Sy­stem Za­rządza­nia Do­ku­men­ta­mi (DMS) jest roz­wi­ąza­niem co­raz chęt­niej wy­ko­rzy­sty­wa­nym przez przed­si­ębior­ców. Wie­le firm de­cy­du­je się na wpro­wa­dze­nie te­go ro­dza­ju opro­gra­mo­wa­nia ja­ko ele­ment uspraw­nie­nia ko­mu­ni­ka­cji i wspól­nej pra­cy z do­ku­men­ta­mi. Jest to przy­ja­zny i wspie­ra­jący dzia­ła­nia sys­tem, który wspie­ra opty­ma­li­za­cję pro­ce­sów bi­zne­so­wych firm. Do­dat­ko­wo na­rzędzia te są w pe­łni do­sto­so­wy­wa­ne do in­dy­wi­du­al­nych po­trzeb sa­mych za­in­te­re­so­wa­nych.

Czym jest Do­cu­ment Ma­na­ge­ment Sy­stem?

DMS po­zwa­la na uła­twie­nie dzia­łań w obrębie firm, w trak­cie dy­na­micz­nie zmie­nia­jącej się sy­tu­acji ryn­ko­wej. Nie od dziś wia­do­mo, że do­stęp do do­ku­men­tów i bez­piecz­ne ich prze­cho­wy­wa­nie są klu­czo­we, za­rów­no na płasz­czy­źnie ży­cia za­wo­do­we­go, jak i pry­wat­ne­go. W zdi­gi­ta­li­zo­wa­nym świe­cie kwe­stią cza­su by­ło wy­ko­rzy­sta­nie tech­no­lo­gii, która uła­twi­ła­by nam ra­dze­nie so­bie z tym za­da­niem.

Ry­nek IT do­sto­so­wał się do zmian sys­te­mo­wych, sa­me­go spo­so­bu pra­cy oraz na­rzędzi, który­mi dys­po­nu­je­my. DMS nie tyl­ko gro­ma­dzi, prze­cho­wu­je i gru­pu­je do­ku­men­ty, po­tra­fi ta­kże roz­po­zna­wać tre­ści, które się na nich znaj­du­ją, co zde­cy­do­wa­nie przy­spie­sza pra­cę z do­ku­men­ta­mi i po­zwa­la do­trzeć do po­żąda­nych tre­ści w szyb­kim tem­pie.

Do­cu­Wa­re In­tel­li­gent In­de­xig to funk­cjo­nal­no­ść au­to­ma­tycz­ne­go ka­te­go­ry­zo­wa­nia do­ku­men­tów oraz roz­po­zna­wa­nia tre­ści i po­bie­ra­nia da­nych, które opi­su­ją do­ku­ment w po­sta­ci ta­gów i ta­bel. Dzi­ęki te­mu mo­żli­we jest au­to­ma­tycz­na ar­chi­wi­za­cja do­ku­mentu, a w efek­cie szyb­kie i in­tu­icyj­ne je­go zna­le­zie­nie w za­so­bach sie­cio­wych oraz po­wi­ąza­nie go w ra­mach pro­ce­su z in­ny­mi wy­ma­ga­ny­mi w or­ga­ni­za­cji do­ku­mentami. Ta­ką wła­śnie funk­cję spe­łnia Do­cu­Wa­re In­tel­li­gent In­de­xing – dzia­ła­jący w śro­do­wi­sku chmu­ro­wym pro­ces, wspo­ma­ga­jący au­to­ma­tycz­ne ucze­nie się Syste­mu w za­kre­sie prze­twa­rza­nia do­ku­men­tów.

Jak wy­gląda pro­ces wdro­że­nia sys­te­mu DMS?

Wdro­że­nie DMS nie jest skom­pli­ko­wa­ne. Obej­mu­je ono im­port różnych ty­pów do­ku­men­tów z wie­lu źródeł, ar­chi­wi­za­cję i wy­szu­ki­wa­nie da­nych oraz prze­pły­wa za­dań zwi­ąza­nych z pra­cą z do­ku­men­tem. Wszyst­kie pa­pie­ro­we do­ku­men­ty zo­sta­ją wpro­wa­dzo­ne do elek­tro­nicz­ne­go obie­gu. Wa­żne jest wy­zna­cze­nie so­bie klu­czo­wych ce­lów w trak­cie di­gi­ta­li­za­cji, co uspraw­ni sam pro­ces, jak i etap wdra­ża­nia pra­cow­ni­ków w funk­cjo­no­wa­nie sy­te­mu. Czas po­świ­ęco­ny na ad­ap­ta­cję szyb­ko przy­nie­sie po­żąda­ne re­zul­ta­ty w po­sta­ci uspraw­nienia dzia­łań fir­my. Trze­ba rów­nież pa­mi­ętać o dłu­go­ter­mi­no­wym utrzy­ma­niu sys­te­mu. W przy­pad­ku ta­kich roz­wi­ązań jak Do­cu­Wa­re Clo­ud to do­staw­ca usłu­gi jest od­po­wie­dzial­ny za nadzór nad utrzy­ma­niem ci­ągło­ści dzia­ła­nia Sy­ste­mu bez­pie­cze­ństwem zgro­ma­dzo­nych da­nych oraz two­rze­niem ko­pii za­pa­so­wych.

„Naj­częściej na­si klien­ci wy­bie­ra­ją na po­czątek kil­ka ob­sza­rów funk­cjo­no­wa­nia Do­cu­Wa­re: Obie­gi różnych ty­pów fak­tur, Tecz­ki pra­cow­ni­cze, Umo­wy i Ko­re­spon­den­cję. Za­zwy­czaj jest to po­czątek dro­gi i sa­tys­fak­cjo­nu­jącej, obo­pól­nej współpra­cy, która ko­ńczy się im­ple­men­ta­cją pe­łne­go roz­wi­ąza­nia. Na­sze do­świad­cze­nie po­ka­zu­je, że naj­wi­ęk­szy­mi ko­rzy­ścia­mi dla firm są: mo­żli­wo­ść pra­cy roz­pro­szo­nej – tak nie­sa­mo­wi­cie obec­nie wa­żnej w kon­te­kście zmie­nio­nej sy­tu­acji bi­zne­so­wej oraz szyb­kie wdro­że­nie, wy­ko­rzy­stu­jące pre­de­fi­nio­wa­ne śro­do­wi­ska chmu­ro­we i bo­ga­tą wie­dzę w za­kre­sie po­pu­lar­nych pro­ce­sów bi­zne­so­wych” – pod­su­mo­wu­je Wło­dzi­mierz Ur­ba­ński, Kie­row­nik Ze­spo­łu Wspar­cia Sprze­da­ży Kom­pu­tro­nik Bi­znes.

Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my Kom­pu­tro­nik Bi­znes

• Prze­czy­taj też: Wy­ko­rzy­sta­nie chmu­ry obli­cze­nio­wej w bi­zne­sie
• Prze­czy­taj też: Kom­pu­tro­nik Bi­znes pod­pi­su­je ko­lej­ne umo­wy na out­so­ur­cing dru­ku
• Prze­czy­taj też: Po­tęga do­ty­ku – MGI Je­tvar­nish 3D One
• Prze­czy­taj też: UNITED CAPS przed­sta­wia pierw­szą w bra­nży ini­cja­ty­wę „De­fi­ne Yo­ur Circ­le”
• Prze­czy­taj też: Sto­ra En­so wy­różnio­na w ra­por­cie śro­do­wi­sko­wym CDP Sup­plier En­ga­ge­ment Ra­ting
• Prze­czy­taj też: Ca­non Pol­ska in­au­gu­ru­je dys­ku­sję wy­daw­ców i dru­ka­rzy. Efek­tów mo­żna od­słu­chać w for­mie pod­ca­stu
• Prze­czy­taj też: „Po­grom­cy mi­tów” Ep­so­na oba­la­ją utar­te ste­reo­ty­py na te­mat dru­ka­rek atra­men­to­wych
• Prze­czy­taj też: G DATA prze­na­li­zo­wa­ła za­gro­że­nia 2020 ro­ku – cy­be­ra­ta­ki co se­kun­dę!
• Prze­czy­taj też: Trud­ny rok 2020: jak zmie­nił się świat – wnio­ski z ba­da­nia na zle­ce­nie Ep­son
• Prze­czy­taj też: Sy­stem ERP, który po­zwa­la kom­plek­so­wo za­rządzać fir­mą