Jako dostawca oprogramowania biznesowego zauważamy, że dyskusje przyczyniają się do powstawania nowych rozwiązań. W związku z tym, znaczenie współpracy w obrębie przedsiębiorstwa staje się coraz bardziej istotne. Łatwiejsza wymiana informacji, opinii, umiejętności oraz wiedzy między pracownikami i działami firmy prowadzi do sprawniejszego rozwiązywania problemów, szybszego rozwoju projektu, a także sprzyja powstawaniu pomysłów.
Współpraca, mająca na celu poprawę obsługi klienta, jest powszechnie wykorzystywana w systemach wspierających zarządzanie relacjami z klientem (CRM) oraz zarządzanie projektem. Warto, żeby firmy zaczęły czerpać korzyści ze współpracy między pracownikami również w obrębie rozwiązań umożliwiających zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa (ERP).
Dlaczego wykorzystanie współpracy w ramach systemu ERP jest ważne? Przede wszystkim umożliwia ono bardziej elastyczne i szybsze reagowanie na wyzwania. Ponadto zwiększa przejrzystość w obrębie zachodzących procesów oraz umożliwia wykorzystanie zdobytych informacji w celu zapobiegania przyszłym problemom.
Poprzez dostępność zintegrowanych narzędzi współpraca w przedsiębiorstwie jest obecnie łatwiejsza niż dotychczas. Nowoczesne rozwiązania ERP są tworzone z zamysłem bycia społecznościowymi. Oznacza to, że użytkownicy korzystają z platformy jednakowo, współpracując ze sobą wokół przedmiotu działalności lub transakcji w ramach systemu ERP. Zbliża to ludzi z różnych działów, którzy dzielą się swoją wiedzą, i w efekcie, zwiększają produktywność. Takie rozwiązanie promuje współpracę również na zewnątrz firmy, poprawiając komunikację z klientami i dostawcami. Dodatkowo umożliwia ono łatwiejszy dostęp do danych, dzięki czemu decyzje są podejmowane szybciej i skuteczniej.
Elastyczne rozwiązania ERP pozwalają na interakcję użytkowników w czasie rzeczywistym, bez potrzeby dyskusji w zewnętrznym środowisku, takim jak Microsoft Yammer czy Jive. Funkcje współpracy typu wiadomości, powiadomienia o dostępności czy notyfikacje, otrzymują zarówno użytkownicy (jako wewnętrzna funkcja ERP), jak i osoby nie będące użytkownikami ERP (w formie portalu lub aplikacji). Osoby korzystające z tego rozwiązania mogą dostosować sposób swojej pracy bez zmiany środowiska.
Wprowadzenie zintegrowanej współpracy w przedsiębiorstwie likwiduje bariery wewnątrz organizacji oraz pozwala na przepływ informacji w całej grupie. Umożliwia to powstanie środowiska, w którym dzielenie się pomysłami i dokumentowanie ich następuje wewnątrz systemu ERP w czasie rzeczywistym. Eliminuje to, w przeciwieństwie do np. rozmów telefonicznych, możliwość utracenia pozyskanych danych.
Wykorzystanie mechanizmów znanych z sieci społecznościowych pozwala użytkownikom na szybkie dzielenie sie informacjami i odbieranie ich wewnątrz systemu ERP. Dobrze znane funkcjonalności sieci społecznościowych, takie jak kanały wiadomości, hasztagi, aktualizacje statusów czy subskrypcje, ułatwiają wymianę i dystrybucję informacji, porad, działań czy opinii. To z kolei przyspiesza rozwiązywanie problemów oraz zauważenie nowych możliwości biznesowych. Ważna w tym procesie jest możliwość wykorzystania wspólnej wiedzy, doświadczenia oraz umiejętności.
Wraz z rozprzestrzenieniem się urządzeń przenośnych i popularyzacją koncepcji BYOD, stała obecność pracowników w biurze staje się coraz bardziej zbędna. Wynikająca ze współpracy łatwość pozyskania informacji wspomaga ten proces, pozwalając użytkownikowi na subskrypcję jedynie tych informacji, których potrzebuje i kiedy ich potrzebuje.
Warto również zauważyć możliwość tworzenia baz wiedzy, które mogą powstawać dla ważnych i interesujących tematów oraz być dostępne dla stałych lub tymczasowych użytkowników systemu ERP. Za pomocą wykorzystania takich narzędzi jak hasztagi, użytkownicy mogą szukać ściśle określonych informacji lub danych o konkretnych procesach biznesowych. Jest to przydatne zwłaszcza podczas zatrudniania nowych pracowników, jak również w czasie wprowadzania zmian w procesach biznesowych. Informacje przechowywane w systemie ERP są dostępne dla całej firmy.
Dyskusje umożliwiają powstawanie nowych rozwiązań, a crowdsourcing stwarza nowe sposoby wymiany pomysłów wewnątrz firmy.
Narzędzia nowoczesnego systemu ERP oferują nie tylko dużą elastyczność współpracy biznesowej, ale również pozwalają użytkownikom na personalizację i wybór jak i kiedy będą z nich korzystać. Przykładowo: użytkownicy mogą tworzyć nieformalne grupy i wspólnie pracować nad konkretnym zagadnieniem lub projektem, a następnie, po zakończeniu pracy, rozwiązać grupy. Mogą również wybierać informacje poprzez śledzenie odpowiednich kanałów i otrzymywanie powiadomień o wszelkich zmianach w systemie ERP powiązanych m.in. z konkretnym klientem lub projektem. W tym modelu użytkownicy sami mogą uporządkować informacje, których potrzebują. Wykorzystanie w systemie ERP subskrypcji czy informacji na żądanie, to coś, czego nie oferują pozostałe narzędzia wspierające współpracę.
Właściwa współpraca zapewnia przewagę konkurencyjną i jest niezbędna dla przyszłej rentowności wszystkich firm, zwłaszcza tych działających na niestabilnych rynkach, w których zachodzą bardzo złożone procesy. Właściwa współpraca zapewnia lepszą przejrzystość oraz usprawnia relacje zachodzące między różnymi działami. Jednak nie tylko wielkie firmy, ale również małe i średnie przedsiębiorstwa, mogą odnieść korzyści. Narzędzia usprawniające współpracę umożliwiają im dokumentację informacji, wyższy poziom kontroli oraz możliwość śledzenia przebiegu zachodzących procesów.
Rozwiązania ułatwiające współpracę zaczęły zmieniać sposób działania firm. Pracownicy potrzebują więcej informacji dostępnych na żądanie. Ponadto chcą korzystać z technologii, których sposób działania jest im znany. Warto śledzić zachodzące zmiany, ponieważ narzędzia umożliwiające współpracę w ramach systemu ERP oznaczają korzyści dla całego przedsiębiorstwa.
Piotr Krzysztoporski, dyrektor ds. konsultingu IT, Epicor Software Poland
Na podstawie informacji firmy Epicor Software Poland
