systemy zabezpieczeń) czy wykorzystanie narzędzi optycznego rozpoznawania znaków (OCR) do konwersji dokumentu na edytowalny tekst.
„W ostatnich latach zauważamy znaczący wzrost zainteresowania usługami outsourcingu wśród naszych klientów” – przyznaje Przemysław Jabłoński, Channel Director, Canon Business Services, Canon Polska. „Z naszych obserwacji wynika, że nawet dyrektorzy ds. IT nie zawsze są świadomi wszystkich możliwości wynikających z wdrożenia nowego modelu w przedsiębiorstwie. Poza inteligentną obsługą dokumentów i danych o klientach, wyspecjalizowany dział Canon Business Services zajmuje się projektowaniem elastycznych procesów firmowych oraz ścieżek obiegu informacji, również w oparciu o urządzenia mobilne i ich integrację ze środowiskiem firmowym w modelu BYOD (Bring Your Own Device), CYOD (Choose Your Own Device), a nawet SYOD (Smuggle Your Own Device) w sposób w pełni bezpieczny dla organizacji” – wylicza Jabłoński.
Usługa jako całość
W przypadku outsourcingu usług, szczególnie dyrektorzy ds. IT w bezpośredniej współpracy z dyrektorem finansowym powinni wziąć większą odpowiedzialność za proces integracji obszaru technologicznego i biznesowego firmy. Niezależnie od tego, jaki obszar działalności firmy zostanie objęty tym procesem, przy wyborze partnera biznesowego warto przeanalizować nie tylko jakość konkretnych rozwiązań, ale również kompatybilność oprogramowania z hardwarem czy kompleksową obsługę posprzedażną. Dzięki temu firma będzie mogła optymalizować codzienną działalność zarówno w momencie wdrożenia wybranego modelu, jak i w przyszłości – wraz ze zmieniającymi się potrzebami.
Na podstawie informacji firmy Canon Polska Sp. z o.o.
