Choć działy CRD tradycyjnie stosowały technologie analogowe w postaci offsetowych maszyn drukarskich, to czarno-białe i kolorowe drukarki cyfrowe zastąpiły litografię offsetową jako dominująca technologia CRD – ze względu na większe możliwości. Obecnie połowa wszystkich produkcyjnych drukarek cyfrowych jest kupowana przez działy CRD (których jest prawie 45 tysięcy na całym świecie). W rezultacie dział CRD stał się integralną częścią sieci komunikacyjnej i infrastruktury IT przedsiębiorstwa, a zatem – odpowiedzialnością dyrektora IT.
Te dodatkowe obowiązki nie są bez znaczenia, ponieważ 90% ankietowanych przedsiębiorstw uważa druk za „krytyczny” dla swojej działalności i średnio wydaje 2% rocznych obrotów na ten cel (zarówno wewnętrznie, jak i na zlecenia zewnętrzne). Pomimo to raport pokazuje, że wiele firm nie wykorzystuje pełnego potencjału swoich działów CRD ze względu na brak zoptymalizowanych procesów. Wspomina też, że działy CRD zasługują na większą uwagę kierownictwa i że dobrze zarządzane mogą zaoszczędzić do 30 procent kosztu druku zlecanego na zewnątrz, a zatem zwiększyć wydajność biznesową macierzystej organizacji. Ponieważ działy CRD są teraz sterowane cyfrowo, główna rola w zapewnieniu wyższej wydajności przypada działowi IT.
Raport wskazuje na tendencję do drukowania większej ilości materiałów przez działy CRD ze względu na rosnącą jakość i elastyczność druku cyfrowego. Innym ważną przesłanką dla wdrażania druku wewnętrznego, zwłaszcza w branży finansowej oraz instytucjach administracji publicznej, edukacji i służby zdrowia jest bezpieczeństwo danych, w tym ich integralność. Ponieważ bezpieczeństwo jest również jednym z priorytetów działu IT, wspólne, skoordynowane egzekwowanie najlepszych praktyk może mieć kluczowe znaczenie dla firm. Przedsiębiorstwa mogłyby zatem drukować jeszcze więcej samodzielnie, tym samym zyskując korzyści związane ze ściślejszą kontrolą i większym stopniem bezpieczeństwa, gdyby działy CRD mogły wydajniej realizować zadania druku na żądanie. Usprawnienia te można uzyskać przez wdrożenie specjalistycznego oprogramowania, które zapewnia większą automatyzację, oraz przez doskonalenie umiejętności informatycznych personelu CRD.
Oto niektóre ustalenia raportu:
• Rozwój Internetu wywarł duży wpływ na działy CRD – w 2008 roku ponad 65% plików (przy czym odsetek ten rośnie) zostało przesłanych przez sieć, co oznacza istotną zmianę w porównaniu z obiegami papierowych dokumentów sprzed dekady. Wiele działów CRD wdrożyło rozwiązania typu Web-to-Print, które łączą generowanie dokumentów za pomocą aplikacji internetowej z późniejszą komercyjną produkcją zadania – co pozwala ograniczyć liczbę błędów w składanych zleceniach. Większość działów CRD twierdzi, że rozwiązania Web-to-Print przekroczyły ich oczekiwania. Podobnie ponad połowa działów CRD, które są obecne w sieci, odnotowuje „bardzo wysoki” poziom satysfakcji wewnętrznych klientów – preferują oni efektywne i łatwe zlecanie wydruków przez sieć WWW.
• „Przebój” druku cyfrowego, technologia druku zmiennych danych (Variable Data Printing, VDP), przyjmuje się w działach CRD, ale powoli. Choć 94,1% ankietowanych dysponuje rozwiązaniem VDP, w wielu przypadkach była to część pakietu do zarządzania drukiem cyfrowym, uważana za bardziej skomplikowaną, niż być powinna. Dlatego średnio tylko 27% działów CRD regularnie używa rozwiązań VDP.
Działy IT mają zatem do odegrania ważną rolę – muszą wspierać działy CRD, aby przedsiębiorstwa mogły zoptymalizować zwrot z inwestycji. W tym celu powinny:
• Asystować we wdrożeniach programowych narzędzi do automatyzacji przepływów pracy, takich jak Helix Production Workflow. Helix Production Workflow to oprogramowanie firmy Canon, które pozwala uprościć proces zarządzania plikami, ograniczyć błędy, zoptymalizować wykorzystanie sprzętu, wspomóc szerszą integrację oraz zapewnić informacje dla kierownictwa, co przyczynia się do stopniowego wzrostu wydajności oraz długofalowej redukcji kosztów.
• Pomagać działom CRD w efektywnym wykorzystaniu narzędzi VDP poprzez wspieranie w zakresie zarządzania informacjami i analizy danych. Dzięki temu działy sprzedaży, marketingu i CRD mogą wykorzystywać dane o firmie i klientach do tworzenia bardziej skutecznych, spersonalizowanych materiałów komunikacyjnych, które pomagają zdobyć nowych klientów, a nawet usprawnić przepływy gotówkowe.
• Pomagać działom CRD we wdrożeniu narzędzi Web-to-print w celu zoptymalizowania obsługi wewnętrznych klientów, lepszego wykorzystania sprzętu i zwiększenia poziomu satysfakcji użytkowników.
• Zrozumieć specyficzne możliwości urządzeń wyjściowych w dziale CRD i pomóc mu w realizacji odpowiednich zadań druku lub kierować zadania do innych urządzeń drukujących w firmowej flocie zgodnie ze specyfikacją i parametrami dostarczania.
„Druk nie jest już działem «zaplecza». Digitalizacja druku oznacza, że działy CRD mogą i powinny być ściślej zintegrowane z ogólną infrastrukturą firmy. Przy odpowiednim zaangażowaniu i wsparciu ze strony personelu IT działy CRD mogą działać wydajniej i zapewnić wyższy poziom usług, a jednocześnie redukować koszty” – powiedział Mark Lawn, dyrektor ds. strategicznego marketingu rozwiązań profesjonalnych w Canon Europe.
Na podstawie informacji firmy Canon Europa
