Przedsiębiorstwa produkcyjne odczuwają silną potrzebę ograniczenia kosztów w łańcuchu dostaw. Przejrzystość procesów oraz kontrola nad nimi nigdy nie była tak istotna jak dzisiaj, jednak przedsiębiorcy często mają problem, by ją osiągnąć w obszarze, który jest tak mocno zależny od papieru.
Poleganie na ręcznym wprowadzaniu danych jest czasochłonne i podatne na błędy. Błędy popełnione podczas ręcznie wykonywanych procesów, takich jak, przekazywanie dokumentów, ich kopiowanie i przechowywanie, mogą skumulować się w potencjalnie duży problem. To tworzy bariery pomiędzy osobami w firmie i ważnymi informacjami, co może prowadzić do zmniejszenia wydajności pracowników i w efekcie gorszej obsługi klienta.
Na sprawny łańcuch dostaw składają się rutynowe czynności, które jednak mogą spowodować wąskie gardła, a w konsekwencji powodując, że niemal niemożliwe jest uchwycenie pełnego obrazu procesów, z uwagi na brak przejrzystości i możliwości obserwacji elementów procesu w czasie rzeczywistym. Mając pełny wgląd w dane, przedsiębiorca może reagować na zmiany z każdej strony łańcucha dostaw i rozwiązywać szybko i efektywnie powstające problemy.
Rozwiązanie do inteligentnego przechwytywania rozproszonych dokumentów to pierwszy krok w kierunku większej produktywności w logistyce przedsiębiorstwa. Umożliwia ono przedsiębiorstwom produkcyjnym eliminację błędów popełnianych przez pracowników podczas ręcznego wprowadzania danych, gdyż informacje są pozyskiwane cyfrowo na początku każdego procesu. Rozwiązanie tego typu przekształca procesy posługujące się rozproszonymi informacjami w prosty proces reklamacji przesyłek, który łatwo można zintegrować z istniejącym w firmie systemem.
W ten sposób eliminuje się potrzebę ręcznego wprowadzania danych, zapewniając szybki i wydajny sposób na pozyskiwanie informacji potrzebnych do tego, aby przekształcić podatne na błędy procesy biznesowe na zgrabne, wydajne i przynoszące dochód operacje.
Dzięki wykorzystaniu zaawansowanych funkcji, takich jak inteligentne wyodrębnianie danych, kontekstowe dzielenie się informacjami oraz współdzielone repozytorium danych, organizacja może szybko przetwarzać nawet najbardziej skomplikowane dokumenty.
Oczywiście, samo wytworzenie produktu to jedynie część całego biznesu. Produkty muszą zostać następnie wysłane do klientów lub dystrybutorów. Najczęściej wysyłce towarzyszą gotowe formularze listów przewozowych. To niesie za sobą wyższe koszty druku, mniejszą elastyczność, a także często konieczność ręcznego wprowadzenia danych do cyfrowych procesów działających w firmie. Ponieważ każdy używa tych formularzy, niezbędne jest przechowywanie dokumentów i drogie usługi skanowania, co opóźnia dostęp do dokumentów przewozowych.
Podobnie jak w poprzednim przypadku, automatyzacja oraz cyfryzacja tych procesów może rozwiązań wiele problemów, szczególnie gdy rozwiązanie bardzo łatwo integruje się z istniejącym procesem. Oczywiście, w najbliższej przyszłości będzie istniało zapotrzebowanie na fizyczne dokumenty towarzyszące przesyłkom, ale stosując to podejście, zamiast kosztownych wielostronicowych formularzy będzie to po prostu jednostronicowy formularz drukowany na drukarce laserowej, który trzeba będzie tylko podpisać. To wyeliminuje etapy manualnego rozdzielania dokumentów, mailowania, faksowania i ewidencjonowania. To podejście może przekształcić operacje wysyłkowe, czyniąc proces obiegu listów przewozowych efektywniejszym i prostszym.
Ostatnim elementem układanki jest wdrożenie tej samej technologii w administracji. Nawet dokumenty papierowe i cyfrowe zostaną zintegrowane z rutynowymi procedurami w firmie, wiele przedsiębiorstw wciąż spędza zbyt wiele czasu na uzgadnianiu rozbieżności pomiędzy dokumentami, a także na wyszukiwaniu informacji na serwerach, twardych dyskach czy urządzeniach mobilnych. W rezultacie, coś co powinno być szybką akceptacją płatności, błyskawicznym przygotowaniem wysyłki czy wdrożeniem nowego pracownika, staje się niekończącą wymianą niepotrzebnych emalii, telefonów i dokumentów podróżujących tam i z powrotem pomiędzy biurami.
Dobrze wdrożone oprogramowanie do zarządzania treścią, połączone z precyzyjnymi procesami, umożliwia uproszczenie administracyjnej obsługi faktur, dokumentów z zaopatrzenia, rozliczeń delegacji, dokumentów inwentaryzacyjnych, dokumentów przewozowych, kontraktów, i innych.
Te inteligentne rozwiązania zwiększają wydajność dzięki możliwości wyodrębniania danych z najwyższą dokładnością, zachowując jednocześnie poufność i bezpieczeństwo wrażliwych danych. Pozwala to personelowi administracyjnemu zrobić więcej w krótszym czasie, wykorzystując mniej zasobów i jednocześnie szybko odszukiwać potrzebne dane.
Przemysł ma do zyskania bardzo wiele, jeżeli porzuci „papierowe” praktyki na rzecz nowych rozwiązań, uzyskując poprawę efektywności, zmniejszenie kosztów i generując wyższe przychody.
Lexmark posiada rozwiązania, które łączą trudno dostępne treści – zarówno papierowe jak i cyfrowe – z procesami i osobami, które ich aktualnie potrzebują. Łącząc inteligentne urządzenia, oprogramowanie i usługi, Lexmark usprawnia i automatyzuje obieg dokumentów zwiększając wydajność.
Producent być może nie jest w stanie kontrolować pełnej drogi swojego produktu z fabryki do magazynu, ale może uzyskać lepszą kontrolę nad dokumentami i danymi, które są paliwem w łańcuchu dostaw. Inteligentne rozwiązania Lexmarka do zarządzania treścią mogą zapewnić organizacji pełny ogląd sytuacji, potrzebny do zwiększenia wydajności, a w konsekwencji do rozwoju biznesu.
Grzegorz Najda, Prezes Lexmark Polska
