David Mills, COO w Ricoh Europe mówi: „Liderzy zdają sobie sprawę, że możliwości jakie daje „big data”, wykraczają poza dokumenty cyfrowe i muszą dotyczyć także dokumentów papierowych, które również zawierają kluczowe dla biznesu informacje. Liderzy są pod presją podejmowania właściwych decyzji, aby wyprowadzić swoje firmy z kryzysu, dlatego też zgadzają się, że cyfryzacja i uwolnienie danych z dokumentów papierowych usprawnią podejmowanie decyzji biznesowych. Liderzy przewidują, że dokumenty papierowe nadal będą produkowane w firmach w dużych ilościach. Żyjemy w czasach „bigger data” i możliwość łatwego dostępu do informacji, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej jest niezbędna, gdyż dzięki temu organizacje mogą przyspieszyć swoją transformację cyfrową.”
Badanie ujawnia, że ponad 50 proc. organizacji wciąż przechowuje informacje z ostatnich 5-10 lat tylko w wersji papierowej. To ma wpływ nie tylko na podejmowanie decyzji, ale również na produktywność i wyniki. Większość liderów (63 proc.) zgadza się, że znalezienie potrzebnej informacji w dokumentach papierowych trwa zbyt długo. Przechowywanie danych w szafkach, magazynach, piwnicach i w plikach należących do pracowników, zazwyczaj pochłania znaczące koszty.
Inicjatywy „big data” skupiały się początkowo na cyfrowych źródłach informacji. Teraz liderzy biznesowi są coraz bardziej świadomi tego, że znacząca wartość leży bezczynnie w dokumentach papierowych. 76 proc. z nich przyznaje, że mogliby wyciągnąć wnioski z poprzedniego kryzysu i zredukować wpływ obecnego jeśli mieliby łatwiejszy dostęp do danych archiwalnych. W rezultacie, ponad ¾ respondentów spędziła więcej czasu na cyfryzacji danych archiwalnych podczas kryzysu ekonomicznego. Działy HR, finansów i zamówień wciąż w wielu przypadkach korzystają z dokumentów papierowych. Zazwyczaj to zgodność dyktuje w jaki sposób pewne dokumenty w wersji papierowej (jak np. dokumentacja medyczna) muszą być przechowywane. Jednakże, cyfryzacja dokumentów papierowych dla wielu organizacji staje się teraz priorytetem. 6 na 10 respondentów (57 proc.) chce przeprowadzić pełną cyfryzację w ciągu najbliższych 3 lat.
Mills dodaje: “Pierwszym krokiem na drodze do zarządzania „bigger data” jest odarcie tego zjawiska z tajemnicy, którą jest owiane. Jeden rezultat ma znaczenie. Jest to gromadzenie, analizowanie i wykorzystywanie wysokiej jakości dostępnych informacji, aby móc zaoferować klientom lepsze usługi, co z kolei sprawi, że zdobędziemy ich lojalność. Istotne jest, aby kontynuować wykraczanie poza informację cyfrową. Znaczące tendencje i wnioski z danych archiwalnych (w tym z tych przechowywanych w formie papierowej) pozwolą na uzyskanie pełnego obrazu i są istotne dla działania firmy w przyszłości. Kryzys gospodarczy podkreślił jakie znaczenie ma dla organizacji uzyskanie pełnego spojrzenia na środowisko, które je otacza, zarówno w przeszłości, jak i obecnie. Istotne jest, aby firmy wykorzystywały wszystkie swoje kluczowe informacje w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej i usprawnienia procesów decyzyjnych w przyszłości.”
Więcej na temat wpływu zmian technologicznych na stronie: http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/pl/
Na podstawie informacji firmy Ricoh Polska Sp. z o.o.
