Da­vid Mills, COO w Ri­coh Eu­ro­pe mówi: „Li­de­rzy zda­ją so­bie spra­wę, że mo­żli­wo­ści ja­kie da­je „big da­ta”, wy­kra­cza­ją po­za do­ku­men­ty cy­fro­we i mu­szą do­ty­czyć ta­kże do­ku­men­tów pa­pie­ro­wych, które rów­nież za­wie­ra­ją klu­czo­we dla bi­zne­su in­for­ma­cje. Li­de­rzy są pod pre­sją po­dej­mo­wa­nia wła­ści­wych de­cy­zji, aby wy­pro­wa­dzić swo­je fir­my z kry­zy­su, dla­te­go też zga­dza­ją się, że cy­fry­za­cja i uwol­nie­nie da­nych z do­ku­men­tów pa­pie­ro­wych uspraw­nią po­dej­mo­wa­nie de­cy­zji bi­zne­so­wych. Li­de­rzy prze­wi­du­ją, że do­ku­men­ty pa­pie­ro­we na­dal będą pro­du­ko­wa­ne w fir­mach w du­żych ilo­ściach. Ży­je­my w cza­sach „big­ger da­ta” i mo­żli­wo­ść ła­twe­go do­stępu do in­for­ma­cji, za­rów­no w for­mie elek­tro­nicz­nej, jak i pa­pie­ro­wej jest nie­zbęd­na, gdyż dzi­ęki te­mu or­ga­ni­za­cje mo­gą przy­spie­szyć swo­ją trans­for­ma­cję cy­fro­wą.”

Ba­da­nie ujaw­nia, że po­nad 50 proc. or­ga­ni­za­cji wci­ąż prze­cho­wu­je in­for­ma­cje z ostat­nich 5–10 lat tyl­ko w wer­sji pa­pie­ro­wej. To ma wpływ nie tyl­ko na po­dej­mo­wa­nie de­cy­zji, ale rów­nież na pro­duk­tyw­no­ść i wy­ni­ki. Wi­ęk­szo­ść li­de­rów (63 proc.) zga­dza się, że zna­le­zie­nie po­trzeb­nej in­for­ma­cji w do­ku­men­tach pa­pie­ro­wych tr­wa zbyt dłu­go. Prze­cho­wy­wa­nie da­nych w szaf­kach, ma­ga­zy­nach, piw­ni­cach i w pli­kach na­le­żących do pra­cow­ni­ków, za­zwy­czaj po­chła­nia zna­czące kosz­ty.

Ini­cja­ty­wy „big da­ta”  sku­pia­ły się po­cząt­ko­wo na cy­fro­wych źródłach in­for­ma­cji. Te­raz li­de­rzy bi­zne­so­wi są co­raz bar­dziej świa­do­mi te­go, że zna­cząca war­to­ść le­ży bez­czyn­nie w do­ku­men­tach pa­pie­ro­wych. 76 proc. z nich przy­zna­je, że mo­gli­by wy­ci­ągnąć wnio­ski z po­przed­nie­go kry­zy­su i zre­du­ko­wać wpływ obec­ne­go je­śli mie­li­by ła­twiej­szy do­stęp do da­nych ar­chi­wal­nych. W re­zul­ta­cie, po­nad ¾ re­spon­den­tów spędzi­ła wi­ęcej cza­su na cy­fry­za­cji da­nych ar­chi­wal­nych pod­czas kry­zy­su eko­no­micz­ne­go. Dzia­ły HR, fi­nan­sów i za­mówień wci­ąż w wie­lu przy­pad­kach ko­rzy­sta­ją z do­ku­men­tów pa­pie­ro­wych. Za­zwy­czaj to zgod­no­ść dyk­tu­je w ja­ki spo­sób pew­ne do­ku­men­ty w wer­sji pa­pie­ro­wej (jak np. do­ku­men­ta­cja me­dycz­na) mu­szą być prze­cho­wy­wa­ne. Jed­na­kże, cy­fry­za­cja do­ku­men­tów pa­pie­ro­wych dla wie­lu or­ga­ni­za­cji sta­je się te­raz prio­ry­te­tem. 6 na 10 re­spon­den­tów (57 proc.) chce prze­pro­wa­dzić pe­łną cy­fry­za­cję w ci­ągu naj­bli­ższych 3 lat.

Mills do­da­je: “Pierw­szym kro­kiem na dro­dze do za­rządza­nia „big­ger da­ta” jest odar­cie te­go zja­wi­ska z ta­jem­ni­cy, którą jest owia­ne. Je­den re­zul­tat ma zna­cze­nie. Jest to gro­ma­dze­nie, ana­li­zo­wa­nie i wy­ko­rzy­sty­wa­nie wy­so­kiej ja­ko­ści do­stęp­nych in­for­ma­cji, aby móc za­ofe­ro­wać klien­tom lep­sze usłu­gi, co z ko­lei spra­wi, że zdo­będzie­my ich lo­jal­no­ść. Istot­ne jest, aby kon­ty­nu­ować wy­kra­cza­nie po­za in­for­ma­cję cy­fro­wą. Zna­czące ten­den­cje i wnio­ski z da­nych ar­chi­wal­nych (w tym z tych prze­cho­wy­wa­nych w for­mie pa­pie­ro­wej) po­zwo­lą na uzy­ska­nie pe­łne­go obra­zu i są istot­ne dla dzia­ła­nia fir­my w przy­szło­ści. Kry­zys go­spo­dar­czy pod­kre­ślił ja­kie zna­cze­nie ma dla or­ga­ni­za­cji uzy­ska­nie pe­łne­go spoj­rze­nia na śro­do­wi­sko, które je ota­cza, za­rów­no w prze­szło­ści, jak i obec­nie. Istot­ne jest, aby fir­my wy­ko­rzy­sty­wa­ły wszyst­kie swo­je klu­czo­we in­for­ma­cje w ce­lu uzy­ska­nia prze­wa­gi kon­ku­ren­cyj­nej i uspraw­nie­nia pro­ce­sów de­cy­zyj­nych w przy­szło­ści.”

Wi­ęcej na te­mat wpły­wu zmian tech­no­lo­gicz­nych na stro­nie: http://tho­ugh­tle­ader­ship.ri­co­h-eu­ro­pe.co­m/pl/

• Prze­czy­taj też: Bro­ther or­ga­ni­zu­je ak­cję ca­sh-back dla na­byw­ców wy­bra­nych mo­de­li urządzeń wie­lo­funk­cyj­nych
• Prze­czy­taj też: Przed­si­ębior­cy nie do­ce­nia­ją zna­cze­nia bez­pie­cze­ństwa in­for­ma­cji w za­rządza­niu dru­kiem
• Prze­czy­taj też: No­we mo­no­ch­ro­ma­tycz­ne dru­kar­ki i urządze­nia wie­lo­funk­cyj­ne dla MSP
• Prze­czy­taj też: No­we za­bez­pie­cze­nia pol­skich bank­no­tów obie­go­wych
• Prze­czy­taj też: Ri­coh w Dow Jo­nes Su­sta­ina­bi­li­ty In­di­ces (DJSI)
• Prze­czy­taj też: Hen­ry Hol­land wy­ko­rzy­stu­je mo­żli­wo­ści dru­kar­ki wiel­ko­for­ma­to­wej Ca­non, two­rząc sce­no­gra­fię do po­ka­zu pod­czas Lon­do
• Prze­czy­taj też: Ri­coh Eu­ro­pe ja­ko pierw­sza fir­ma otrzy­ma­ła cer­ty­fi­kat zgod­no­ści z nor­mą ISO 16759
• Prze­czy­taj też: Spraw­ny obieg do­ku­men­tów to po­ten­cjal­ne oszczęd­no­ści i wzrost przy­cho­dów dla firm świad­czących usłu­gi fi­nan­so­we
• Prze­czy­taj też: Ri­coh zdo­by­wa go­dło Com­pTIA Ma­na­ged Print Se­rvi­ces Tru­st­mar­k™
• Prze­czy­taj też: Bu­dow­le z tek­tu­ry fa­li­stej z Mo­del