System Zarządzania Dokumentami (DMS) jest rozwiązaniem coraz chętniej wykorzystywanym przez przedsiębiorców. Wiele firm decyduje się na wprowadzenie tego rodzaju oprogramowania jako element usprawnienia komunikacji i wspólnej pracy z dokumentami. Jest to przyjazny i wspierający działania system, który wspiera optymalizację procesów biznesowych firm. Dodatkowo narzędzia te są w pełni dostosowywane do indywidualnych potrzeb samych zainteresowanych.
Czym jest Document Management System?
DMS pozwala na ułatwienie działań w obrębie firm, w trakcie dynamicznie zmieniającej się sytuacji rynkowej. Nie od dziś wiadomo, że dostęp do dokumentów i bezpieczne ich przechowywanie są kluczowe, zarówno na płaszczyźnie życia zawodowego, jak i prywatnego. W zdigitalizowanym świecie kwestią czasu było wykorzystanie technologii, która ułatwiłaby nam radzenie sobie z tym zadaniem.
Rynek IT dostosował się do zmian systemowych, samego sposobu pracy oraz narzędzi, którymi dysponujemy. DMS nie tylko gromadzi, przechowuje i grupuje dokumenty, potrafi także rozpoznawać treści, które się na nich znajdują, co zdecydowanie przyspiesza pracę z dokumentami i pozwala dotrzeć do pożądanych treści w szybkim tempie.
DocuWare Intelligent Indexig to funkcjonalność automatycznego kategoryzowania dokumentów oraz rozpoznawania treści i pobierania danych, które opisują dokument w postaci tagów i tabel. Dzięki temu możliwe jest automatyczna archiwizacja dokumentu, a w efekcie szybkie i intuicyjne jego znalezienie w zasobach sieciowych oraz powiązanie go w ramach procesu z innymi wymaganymi w organizacji dokumentami. Taką właśnie funkcję spełnia DocuWare Intelligent Indexing – działający w środowisku chmurowym proces, wspomagający automatyczne uczenie się Systemu w zakresie przetwarzania dokumentów.
Jak wygląda proces wdrożenia systemu DMS?
Wdrożenie DMS nie jest skomplikowane. Obejmuje ono import różnych typów dokumentów z wielu źródeł, archiwizację i wyszukiwanie danych oraz przepływa zadań związanych z pracą z dokumentem. Wszystkie papierowe dokumenty zostają wprowadzone do elektronicznego obiegu. Ważne jest wyznaczenie sobie kluczowych celów w trakcie digitalizacji, co usprawni sam proces, jak i etap wdrażania pracowników w funkcjonowanie sytemu. Czas poświęcony na adaptację szybko przyniesie pożądane rezultaty w postaci usprawnienia działań firmy. Trzeba również pamiętać o długoterminowym utrzymaniu systemu. W przypadku takich rozwiązań jak DocuWare Cloud to dostawca usługi jest odpowiedzialny za nadzór nad utrzymaniem ciągłości działania Systemu bezpieczeństwem zgromadzonych danych oraz tworzeniem kopii zapasowych.
"Najczęściej nasi klienci wybierają na początek kilka obszarów funkcjonowania DocuWare: Obiegi różnych typów faktur, Teczki pracownicze, Umowy i Korespondencję. Zazwyczaj jest to początek drogi i satysfakcjonującej, obopólnej współpracy, która kończy się implementacją pełnego rozwiązania. Nasze doświadczenie pokazuje, że największymi korzyściami dla firm są: możliwość pracy rozproszonej – tak niesamowicie obecnie ważnej w kontekście zmienionej sytuacji biznesowej oraz szybkie wdrożenie, wykorzystujące predefiniowane środowiska chmurowe i bogatą wiedzę w zakresie popularnych procesów biznesowych" - podsumowuje Włodzimierz Urbański, Kierownik Zespołu Wsparcia Sprzedaży Komputronik Biznes.
Na podstawie informacji firmy Komputronik Biznes
