Wy­daj­ne za­rządza­nie in­for­ma­cją to klu­czo­wy czyn­nik, który od­po­wia­da za efek­tyw­ne funk­cjo­no­wa­nie przed­si­ębior­stwa. Licz­ba do­ku­men­tów i da­nych, które na co dzień prze­twa­rza­ne są przez pra­cow­ni­ków, sta­le ro­śnie. De­ter­mi­nu­je to ko­niecz­no­ść wpro­wa­dze­nia spraw­nych na­rzędzi umo­żli­wia­jących au­to­ma­ty­za­cję pro­ce­sów zwi­ąza­nych z ar­chi­wi­za­cją, za­rządza­niem i po­zy­ski­wa­niem do­ku­men­tów.

In­for­ma­cja sta­no­wi bar­dzo wra­żli­wy za­sób or­ga­ni­za­cji. Aby jej po­ten­cjał mógł być w pe­łni wy­ko­rzy­sta­ny po­win­ny zo­stać spe­łnione okre­ślo­ne wa­run­ki. Do­ku­ment mu­si zo­stać pre­cy­zyj­nie i szyb­ko prze­two­rzo­ny – du­ża część wa­żnych z per­spek­ty­wy funk­cjo­no­wa­nia przed­si­ębior­stwa da­nych np. umo­wy funk­cjo­nu­je w for­mie pa­pie­ro­wej. Po­wi­nien tra­fić do od­po­wied­nie­go miej­sca w sys­te­mie (ka­ta­lo­go­wa­nie i ka­te­go­ry­za­cja) a oso­by, które ko­rzy­sta­ją z nie­go w swo­ich obo­wi­ąz­kach otrzy­mać in­for­ma­cję o je­go do­stęp­no­ści.

Spraw­ne po­zy­ski­wa­nie do­ku­men­tów

In­te­li­gent­ne opro­gra­mo­wa­nie de­dy­ko­wa­ne ska­no­wa­niu Ko­ni­ca Mi­nol­ta Smart Scan 2.0 po­zwa­la w spo­sób in­tu­icyj­ny ze­ska­no­wać i prze­two­rzyć do­ku­ment – czas po­trzeb­ny dla 10 stron to za­le­d­wie 50 se­kund. Co wi­ęcej, uła­twia i upraw­nia pro­ces zwi­ąza­ny z umiesz­cze­niem da­nych w od­po­wied­nim miej­scu na fir­mo­wym ser­we­rze czy prze­sła­niem go do od­po­wied­niej gru­py ad­re­sa­tów. Ca­la czyn­no­ść za­my­ka się w kil­ku ru­chach pal­cem. Opro­gra­mo­wa­nie mo­żna ob­słu­żyć z po­zio­mu pa­ne­lu ste­ro­wa­nia wie­lo­funk­cyj­ne­go urządze­nia dru­ku­jące­go, na którym mo­żna umie­ścić iko­ny zwi­ąza­ne np. dys­try­bu­cją do­ku­mentu czy je­go ka­te­go­ry­za­cją.

Op­ty­ma­li­za­cja pro­ce­dur zwi­ąza­nych z po­zy­ski­wa­niem i prze­twa­rza­niem do­ku­men­tów to pro­ces ko­niecz­ny. Jed­no­cze­śnie na­le­ży oba­lić ste­reo­typ zwi­ąza­ny z wy­so­kim kosz­tem ta­kich wdro­żeń. Fir­ma mo­że wpro­wa­dzić uno­wo­cze­śnie­nia bez do­dat­ko­wych in­we­sty­cji w sprzęt i oprzeć się na za­so­bach, który­mi dys­po­nu­je. Przy wy­ko­rzy­sta­niu funk­cjo­nu­jącej w przed­si­ębior­stwie flo­ty wie­lo­funk­cyj­nych urządzeń dru­ku­jących oraz dzi­ęki za­ku­po­wi do­dat­ko­wych apli­ka­cji de­dy­ko­wa­nych po­zy­ski­wa­niu i prze­twa­rza­niu do­ku­men­tów przed­si­ębior­stwo sto­sun­ko­wo nie­wiel­kim kosz­tem mo­że stwo­rzyć opty­mal­ne śro­do­wi­sko po­zwa­la­jące na spraw­ne ar­chi­wi­zo­wa­nie i di­gi­ta­li­za­cję do­ku­men­tów. W or­ga­ni­za­cjach, które prze­pro­wa­dzi­ły opty­ma­li­za­cję pro­cesów zwi­ąza­nych z dru­kiem i prze­twa­rza­niem do­ku­men­tów, śro­do­wi­sko dru­ku cha­rak­te­ry­zu­je er­go­no­mia, bez­pie­cze­ństwo i do­stęp­no­ść. Wie­lo­funk­cyj­ne urządze­nie dru­kujące znaj­du­je się za­zwy­czaj w pro­mie­niu ok. 5 m od sta­no­wi­ska pra­cy prze­ci­ęt­ne­go użyt­kow­ni­ka, a spo­sób ska­no­wa­nia do­ku­men­tu i wpro­wa­dza­nia do ar­chi­wum elek­tro­nicz­ne­go jest in­tu­icyj­ny i zbli­żo­ny do stan­dar­do­wych dzia­łań ko­pio­wa­nia i dru­ko­wa­nia. In­te­li­gent­ne opro­gra­mo­wa­nie de­dy­ko­wa­niu prze­twa­rza­niu i po­zy­ski­wa­niu do­ku­men­tów po­zwa­la na wy­pra­co­wa­nie efek­tyw­nym pro­ce­dur zwi­ąza­nych z di­gi­ta­li­za­cją da­nych. Co wi­ęcej, ich ob­słu­ga jest bar­dzo in­tu­icyj­na. Po­zwa­la na szyb­ką re­ali­za­cję za­dań zwi­ąza­nych ze ska­no­wa­niem, prze­two­rze­niem do for­ma­tu umo­żli­wia­jące­go dal­szą edy­cję a co naj­wa­żniej­sze umo­żli­wia au­to­ma­tycz­ne przy­pi­sa­nie do do­sto­so­wa­nych do po­trzeb fir­my pre­de­fi­nio­wa­nych ka­te­go­rii i prze­sła­nie do gru­py de­dy­ko­wa­nych osób w fir­mie. Apli­ka­cje mo­gą zo­stać zin­te­gro­wa­ne z ist­nie­jący­mi w fir­mie sys­te­ma­mi, za­pew­nia­ją rów­nież sze­ro­kie mo­żli­wo­ści roz­bu­do­wy.

– Na­rzędzia, których po­trze­bu­je no­wo­cze­sna fir­ma mu­szą za­pew­niać wy­so­ką ja­ko­ść, au­to­ma­ty­za­cję, bez­pie­cze­ństwo do­stępu oraz sze­ro­ki za­kres funk­cjo­nal­no­ści umo­żli­wia­jących pra­cę z do­ku­men­tem w ra­mach ze­spo­łów ro­bo­czych – po­wie­dział Ce­za­ry Świ­der­ski, Kie­row­nik Pro­duk­tu ds. Opro­gra­mo­wa­nia Ko­ni­ca Mi­nol­ta Bu­si­ness So­lu­tions Pol­ska –Pod­czas po­dej­mo­wa­nia de­cy­zji o wy­bo­rze kon­kret­nych roz­wi­ązań na­le­ży zwrócić szcze­gól­ną uwa­gę na mo­żli­wo­ść ich roz­bu­do­wy i ela­stycz­ne­go do­sto­so­wa­nia do no­wych po­trzeb or­ga­ni­za­cji – do­dał.

Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my Ko­ni­ca Mi­nol­ta Bu­si­ness So­lu­tions Pol­ska Sp. z o.o.

• Prze­czy­taj też: Zmia­na na sta­no­wi­sku Pre­si­dent w Ko­ni­ca Mi­nol­ta Bu­si­ness So­lu­tions Eu­ro­pe Gm­bH
• Prze­czy­taj też: Wy­ścig z cza­sem – or­ga­ni­za­cje rządo­we a zmia­ny tech­no­lo­gicz­ne
• Prze­czy­taj też: Ko­ni­ca Mi­nol­ta do­łącza do Mo­pria Al­lian­ce
• Prze­czy­taj też: Jak po­my­śl­nie wdro­żyć sys­tem ERP?
• Prze­czy­taj też: Ko­ni­ca Mi­nol­ta roz­po­czy­na dys­try­bu­cję mar­ki De­ve­lop w Pol­sce
• Prze­czy­taj też: Wolff Tra­ding wspie­ra „Ty­gry­sy”
• Prze­czy­taj też: Ipex 2014: Ko­ni­ca Mi­nol­ta ogła­sza roz­sze­rze­nie port­fo­lio pro­duk­tów
• Prze­czy­taj też: No­we mo­de­le mo­no­ch­ro­ma­tycz­nych MFP od Ko­ni­ca Mi­nol­ta
• Prze­czy­taj też: Druk zmien­nych da­nych, We­b-to­-Print – po­ten­cjał no­wo­cze­snej po­li­gra­fii
• Prze­czy­taj też: Ipex 2014: pla­ny Ko­ni­ca Mi­nol­ta