Porządek, schemat i doświadczenie – to właśnie odpowiednia organizacja pracy pomogła wielkim umysłom naszych czasów dokonać niesamowitych odkryć i stworzyć wspaniałe wynalazki. Sekretem efektywności pracy jest minimalizacja zbędnych procesów decyzyjnych, na które tracimy nasz cenny czas. Jak często stojąc w biurowej recepcji zastanawiasz się, do której szuflady włożyć fakturę?
Przejrzysty i czytelny system archiwizacji dokumentów pozwala na zachowanie porządku w papierach oraz zwiększenie efektywności pracowników firmy. Ograniczenie czasu poświęcanego na najdrobniejsze sprawy pozwoli im skupić się na większych, poważniejszych wyzwaniach. Zobaczcie jak skutecznie i szybko zorganizować swoje biuro z produktami RAJAPACK, największego dystrybutora opakowań w Europie.
Wirtualne porządki, czyli archiwizacja online
Zanim przejdziesz do ręcznej segregacji dokumentów zadbaj o ład we wszystkich plikach na komputerze. Czynność ta pozwoli Ci usprawnić pracę i ułatwi realizację nawet najbardziej złożonych projektów grupowych. Dodatkowo, dzięki wirtualnej archiwizacji danych uchronimy je przed kradzieżą, uszkodzeniem czy atakami internetowych wirusów. Jest wiele pomocnych aplikacji, dzięki którym uporamy się z bałaganem
w plikach. Najpopularniejszą, darmową aplikacją umożliwiającą archiwizację online jest wirtualny dysk Google. Za jego pomocą możesz poukładać wszystkie dokumenty
w folderach, a nawet nadać dostęp innym, wybranym użytkownikom internetu. Dysk Google umożliwia tworzenie dokumentów, nad którymi może pracować kilka osób równocześnie, a po ich edycji, z powodzeniem możemy zapisać dane na swoim komputerze.
Papierologia ujarzmiona
Mimo że rozwój technologii znacznie zmienił charakter pracy nowoczesnego biura, istnieją pola, na których nie może ona wyprzeć niezbędnej, papierowej dokumentacji. Faktury, umowy, zlecenia,– wszystkie te dokumenty muszą być przechowywane
w formie drukowanej. Jak sobie poradzić z ich porządkowaniem, aby nie zajmowało nam to zbyt wiele czasu?
1. Ocena
Doskonałym sposobem jest poddanie każdego dokumentu krótkiej, rzeczowej analizie. Zadajmy sobie pytanie, czy i do czego jest potrzebny i nadajmy mu odpowiednią wagę. Dokumenty ważne i pilne oznaczmy w odpowiedni sposób. Idealnie do tego celu nadają się kolorowe segregatory firmy RAJAPACK. Umożliwiają łatwy i użyteczny podział dokumentów oraz ich identyfikację. Wystarczy, że w różnokolorowych segregatorach będziemy umieszczać dokumenty o ustalonej przez nas randze.
2. Selekcja
Kolejny krokiem, który pozwoli maksymalnie ograniczyć ilość dokumentacji, jest podział na grupy osób, do których jest ona kierowana. Ta dobra praktyka klasyfikuje odpowiednie dane do wybranych pracowników. Dzięki temu unikniemy dokumentowego chaosu , a pracownicy w łatwiejszy sposób znajdą potrzebne im informacje. Aby ułatwić taką segregację, warto skorzystać z praktycznych przekładek indeksujących, które znajdziemy w ofercie RAJAPACK. Szybko i w prosty sposób umożliwiają one identyfikację wszelkiego rodzaju dokumentów.
3. Archiwizacja
Wszystkie starsze dokumenty, które nie są aktualnie w obiegu, ale wymagają archiwizacji, powinny zostać właściwie opisane i zabezpieczone. W tym celu wykorzystajmy kartony do archiwizacji danych. Te z oferty RAJAPACK posiadają wygodną, otwierającą się do góry pokrywę umożliwiającą szybki dostęp do dokumentów.
Te trzy proste kroki doprowadziły nas do skutecznej segregacji dokumentacji, co przekłada się na oczyszczenie naszej przestrzeni biurowej, którą będziemy mogli zagospodarować tak, aby pracowało się nam jeszcze przyjemniej i efektywniej. Obieg dokumentów jest nieodzownym elementem funkcjonowania każdej najmniejszej firmy. Zadbajmy, aby proces ten był jak najmniej absorbujący.
Na podstawie informacji firmy RAJAPACK
