Wydajne zarządzanie informacją to kluczowy czynnik, który odpowiada za efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Liczba dokumentów i danych, które na co dzień przetwarzane są przez pracowników, stale rośnie. Determinuje to konieczność wprowadzenia sprawnych narzędzi umożliwiających automatyzację procesów związanych z archiwizacją, zarządzaniem i pozyskiwaniem dokumentów.
Informacja stanowi bardzo wrażliwy zasób organizacji. Aby jej potencjał mógł być w pełni wykorzystany powinny zostać spełnione określone warunki. Dokument musi zostać precyzyjnie i szybko przetworzony – duża część ważnych z perspektywy funkcjonowania przedsiębiorstwa danych np. umowy funkcjonuje w formie papierowej. Powinien trafić do odpowiedniego miejsca w systemie (katalogowanie i kategoryzacja) a osoby, które korzystają z niego w swoich obowiązkach otrzymać informację o jego dostępności.
Sprawne pozyskiwanie dokumentów
Inteligentne oprogramowanie dedykowane skanowaniu Konica Minolta Smart Scan 2.0 pozwala w sposób intuicyjny zeskanować i przetworzyć dokument – czas potrzebny dla 10 stron to zaledwie 50 sekund. Co więcej, ułatwia i uprawnia proces związany z umieszczeniem danych w odpowiednim miejscu na firmowym serwerze czy przesłaniem go do odpowiedniej grupy adresatów. Cala czynność zamyka się w kilku ruchach palcem. Oprogramowanie można obsłużyć z poziomu panelu sterowania wielofunkcyjnego urządzenia drukującego, na którym można umieścić ikony związane np. dystrybucją dokumentu czy jego kategoryzacją.
Optymalizacja procedur związanych z pozyskiwaniem i przetwarzaniem dokumentów to proces konieczny. Jednocześnie należy obalić stereotyp związany z wysokim kosztem takich wdrożeń. Firma może wprowadzić unowocześnienia bez dodatkowych inwestycji w sprzęt i oprzeć się na zasobach, którymi dysponuje. Przy wykorzystaniu funkcjonującej w przedsiębiorstwie floty wielofunkcyjnych urządzeń drukujących oraz dzięki zakupowi dodatkowych aplikacji dedykowanych pozyskiwaniu i przetwarzaniu dokumentów przedsiębiorstwo stosunkowo niewielkim kosztem może stworzyć optymalne środowisko pozwalające na sprawne archiwizowanie i digitalizację dokumentów. W organizacjach, które przeprowadziły optymalizację procesów związanych z drukiem i przetwarzaniem dokumentów, środowisko druku charakteryzuje ergonomia, bezpieczeństwo i dostępność. Wielofunkcyjne urządzenie drukujące znajduje się zazwyczaj w promieniu ok. 5 m od stanowiska pracy przeciętnego użytkownika, a sposób skanowania dokumentu i wprowadzania do archiwum elektronicznego jest intuicyjny i zbliżony do standardowych działań kopiowania i drukowania. Inteligentne oprogramowanie dedykowaniu przetwarzaniu i pozyskiwaniu dokumentów pozwala na wypracowanie efektywnym procedur związanych z digitalizacją danych. Co więcej, ich obsługa jest bardzo intuicyjna. Pozwala na szybką realizację zadań związanych ze skanowaniem, przetworzeniem do formatu umożliwiającego dalszą edycję a co najważniejsze umożliwia automatyczne przypisanie do dostosowanych do potrzeb firmy predefiniowanych kategorii i przesłanie do grupy dedykowanych osób w firmie. Aplikacje mogą zostać zintegrowane z istniejącymi w firmie systemami, zapewniają również szerokie możliwości rozbudowy.
– Narzędzia, których potrzebuje nowoczesna firma muszą zapewniać wysoką jakość, automatyzację, bezpieczeństwo dostępu oraz szeroki zakres funkcjonalności umożliwiających pracę z dokumentem w ramach zespołów roboczych – powiedział Cezary Świderski, Kierownik Produktu ds. Oprogramowania Konica Minolta Business Solutions Polska –Podczas podejmowania decyzji o wyborze konkretnych rozwiązań należy zwrócić szczególną uwagę na możliwość ich rozbudowy i elastycznego dostosowania do nowych potrzeb organizacji – dodał.
Na podstawie informacji firmy Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o.
