Coraz więcej polskich firm przechodzi w ostatnich latach cyfrową transformację. Jednym z jej najbardziej istotnych aspektów jest dostosowanie cyfrowego obiegu dokumentów do przepisów ochrony danych osobowych. Wyciek informacji o klientach czy pracownikach to coraz częstsze zagrożenie, które bezpośrednio może się wiązać z karami administracyjnymi. Istnieją jednak sprawdzone sposoby, które pomagają firmom dostosować się do wymogów prawnych – ekspert Canon radzi, jak usprawnić obieg dokumentów w organizacji i tym samym obronić się przed wyciekami danych.
Wiele przedsiębiorstw zrozumiało w ostatnich latach, że transformacja cyfrowa to konieczność. Do najbardziej nieprzekonanych przemówiły pandemiczne lockdowny i związana z nimi praca zdalna lub hybrydowa wprowadzona w organizacjach na szeroką skalę. W ten sposób dane pracowników i klientów nierzadko przeszły z segregatorów do świata cyfrowego. A to powoduje, że do ochrony danych trzeba podejść w zupełnie nowy – cyfrowy – sposób.
– Dysponujemy licznymi danymi świadczącymi o pozytywnym wpływie dobrze przeprowadzonej cyfryzacji firmy na jej zdolności przetwarzania dokumentów oraz poziom bezpieczeństwa danych. Widzimy to też w naszej codziennej pracy – mówi Michał Mikulski, Product Manager – Information Management w Canon Polska. I dodaje, że cyfrowa transformacja może przynieść przedsiębiorstwu wyraźne korzyści: – Kiedy firmę scyfryzuje się według planu, korzystając z rozwiązań od sprawdzonych dostawców, zyski z takiego przedsięwzięcia mogą dotyczyć każdego aspektu działalności firmy. Systemy oszczędzają czas pracowników, wyręczając ich w najbardziej żmudnych czynnościach. Dzięki lepszej organizacji pracy oznaczają też dużo pełniejszą kontrolę nad zachodzącymi w firmie procesami, co gwarantuje spore oszczędności. Wysoki poziom bezpieczeństwa jest w tym kontekście jedną z najważniejszych zalet – wylicza przedstawiciel Canon Polska.
Jak bronić się przed karami?
To właśnie systemy cyfryzujące biura są dziś najpewniejszym sposobem zapewnienia zgodności z wymogami RODO. Najlepiej zwrócić uwagę na tak zwane systemy zarządzania informacjami (Information Management), przeznaczone do pozyskiwania, archiwizacji i efektywnej pracy z informacją w firmie. Oprogramowanie tego typu pozwala odpowiednio przechowywać wrażliwe dokumenty, zapewniając dostęp do danych tylko upoważnionym osobom oraz automatycznie usuwać wrażliwe informacje po określonym czasie. Dużo prostszy staje się także audyt zgodności z RODO – w przypadku jego przeprowadzenia nie trzeba już więcej przeszukiwać obszernych segregatorów. Każdy potrzebny dokument można znaleźć dzięki czytelnym, otagowanym cyfrowym archiwom. Warto wziąć pod uwagę także zagrożenie związane z potencjalnym cyberatakiem. W tym zakresie najbardziej skuteczną ochronę mogą zapewnić systemy oferowane przez dużych producentów. Dzieje się tak, ponieważ firmy technologiczne nie tylko korzystają z najnowocześniejszych rozwiązań w dziedzinie cybersecurity (na przykład najskuteczniejszych protokołów szyfrowania), ale też na bieżąco dbają o aktualizację systemów pod względem aktualnych zagrożeń. Także regularnie wykonywane audyty i certyfikacje poziomu bezpieczeństwa rozwiązań pozwalają osiągnąć wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Takich możliwości często nie posiadają nawet najlepsi lokalni specjaliści – bo to tematy na tyle złożone, że tylko spore zespoły ekspertów IT są w stanie stale trzymać rękę na pulsie.
Michał Mikulski szczególnie podkreśla prostotę wdrożenia takiego rozwiązania: – Warto powiedzieć, że oprogramowanie Information Management jest dziś szyte na miarę poszczególnego przedsiębiorstwa. To znaczy, że każda firma otrzymuje system odpowiadający na jej konkretne potrzeby. Z naszej perspektywy mogę powiedzieć, że jako producent szczególnie dbamy o jak największą intuicyjność wdrażanych rozwiązań. Ostatecznie w całym temacie cyfrowej transformacji chodzi o ułatwianie firmom życia – podsumowuje ekspert Canon Polska.
Tematu ochrony danych osobowych nie należy bagatelizować. Świadczy o tym chociażby wysokość kar, nakładanych przez europejskiego regulatora ds. ochrony danych osobowych. Tylko w pierwszej połowie 2022 roku firmy, w których stwierdzono naruszenia RODO, musiały zapłacić aż 97,29 milionów euro kar. To wzrost aż o 92 proc. względem analogicznego okresu w poprzednim roku. Jak oceniają specjaliści branży prawnej, nacisk na wypełnianie zobowiązań związanych z RODO będzie tylko rósł, zatem im szybciej wdroży się nowoczesne rozwiązania, tym mniejsze jest ryzyko sporej kary administracyjnej.
Na podstawie informacji firmy Canon
