Pa­pier kon­tra ekran, czy­li dla­cze­go pra­cow­ni­cy biu­ro­wi do­ce­nia­ją dru­ko­wa­nie

Je­ste­śmy po­ko­le­niem uży­wa­jącym ekra­nów. Wy­na­le­zie­nie ta­ble­tów, czyt­ni­ków e-bo­oków i smart­fo­nów — ce­chu­jących się co­raz wy­ższą ja­ko­ścią obra­zu — ozna­cza, że pra­cu­je­my z cy­fro­wy­mi tre­ścia­mi na ich ma­try­cach wi­ęcej, niż kie­dy­kol­wiek wcze­śniej. Od­no­si się to zwłasz­cza do młod­sze­go po­ko­le­nia, „e­kra­no­-lat­ków” („scre­ena­ger­s”), które wy­ro­sło w kul­tu­rze opar­tej na uży­wa­niu urządzeń z mo­ni­to­ra­mi, me­di­ów spo­łecz­no­ścio­wych i urządzeń mo­bil­nych. Jed­nak na­wet w obec­nym, cy­fro­wym spo­łe­cze­ństwie pa­pier wci­ąż od­gry­wa zna­czącą ro­lę w pra­cy i ko­mu­ni­ka­cji. Ba­da­nia gru­py po­nad 2400 pra­cow­ni­ków biu­ro­wych w kra­jach ob­sza­ru EMEA, prze­pro­wa­dzo­ne na za­mówie­nie Ep­son Eu­ro­pe (i opu­bli­ko­wa­ne na po­cząt­ku 2017 ro­ku), wska­zu­ją, że aż 86 pro­cent pra­cow­ni­ków ko­rzy­sta z dru­ka­rek co naj­mniej raz dzien­nie. Oso­by, które to ro­bią, dru­ku­ją śred­nio 14 do­ku­men­tów/gra­fik — a to ozna­cza oko­ło 29 stron ka­żde­go dnia.

Czy wy­ko­rzy­sta­nie pa­pie­ru w miej­scu pra­cy ozna­cza, że po­szu­ku­je­my wy­tchnie­nia od ci­ągłe­go wpa­try­wa­nia się w ekran, a mo­że ist­nie­je na­uko­we wy­ja­śnie­nie dla nie­słab­nące­go zna­cze­nia pa­pie­ru? I przy­swa­ja­nie in­for­ma­cji od­czy­ty­wa­nych z pa­pie­ru funk­cjo­nu­je ina­czej niż tych wy­świe­tla­nych?

Kie­dy chce­my szyb­ko przej­rzeć lub prze­czy­tać tekst, czy­ta­nie z ekra­nu jest do­brą opcją. Jed­nak w różnych miej­scach, ta­kich jak szko­ły lub biu­ra, ob­ser­wu­je się, że lu­dzie wci­ąż uży­wa­ją dru­ko­wa­nych stron do uwa­żne­go, ostro­żne­go czy­ta­nia.

W biu­rach wi­ęk­szo­ść dru­ko­wa­nych ma­te­ria­łów to umo­wy czy fak­tu­ry, które we­dług pra­cow­ni­ków sta­no­wią 38 pro­cent wszyst­kich ma­te­ria­łów dru­ko­wa­nych stan­dar­do­wo w ci­ągu zwy­kłe­go dnia pra­cy. Mo­żna to praw­do­po­dob­nie wy­ja­śnić fak­tem, że ta­kie ma­te­ria­ły to za­zwy­czaj dłu­gie tek­sty i często słu­żą ja­ko punkt od­nie­sie­nia w pro­ce­sie po­dej­mo­wa­nia de­cy­zji wy­ma­ga­jących głęb­sze­go zro­zu­mie­nia tek­stu. A po­nie­waż lek­tu­ra i edy­cja umów i fak­tur z re­gu­ły wy­ma­ga sku­pie­nia i wi­ęk­szej uwa­gi, wy­druk na pa­pie­rze jest tu lo­gicz­nym wy­bo­rem.

Za­łącz­ni­ki pocz­ty e-ma­il (29%) i, co za­ska­ku­jące, sa­me wia­do­mo­ści e-ma­il (31%) są ta­kże często dru­ko­wa­ne. Przy sta­łym na­pły­wie pocz­ty elek­tro­nicz­nej ła­two so­bie wy­obra­zić, dla­cze­go wa­żne wia­do­mo­ści i za­łącz­ni­ki wy­ma­ga­jące wi­ęk­szej uwa­gi są prze­no­szo­ne na pa­pier — tym bar­dziej, że pocz­ta e-ma­il to do­mi­nu­jąca for­ma ko­mu­ni­ka­cji w dzi­siej­szym miej­scu pra­cy. Ba­da­nia wska­zu­ją, że licz­ba wy­sy­ła­nych i otrzy­my­wa­nych bi­zne­so­wych wia­do­mo­ści e-ma­il przy­pa­da­jących na pra­cow­ni­ka ka­żde­go dnia wzro­sła do oko­ło 123 w ci­ągu 2016 ro­ku. Ocze­ku­je się, że ta licz­ba wzro­śnie do 126 wia­do­mo­ści wy­sy­ła­nych i otrzy­my­wa­nych w ka­żdy dzień ro­bo­czy do ko­ńca 2019 ro­ku.

Co wi­ęcej, pra­cow­ni­cy pod­kre­śla­ją, że za­zwy­czaj dru­ku­ją ma­te­ria­ły, które ma­ją być udo­stęp­nio­ne­/roz­da­ne współpra­cow­ni­kom (31%), prze­czy­ta­ne (27%) oraz edy­to­wa­ne lub sko­men­to­wa­ne (22%). Ten ostat­ni aspekt pod­kre­śla po­nad po­ło­wa (51%) pra­cow­ni­ków, którzy uwa­ża­ją, że „ła­twiej po­pe­łnić błąd pod­czas edy­cji do­ku­men­tu elek­tro­nicz­ne­go niż wy­dru­ku”.

Co wi­ęcej, in­ne ba­da­nia na­uko­we (Wa­stlund, Re­inik­ka, Nor­lan­der i Ar­cher) wska­zu­ją, że mózg pod­le­ga znacz­nie wi­ęk­szym ob­ci­ąże­niom pod­czas czy­ta­nia na ekra­nie i szyb­ciej się męczy niż w przy­pad­ku czy­ta­nia z pa­pie­ru. Ba­da­nia wska­zu­ją, że mózg mo­że funk­cjo­no­wać le­piej znacz­nie przez dłu­ższy czas w trak­cie czy­ta­nia z pa­pie­ru, pod­czas gdy czy­ta­nie z ekra­nu zu­ży­wa wi­ęcej za­so­bów mózgu, znacz­nie utrud­nia­jąc zro­zu­mie­nie in­for­ma­cji.

Co wi­ęcej, czy­ta­nie z in­te­rak­tyw­nych urządzeń wy­ma­ga wi­ęcej dys­cy­pli­ny, po­nie­waż wi­ąże się z wie­lo­ma roz­pra­sza­jący­mi uwa­gę czyn­ni­ka­mi. Pod­czas czy­ta­nia mo­że po­ja­wić się za­wia­do­mie­nie o wia­do­mo­ści e-ma­il lub mo­żemy mieć po­ku­sę zo­sta­wić do­ku­ment, że­by po­prze­glądać sieć do­stęp­ną „na klik­ni­ęcie my­szy” lub do­tkni­ęcie pal­cem. Pra­ca z pa­pie­rem wi­ąże się z mniej­szą licz­bą roz­pra­sza­jących uwa­gę bo­dźców, a czy­tel­ni­cy mo­gą sku­pić się na jed­nej czyn­no­ści. Co wi­ęcej, an­kie­ta prze­pro­wa­dzo­na wśród stu­den­tów wska­zu­je, że 90 pro­cent z nich chęt­niej wy­ko­nu­je in­ne czyn­no­ści pod­czas czy­ta­nia na ekra­nie, a tyl­ko je­den pro­cent z nich stwier­dza, że wy­ko­ny­wa­li­by in­ne dzia­ła­nia ta­kże pod­czas czy­ta­nia dru­ko­wa­ne­go tek­stu. Być mo­że da się to wy­ja­śnić fak­tem, że do­ku­menty pa­pie­ro­we często uwa­ża­ne są za bar­dziej au­to­ry­ta­tyw­ne i po­wa­żniej­sze w po­rów­na­niu do swo­ich cy­fro­wych od­po­wied­ni­ków i z te­go po­wo­du wy­ma­gają pe­łne­go sku­pie­nia czy­tel­ni­ka. Kie­dy na Two­im biur­ku po­ja­wi się 2000-stro­ni­co­wy ra­port, je­go wa­ga i roz­miar z pew­no­ścią wzbu­dzą wi­ęk­szy sza­cu­nek niż cy­fro­wa ko­pia te­go sa­me­go do­ku­mentu.

Aby pra­co­wać wy­daj­niej, ka­żdy pra­cow­nik mu­si stwier­dzić, co mu w tym po­ma­ga i w ja­kich przy­pad­kach lep­szym wy­bo­rem będzie pra­ca z ekra­nem, a w ja­kich bez ekra­nu. Jed­na­kże, jak twier­dził fu­tu­ry­sta Jack Ul­drich: „ka­żda tech­no­lo­gia ma nie­po­wta­rzal­ne i wy­mier­ne za­le­ty — pa­pier rów­nież. Pa­pier jest praw­do­po­dob­nie najlep­szym wy­na­le­zio­nym na­rzędziem do prze­ka­zy­wa­nia, udo­stęp­nia­nia i roz­po­wszech­nia­nia in­for­ma­cji”. Na tej pod­sta­wie mo­żna stwier­dzić, że do­ku­men­ty pa­pierowe po­zo­sta­ną istot­nym czyn­ni­kiem wspo­ma­gającym wy­daj­ną pra­cę.

Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my Ep­son

• Prze­czy­taj też: SAIP PW or­ga­ni­zu­je zbi­ór­kę ksi­ążek dla Po­la­ków, re­pa­trian­tów z Ka­zach­sta­nu
• Prze­czy­taj też: Bro­ther świ­ętu­je osi­ągni­ęcia Ja­na Gu­ten­ber­ga
• Prze­czy­taj też: Na­gro­da za naj­lep­szą okład­kę ka­ta­lo­gu Ikea w 2016 ro­ku dla użyt­kow­ni­ka roz­wi­ązań fir­my Ko­dak
• Prze­czy­taj też: Sto­ra En­so głów­nym spon­so­rem mi­strzostw świa­ta w nar­ciar­stwie kla­sycz­nym Lah­ti 2017
• Prze­czy­taj też: Ko­dak ogła­sza zwy­ci­ęz­ców na­gro­dy So­no­ra Pla­te Gre­en Le­af Award za 2016 rok: pol­ska dru­kar­nia Roy­al­pack wśród ośmiu
• Prze­czy­taj też: Po­la­r-Mohr świ­ętu­je 111 rocz­ni­cę po­wsta­nia fir­my – ofer­ta spe­cjal­na na wy­bra­ne ma­szy­ny i urządze­nia
• Prze­czy­taj też: Sto­ra En­so wśród świa­to­wych li­de­rów w wal­ce z glo­bal­nym ocie­ple­niem
• Prze­czy­taj też: Dru­gie miej­sce dla pi­łka­rzy z Mo­de­la
• Prze­czy­taj też: Pol­skie Brac­two Ka­wa­le­rów Gu­ten­ber­ga wspie­ra ba­da­nia cer­kwi Świ­ętych Bo­ry­sa i Gle­ba na Ko­ło­ży w Grod­nie
• Prze­czy­taj też: Ca­non po raz ko­lej­ny li­de­rem ja­po­ńskich firm pod względem licz­by pa­ten­tów zgła­sza­nych w USA