Temat
optymalizacji floty drukującej staje się ostatnimi czasy coraz bardziej
popularny. Kolejne przedsiębiorstwa decydują się na podjęcie współpracy
z firmami oferującymi usługi i rozwiązania z zakresu tzw. managed print services. Wciąż jednak wielu właścicieli firm, dyrektorów instytucji pracuje z flotami drukującymi „starego typu”. Tymczasem wprowadzenie zmian w zakresie zarządzania flotą drukującą wiąże się z szeregiem korzyści dla całego przedsiębiorstwa.Co dokładnie może zyskać firma dzięki optymalizacji? 1) Niższe koszty drukowania Podstawową
korzyścią z wdrożenia procedur optymalizacyjnych jest obniżenie kosztów
drukowania – nawet o 30%! Właściciele firm często nie zdają sobie
sprawy z tego, ile tak naprawdę wydają na wydrukowanie pojedynczego
dokumentu. Dopiero porównanie rzeczywistych kosztów produkcji
dokumentów, skalkulowanych w oparciu o zebrane w wyniku rzetelnej
analizy sytuacji zastanej informacji, z szacowanymi wydatkami po
optymalizacji ukazuje, jak wiele można zyskać dzięki odpowiedniemu zaprojektowaniu floty. Zaoszczędzone w ten sposób środki mogą zostać dowolnie wykorzystane na działania kluczowe dla funkcjonowania firmy. 2) Efektywne wykorzystanie urządzeń W
każdej firmie, wśród urządzeń składających się na flotę drukującą,
znajdują się takie, bez których firma nie mogłaby funkcjonować, ale i
takie, które głównie pokrywają się kurzem... Dokładne analizy
użytkowania sprzętu w firmach (poprzedzające etap wdrożenia rozwiązań
optymalizacyjnych) pokazują, że duża część floty często stoi nieużywana.
Jedną z zalet optymalizacji jest taki dobór liczby i rodzaju sprzętu,
aby każde urządzenie było efektywnie wykorzystywane. Warto pamiętać, że
nawet nieużywany sprzęt generuje koszty – magazynowania materiałów
eksploatacyjnych, zużycia prądu w trybie uśpienia. –
Optymalizacja floty pozwoli zatem w pełni wykorzystać potencjał posiadanego sprzętu i zmaksymalizować jego wydajność. – tłumaczy Paweł Grzyb, Optimized Printing Services Product Manager z Konica Minolta Business Solutions Polska. 3) Drukowanie dopasowane do rzeczywistych potrzeb biura Każdy
dział przedsiębiorstwa, tak jak każdy pracownik, ma inne
zapotrzebowanie w zakresie użytkowania floty drukującej. Analiza
wykorzystania sprzętu w firmie pozwala na odpowiednie dobranie typu
urządzeń do każdego departamentu i przypisanie poszczególnym pracownikom
szczegółowych uprawnień. Dzięki personalizacji procedur drukowania
każdy pracownik może produkować potrzebne materiały w sposób efektywny i
zgodny z jego oczekiwaniami i obowiązkami. Ograniczenie specyficznych
funkcji (np. druku w kolorze) oraz nałożenie obowiązku druku
dwustronnego zapobiegają nadmiarowemu zużyciu materiałów
eksploatacyjnych. Ponadto swobodny dostęp pracowników do urządzeń przy
wykorzystaniu kart zbliżeniowych lub kodów PIN pozwala uniknąć tłoku
przy drukarkach, a także zapewnia wygodę użytkowania. 4) Wygodna i tania dystrybucja dokumentów Kolejnym
aspektem mało efektywnego wykorzystania floty drukującej jest
niepotrzebne, „automatyczne” drukowanie wszystkich dokumentów – notatek,
maili, roboczych wersji materiałów korporacyjnych – w celu przekazania
ich dalszym odbiorcom. –
Takie działania generują koszty, których można uniknąć stosując skuteczne procedury digitalizacji korespondencji. – przekonuje Paweł Grzyb. Dokumenty w postaci elektronicznej mogą być następnie łatwo i szybko włączone w obieg i wygodnie przetwarzane. 5) Odciążenie wewnętrznego działu IT Firmowi informatycy
są zwykle bardzo zapracowani i muszą dzielić swój czas pomiędzy szereg
zadań „niecierpiących zwłoki”. Problemy ze sprzętem drukującym są więc
często odkładane na drugi plan. Korzystanie z usług zewnętrznego
podmiotu w zakresie zarządzania flotą drukującą pozwala w znacznym
stopniu odciążyć wewnętrzny dział IT. Zadania związane z konserwacją,
serwisowaniem, zaopatrzeniem w materiały eksploatacyjne są
odpowiedzialnością zatrudnionych zewnętrznie specjalistów. Dla
przedsiębiorstwa oznacza to stale sprawną flotę drukującą i
efektywniejsze wykorzystanie zasobów ludzkich własnego działu IT. 6) Flota pod kontrolą Aby
móc w pełni wykorzystać potencjał floty drukującej, trzeba stale
monitorować jej stan i na bieżąco kontrolować funkcjonowanie. Dzięki
temu możliwe jest wydajne wykorzystanie każdego urządzenia. Automatyczny
odczyt liczników
pozwala na pełny dostęp do wiarygodnych informacji niezbędnych do
sporządzania rozliczeń miesięcznych i wystawiania faktur. Informacje są
pozyskiwane szybko, bez przekłamań i bez konieczności angażowania
pracowników firmy. W oparciu o tak zebrane dane opracowywane są
szczegółowe raporty – dotyczące kosztów, wykorzystania urządzeń itd. 7) Urządzenia pod opieką profesjonalnego serwisu Kolejną
zaletą zoptymalizowania floty drukującej w przedsiębiorstwie jest
możliwość korzystania z profesjonalnych usług serwisowych oferowanych
przez dostawcę. W zależności od indywidualnych potrzeb firmy, umowa
serwisowa może dotyczyć całej floty lub jej części. Urządzenia są
zdalnie monitorowane i objęte opieką przez specjalistów technicznych.
Dzięki temu materiały eksploatacyjne są dostarczane zawsze „na czas”, a
urządzenia naprawiane natychmiast po rozpoznaniu usterki przez system
zarządzający. Korzystanie z profesjonalnej i skutecznej opieki
serwisowej gwarantuje spokój i przekonanie, że użytkowany sprzęt będzie
działał zgodnie z jego przeznaczeniem. Ponadto przekazanie opieki nad
całą flotą jednemu podmiotowi usprawnia procedury serwisowe, przyspiesza
czas reakcji, ułatwia komunikację i przyczynia się do redukcji
wydatków. 8) Zapewnienie bezpieczeństwa środowiska pracy i poufności wydruków W
każdej firmie należy dbać o bezpieczeństwo obiegu dokumentów.
Zoptymalizowanie floty pozwala wdrożyć rozwiązania zapobiegające
zaginięciu wydruków i wyciekom informacji. Umożliwiają to procedury
autoryzacji użytkowników, monitorowanie wszystkich operacji wykonywanych przy urządzeniach oraz rozwiązania
do kontroli procesu produkcji dokumentów. Nadanie pracownikom
szczegółowych uprawnień do korzystania z określonych zasobów zapobiega przejęciu wydruków przez osoby niepowołane. 9) Wydajne zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi Zoptymalizowanie
floty pozwala obniżyć wydatki na materiały eksploatacyjne, nie
rezygnując z zakupu produktów wysokiej jakości. Wynika to ze zlecenia
obowiązku zaopatrzenia biura w materiały eksploatacyjne jednemu
podmiotowi zewnętrznemu oraz kupowania takiej ich ilości, jaka jest
potrzebna. W magazynach nie zalegają więc zapasowe tonery i tusze od
wielu różnych producentów, które nie zostaną już wykorzystane, bo np.
drukarka się zepsuła, a jej naprawa jest nieopłacalna.
– Ponadto
zlecenie zarządzania zaopatrzeniem jednemu podmiotowi zewnętrznemu
pozwala na automatyzację procesu i przyczynia się do skrócenia czasu
przestojów urządzeń. – podkreśla Paweł Grzyb. 10) Oszczędność przestrzeni biurowej Wśród
właścicieli firm często panuje przekonanie, że kolejki pracowników do
drukowania wynikają ze zbyt małej liczby drukarek. Dlatego kupowane są
kolejne urządzenia, co prowadzi do sytuacji, w której stają się one
niewykorzystanymi elementami kultury organizacyjnej biura. Tymczasem
efektywność floty wiąże się z jej racjonalizowaniem, a nie wielkością!
Odpowiednie zaaranżowanie przestrzeni biurowej pod względem pokrycia
urządzeniami drukującymi, dopasowanie liczby pracowników do liczby
drukarek pozwoli oszczędzić miejsce w biurze i stworzyć ergonomiczne
środowisko pracy.
Na podstawie informacji firmy Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o.
