Co­raz wi­ęcej firm w Pol­sce za­uwa­ża ko­niecz­no­ść di­gi­ta­li­za­cji do­ku­men­tów – wy­ni­ka z ba­da­nia ryn­ku B2B, ja­kie na zle­ce­nie Ca­non Pol­ska prze­pro­wa­dzi­ła agen­cja In­si­ght Lab. Jed­nak po­li­ty­ka ska­no­wa­nia w pol­skich przed­si­ębior­stwach wci­ąż jest moc­no nie­jed­no­li­ta. Co zro­bić, aby usys­te­ma­ty­zo­wać i upro­ścić pro­ces di­gi­ta­li­za­cji?

Po­de­jście do dru­ku i cy­fry­za­cji do­ku­men­tów sta­no­wi­ło jed­ną z naj­wa­żniej­szych kwe­stii w ba­da­niu prze­pro­wa­dzo­nym dla Ca­non Pol­ska na prze­ło­mie pa­ździer­ni­ka i li­sto­pa­da 2022 r. na gru­pie 200 śred­nich i du­żych przed­si­ębiorstw. Je­go ce­lem by­ło przed­sta­wie­nie ak­tu­al­nych tren­dów w Pol­sce w ob­sza­rze biu­ro­wym. Jed­nym z pod­sta­wo­wych py­tań by­ła kwe­stia cy­fry­za­cji biu­ra. Ta, jak wy­ni­ka z opu­bli­ko­wa­nych wy­ni­ków ba­da­nia, zy­sku­je co­raz wi­ęk­szą po­pu­lar­no­ść w świe­cie bi­zne­su – od­se­tek firm, które de­kla­ru­ją, że nie roz­wa­ża­ją wpro­wa­dze­nia no­wo­cze­snych tech­no­lo­gii zma­lał o 13 proc. względem ba­da­nia z ubie­głe­go ro­ku.

Czy fir­my ma­ją kon­kret­ne pro­ce­du­ry ska­no­wa­nia?

Je­śli jed­nak cy­fry­zo­wać – to jak? Pod­sta­wo­wą czyn­no­ścią po­zwa­la­jącą wpro­wa­dzić pa­pie­ro­we do­ku­men­ty do świa­ta cy­fro­we­go jest ska­no­wa­nie. Mi­ędzy in­ny­mi ten pro­ces był przedmio­tem ba­da­nia dla Ca­non. Ba­da­cze In­si­ght Lab spy­ta­li an­kie­to­wa­nych czy ich fir­my ma­ją spój­ną po­li­ty­kę ska­no­wa­nia od­no­śnie do do­ku­men­tów ze­wnętrz­nych i we­wnętrz­nych. Od­po­wie­dź? Po­nad po­ło­wa przed­si­ębiorstw od­po­wie­dzia­ła, że ich pra­cow­ni­cy ska­nu­ją fir­mo­wą do­ku­men­ta­cję zgod­nie z ak­tu­al­ny­mi po­trze­ba­mi. 35 proc. firm wdro­ży­ło po­li­ty­kę di­gi­ta­li­za­cji je­dy­nie względem nie­których ka­te­go­rii do­ku­men­tów (ta­kich jak fak­tu­ry, umo­wy al­bo do­ku­men­ty stra­te­gicz­ne).

4 na 10 or­ga­ni­za­cji di­gi­ta­li­zu­jących do­ku­men­ta­cję wpro­wa­dzi­ło cen­tral­ne ska­no­wa­nie wszyst­kich przy­cho­dzących do­ku­men­tów. – To przy­kład za­ufa­nia, ja­kie co­raz wi­ęcej firm za­czy­na po­kła­dać w sys­te­mach cy­fro­wych – twier­dzi Mi­chał Mi­kul­ski, eks­pert od trans­for­ma­cji cy­fro­wej w Ca­non Pol­ska. – W pe­łni zdi­gi­ta­li­zo­wa­ne fir­my le­piej ro­ze­zna­ją się w du­żej ilo­ści do­ku­men­tów i oszczędza­ją fi­zycz­ne miej­sce w biu­rze. Nie mu­szą się też oba­wiać wy­cie­ku wa­żnych da­nych, bo w sys­te­mie do­kład­nie wi­dać, kto i kie­dy po­słu­gi­wał się da­nym pli­kiem – wy­ja­śnia eks­pert Ca­non.

Pod­sta­wa to wy­bór od­po­wied­nie­go ska­ne­ra

Mi­chał Mi­kul­ski ra­dzi fir­mom sta­wia­jącym pierw­sze kro­ki w di­gi­ta­li­za­cji fir­mo­wych pro­ce­dur, roz­po­częcie od do­kład­nej ana­li­zy po­trzeb or­ga­ni­za­cji. – Trze­ba so­bie za­dać py­ta­nie: czy chce­my di­gi­ta­li­zo­wać ca­łe ob­szer­ne ar­chi­wum pa­pie­ro­wych do­ku­men­tów? Czy po­trzebne będzie ska­no­wa­nie wy­bra­nych umów i fak­tur? A mo­że ska­ner po­wi­nien po­ja­wić się w punk­cie ob­słu­gi, gdzie do­ku­men­ty będą ska­no­wa­ne na bie­żąco przy klien­cie? – wy­li­cza eks­pert. To o ty­le istot­ne, że do ka­żde­go z tych za­dań sto­su­je się nie­co in­ne ro­dza­je ska­nerów. Dla przy­kła­du, ska­ne­ry pro­duk­cyj­ne ide­al­nie na­da­ją się do cy­fry­za­cji du­żej ilo­ści do­ku­men­tów pa­pie­ro­wych w krót­kim cza­sie. Z ko­lei biu­ro­we urządze­nia wie­lo­funk­cyj­ne do­brze spraw­dza­ją się w sy­tu­acjach, gdzie ska­no­wa­nie jest oka­zjo­nal­ne, a do­ku­men­ty są w do­brym sta­nie i nie wy­ma­ga­ją spe­cjal­ne­go przy­go­to­wa­nia do di­gi­ta­li­za­cji. Na­to­miast w kan­ce­la­rii, która na bie­żąco ska­nu­je przy­cho­dzące do­ku­men­ty, al­bo w punk­cie ob­słu­gi klien­ta, naj­le­piej za­in­sta­lo­wać nie­wiel­ki ska­ner do do­ku­men­tów z wy­god­nym po­daj­ni­kiem na pa­pier. Jesz­cze do in­nych ce­lów na­da­ją się ska­ne­ry mo­bil­ne, które mo­żna za­brać ze so­bą w de­le­ga­cję al­bo na spo­tka­nie z klien­tem.

Ek­spert Ca­non za­uwa­ża, że w dzi­siej­szych cza­sach pra­co­chłon­na pra­ca z do­ku­men­ta­mi mo­że być zna­ko­mi­cie uspraw­nio­na dzi­ęki in­te­li­gent­ne­mu opro­gra­mo­wa­niu do ska­no­wa­nia. Pro­ste dzia­ła­nia, ta­kie jak obra­ca­nie obra­zu, usu­wa­nie pu­stych stron, kla­sy­fi­ka­cja do­ku­men­tów czy od­czy­ty­wa­nie i we­ry­fi­ka­cja klu­czo­wych in­for­ma­cji, mo­gą być zauto­ma­ty­zo­wa­ne. – Z na­szych ob­ser­wa­cji wy­ni­ka, że naj­wi­ęk­szą fi­zycz­ną prze­szko­dę w du­żych fir­mach sta­no­wi za­zwy­czaj ogrom­ne ar­chi­wum pa­pie­ro­we, które na­le­ży zdi­gi­ta­li­zo­wać, aby pra­ca mo­gła od­by­wać się w jed­no­rod­nym śro­do­wi­sku. Mam jed­nak do­bre wia­do­mo­ści: no­wo­cze­sne ska­ne­ry pro­duk­cyj­ne, we współpra­cy z sys­te­ma­mi za­rządza­nia in­for­ma­cja­mi, które au­to­ma­tycz­nie od­czy­tu­ją tre­ść do­ku­men­tów i umiesz­cza­ją je w wy­god­nych cy­fro­wych ar­chi­wach, sta­no­wią w tym pro­ce­sie wy­daj­ną po­moc – pod­kre­śla Mi­chał Mi­kul­ski.

*Ba­da­nie obie­gu do­ku­men­tów w ra­mach funk­cjo­no­wa­nia śred­nich i du­żych firm w Pol­sce wy­ko­na­no w for­mie an­kie­ty te­le­fo­nicz­nej wspo­ma­ga­nej kom­pu­te­ro­wo (CATI) w okre­sie od 20 pa­ździer­ni­ka do 10 li­sto­pa­da 2022 r. i obej­mo­wa­ło ono 200 prze­pro­wa­dzo­nych wy­wia­dów. Do­bór próby ba­daw­czej miał cha­rak­ter lo­so­wo­-kwo­to­wy.

Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my Ca­non

• Prze­czy­taj też: XSYS ce­le­bru­je ko­bie­ty w tech­ni­ce flek­so­gra­ficz­nej
• Prze­czy­taj też: Ce­le śro­do­wi­sko­we Sun Che­mi­cal i DIC Cor­po­ra­tion zo­sta­ły za­twier­dzo­ne przez Scien­ce Ba­sed Tar­gets
• Prze­czy­taj też: Znacz­na re­duk­cja śla­du CO2 opa­ko­wań kar­to­no­wych w ci­ągu za­le­d­wie 3 lat
• Prze­czy­taj też: Cy­fry­za­cja obie­gu do­ku­men­tów co­raz wa­żniej­sza dla firm z Eu­ro­py Środ­ko­wo­-Wschod­niej
• Prze­czy­taj też: Naj­no­wo­cze­śniej­szy sys­tem do dru­ku cy­fro­we­go Ca­non va­rio­PRINT iX3200 w dru­kar­ni SOWA
• Prze­czy­taj też: Sz­tucz­na in­te­li­gen­cja za­bie­rze pra­cę? Mit. Pra­cow­ni­ków jest na­dal za ma­ło, ale fir­my nie in­we­stu­ją w szko­le­nia
• Prze­czy­taj też: Ca­non zwi­ęk­sza wy­daj­no­ść urządzeń se­rii va­rio­PRINT iX dzi­ęki no­we­mu opro­gra­mo­wa­niu
• Prze­czy­taj też: Ca­non przed­sta­wia Pro­Stre­am 3000 – naj­now­szej ge­ne­ra­cji urządze­nie do dru­ku ro­lo­we­go
• Prze­czy­taj też: Pod­czas tar­gów Re­ma­Days Ca­non prze­ko­ny­wał do za­let au­to­ma­ty­za­cji dru­ku
• Prze­czy­taj też: DKS świ­ętu­je 30 lat dzia­łal­no­ści i pod­su­mo­wu­je tar­gi Re­ma­Days