Czasem jest tak, że nawet proste prace biurowe - jak kopiowanie czy drukowanie - zajmują nam bardzo dużo czasu. Dlaczego? Drukarka stoi na biurku, skaner w korytarzu, a faks w sekretariacie piętro niżej. Coś, co powinno nam zająć tylko chwilę, nagle staje się bardzo czasochłonnym przedsięwzięciem, które potrafi wybić nas z rytmu wykonywanej właśnie pracy. Bywa też tak, że drukujemy coś po to tylko, żeby nie iść drugi raz do drukarki, a co okazuje się w późniejszym czasie wcale nam niepotrzebne. Są również firmy, które nadmiernie mnożą sprzęt drukujący, co w konsekwencji prowadzi do zbędnego zwiększenia kosztów związanych z wydrukami firmowymi. Nie zdajemy sobie nawet sprawy, że dziś
przeciętna firma może posiadać nawet 10 razy więcej urządzeń drukujących niż faktycznie potrzebuje 1. Tymczasem, jak wskazują badania,
całkowite koszty drukowania i koszty operacyjne mogą pochłonąć do 11% przychodów firmy 2. Jak zatem firma może przeciwdziałać takim sytuacjom? Odpowiedź jest prosta: powinna zacząć zarządzać swoim drukiem.
Sposób drukowania dopasowany do potrzeb
Odpowiedzią na potrzeby rynku jest zaawansowana usługa kompleksowego zarządzania drukiem (Total Managed Print), która za pomocą zewnętrznego konsultingu pomaga dopasować sposób drukowania firmy do jej rzeczywistych potrzeb. Wpływa to nie tylko na poprawienie wydajności pracy i zmniejszenie wydatków związanych z drukowaniem poprzez optymalizację druku, ale także umożliwia dostęp do najnowszych technologii, pozwala nawet z rocznym wyprzedzeniem zaplanować budżet przeznaczony na wydruki czy też, zdejmując ciężar zarządzania infrastrukturą z firmy, powoduje, że nie musi ona martwić się konserwacją posiadanych urządzeń. Przykładem kompleksowej usługi TMP są rozwiązania oferowane przez firmę Oki, które zapewniają wszystko, co potrzebne do poprawy procesów związanych z drukowaniem, zmniejszenia kosztów, zapewnienia bezpieczeństwa i sprawniejszego obiegu dokumentów, a także ekologicznego drukowania. Dziś bowiem dbałość o środowisko to nie tylko energooszczędna żarówka, ale także zmniejszenie ilości zużywanego papieru i inwestycja w bardziej oszczędne urządzenia do naszego biura.
Odpowiednia technologia tam, gdzie jest potrzebna
Inteligentne i efektywne zarządzanie firmowymi procesami druku jest sercem systemu usług zarządzania drukiem Oki.,,
TMP stworzyliśmy w celu zapewnienia usługi zarządzania drukiem dla małych i średnich przedsiębiorstw jak również dla sektora publicznego i korporacyjnego. Obejmuje ono audyt dotychczasowego systemu drukowania dokumentów w firmie, posiadanych urządzeń i używanych materiałów eksploatacyjnych, konsulting, opracowaną na podstawie przeprowadzonej analizy propozycję zmian i usprawnień, wdrożenie proponowanych przez nas rozwiązań, a także okresowe audyty kontrolujące koszty. Elastycznie podchodzimy do każdej firmy, co pozwala nam zarekomendować rozwiązania dopasowane do indywidualnych potrzebach danego biznesu. Dotychczasowe nasze doświadczenia pokazują, że dzięki wdrożeniu naszego system firmy zmniejszają wydatki biurowe związane z drukowanie o 10% do 30%” – mówi Jacek Tarkiewicz Dyrektor Marketingu OKI na region CEE/ER. Jak to działa w praktyce?
W następstwie przeprowadzonego audytu, firma Oki udostępnia niezbędne urządzenia tam, gdzie są one aktualnie potrzebne. Dzięki elastycznemu podejściu można określać potrzeby druku wybranego działu, departamentu czy nawet wskazywać rozwiązania zaspokajające potrzeby indywidualnego pracownika. Wszystko to dzięki 4 prostym krokom: Oszacowaniu ® Propozycji ® Implementacji ® Zarządzaniu, które są realizowane bezpośrednio przez firmę Oki lub jej autoryzowanego partnera.
Specjaliści Oki odwiedzają firmę, by poznać aktualną sytuację i potrzeby związane z drukowaniem. Analizują liczbę drukowanych dokumentów, format (A4/A3), rodzaj druku (mono/kolor), aktualne wydatki, wydajność, wymogi zabezpieczeń, możliwości magazynowe w celu uzyskania dokładnego obrazu potrzeb firmy.
Na podstawie przeprowadzonego audytu i szacunków, firma Oki rekomenduje sposób, w jaki można zoptymalizować pracę urządzeń biurowych w celu oszczędzenia pieniędzy, zwiększenia produktywności, usprawnienia przepływu pracy, ochrony środowiska i zwiększeniu bezpieczeństwa. Dzięki temu firma dokładnie wie, jakie oszczędności przyniesie jej wykorzystanie zaproponowanych rozwiązań.
Profesjonalne wdrożenie wspólnie uzgodnionej strategii. Od urządzeń, poprzez materiały eksploatacyjne, aż do materiałów szkoleniowych dla zespołu IT. Po zakończeniu implementacji programu działań, firma posiada dokładny obraz liczby i rodzaju drukowanych przez nią dokumentów. Dzięki temu bez problemu będzie można z wyprzedzeniem zaplanować wydatki związane z drukowaniem.
Firma jest na bieżąco ze szczegółami dotyczącymi jej wydruków i nowo zoptymalizowanej infrastruktury druku, dzięki dokładnemu raportowaniu. Po zapewnieniu zmniejszenia kosztów w pierwszej fazie, firma Oki kontynuuje monitorowanie potrzeb firmy i rekomenduje dalsze rozwiązania poprawiające m.in. zarządzenie dokumentami, obieg dokumentów cyfrowych i inne działania biurowe.
Korzyści dla firmy
Dzięki wdrożeniu optymalizacji druku w ramach TMP firma szybko odczuwa korzyści płynące z rozwiązań dostosowanych do jej potrzeb i wymagań. Dostaje bowiem informacje, które pomagają podejmować lepsze decyzje w kontekście usług związanych z drukiem firmowym. Uwalnia się także od ciężaru zarządzania infrastrukturą, otrzymuje lepszy zwrot z inwestycji w najnowszą technologię. Zyskuje nie tylko na obniżeniu kosztów drukowania, ale zwiększa również produktywność, lepiej chroni informacje biznesowe, a przede wszystkim chroni środowisko. Jak pokazują badania,
jeśli przedsiębiorstwa zaadoptowałyby najbardziej efektywne procesy drukowania, zużycie materiałów mogłoby być zredukowane o równowartość 1,5 miliona ton CO2, co jest równoważne zniknięciu z ulic 400 000 samochodów
3. To pokazuje, że warto wdrożyć odpowiedni, optymalny system wydruków w firmie. W czasach kryzysu wiele małych i średnich firm bardzo starannie analizuje swoje wydatki ponoszone na marketing w tym druk zewnętrzny i wewnętrzny. Po przeprowadzeniu audytu
w firmie często okazuje się, że poprzez zastosowanie odpowiednich urządzeń i zmianę sposobu drukowania można zachować dotychczasowy poziom wydruków przy jednoczesnym obniżeniu związanych z nimi kosztów. Czasem wymiana kilku starych urządzeń na jedno kompaktowe urządzenie wielofunkcyjne np. Oki MC851 czy Oki MC561, okazuje się być skutecznym rozwiązaniem wielu problemów, z jakimi borykają się firmy w obliczu rynkowego kryzysu.
MC851/861 jest urządzeniem wielofunkcyjnym, które dostosowane jest do potrzeb różnych odbiorców zarówno użytkowników indywidualnych jak i grup roboczych. Dostępne jest w wersji nabiurkowej oraz rozbudowanej o dodatkowy podajnik i szafkę. Posiada możliwości MFP A3, a wymiary i cena są na poziomie kolorowych urządzeń A4. Jest to najbardziej zwarte, kolorowe urządzenie A3 na rynku, które poza realną oszczędnością wydatków, pozwala na jednoczesne wykonywanie kilku zadań. Skanowanie czy kopiowanie w trakcie wykonywanych wydruków bardzo usprawnia pracę. Firma bez problemu może więc ograniczyć zewnętrzne koszty wydruków materiałów marketingowych, wykonując je samodzielnie i mając jednocześnie gwarancję najwyższej jakości wydruku.
MC561 stanowi odpowiedź na zapotrzebowanie rynku w zakresie zwiększonej wydajności
i efektywności. Dedykowane jest do pracy ze średniej wielkości grupą roboczą (1-10 użytkowników), drukując z szybkością 26 str./min w kolorze i 30 stron w czerni. Dzięki połączeniu najważniejszych funkcji biurowych w jednym urządzeniu A4, firma oszczędza pieniądze i czas swoich pracowników.
Więcej informacji na temat Oki można znaleźć pod adresem:
www.oki.pl Na podstawie informacji firmy OKI Systems (Polska)
