Po­rządek, sche­mat i do­świad­cze­nie – to wła­śnie od­po­wied­nia or­ga­ni­za­cja pra­cy po­mo­gła wiel­kim umy­słom na­szych cza­sów do­ko­nać nie­sa­mo­wi­tych od­kryć i stwo­rzyć wspa­nia­łe wy­na­laz­ki. Se­kre­tem efek­tyw­no­ści pra­cy jest mi­ni­ma­li­za­cja zbęd­nych pro­ce­sów de­cy­zyj­nych, na które tra­ci­my nasz cen­ny czas. Jak często sto­jąc w biu­ro­wej re­cep­cji za­sta­na­wiasz się, do której szu­fla­dy wło­żyć fak­tu­rę?

Przej­rzy­sty i czy­tel­ny sys­tem ar­chi­wi­za­cji do­ku­men­tów po­zwa­la na za­cho­wa­nie po­rząd­ku w pa­pie­rach oraz zwi­ęk­sze­nie efek­tyw­no­ści pra­cow­ni­ków fir­my. Ogra­ni­cze­nie cza­su po­świ­ęca­ne­go na naj­drob­niej­sze spra­wy po­zwo­li im sku­pić się na wi­ęk­szych, po­wa­żniej­szych wy­zwa­niach. Zo­bacz­cie jak sku­tecz­nie i szyb­ko zor­ga­ni­zo­wać swo­je biu­ro z pro­duk­ta­mi RAJAPACK, naj­wi­ęk­sze­go dys­try­bu­to­ra opa­ko­wań w Eu­ro­pie.

Wir­tu­al­ne po­rząd­ki, czy­li ar­chi­wi­za­cja on­li­ne

Za­nim przej­dziesz do ręcz­nej se­gre­ga­cji do­ku­men­tów za­dbaj o ład we wszyst­kich pli­kach na kom­pu­te­rze. Czyn­no­ść ta po­zwo­li Ci uspraw­nić pra­cę i uła­twi re­ali­za­cję na­wet naj­bar­dziej zło­żo­nych pro­jek­tów gru­po­wych. Do­dat­ko­wo, dzi­ęki wir­tu­al­nej ar­chi­wi­za­cji da­nych uchro­ni­my je przed kra­dzie­żą, uszko­dze­niem czy ata­ka­mi in­ter­ne­to­wych wi­ru­sów. Jest wie­le po­moc­nych apli­ka­cji, dzi­ęki którym upo­ra­my się z ba­ła­ga­nem
w pli­kach. Naj­po­pu­lar­niej­szą, dar­mo­wą apli­ka­cją umo­żli­wia­jącą ar­chi­wi­za­cję on­li­ne jest wir­tu­al­ny dysk Go­ogle. Za je­go po­mo­cą mo­żesz po­ukła­dać wszyst­kie do­ku­men­ty
w fol­de­rach, a na­wet nadać do­stęp in­nym, wy­bra­nym użyt­kow­ni­kom in­ter­ne­tu. Dysk Go­ogle umo­żli­wia two­rze­nie do­ku­men­tów, nad który­mi mo­że pra­co­wać kil­ka osób rów­no­cze­śnie, a po ich edy­cji, z po­wo­dze­niem mo­żemy za­pi­sać da­ne na swo­im kom­pu­te­rze.

Pa­pie­ro­lo­gia ujarz­mio­na

Mi­mo że roz­wój tech­no­lo­gii znacz­nie zmie­nił cha­rak­ter pra­cy no­wo­cze­sne­go biu­ra, ist­nie­ją po­la, na których nie mo­że ona wy­przeć nie­zbęd­nej, pa­pie­ro­wej do­ku­men­ta­cji. Fak­tu­ry, umo­wy, zle­ce­nia,– wszyst­kie te do­ku­men­ty mu­szą być prze­cho­wy­wa­ne
w for­mie dru­ko­wa­nej. Jak so­bie po­ra­dzić z ich po­rząd­ko­wa­niem, aby nie zaj­mo­wa­ło nam to zbyt wie­le cza­su?

1. Oce­na

Do­sko­na­łym spo­so­bem jest pod­da­nie ka­żde­go do­ku­men­tu krót­kiej, rze­czo­wej ana­li­zie. Za­daj­my so­bie py­ta­nie, czy i do cze­go jest po­trzeb­ny i na­daj­my mu od­po­wied­nią wa­gę. Do­ku­men­ty wa­żne i pil­ne oznacz­my w od­po­wied­ni spo­sób. Ide­al­nie do te­go ce­lu na­da­ją się ko­lo­ro­we se­gre­ga­to­ry fir­my RAJAPACK. Umo­żli­wia­ją ła­twy i uży­tecz­ny po­dział do­ku­men­tów oraz ich iden­ty­fi­ka­cję. Wy­star­czy, że w różno­ko­lo­ro­wych se­gre­ga­to­rach będzie­my umiesz­czać do­ku­men­ty o usta­lo­nej przez nas ran­dze.

2. Se­lek­cja

Ko­lej­ny kro­kiem, który po­zwo­li mak­sy­mal­nie ogra­ni­czyć ilo­ść do­ku­men­ta­cji, jest po­dział na gru­py osób, do których jest ona kie­ro­wa­na. Ta do­bra prak­ty­ka kla­sy­fi­ku­je od­po­wied­nie da­ne do wy­bra­nych pra­cow­ni­ków. Dzi­ęki te­mu unik­nie­my do­ku­men­to­we­go cha­osu , a pra­cow­ni­cy w ła­twiej­szy spo­sób znaj­dą po­trzeb­ne im in­for­ma­cje. Aby uła­twić ta­ką se­gre­ga­cję, war­to sko­rzy­stać z prak­tycz­nych prze­kła­dek in­dek­su­jących, które znaj­dzie­my w ofer­cie RAJAPACK. Szyb­ko i w pro­sty spo­sób umo­żli­wia­ją one iden­ty­fi­ka­cję wszel­kie­go ro­dza­ju do­ku­men­tów.

3. Ar­chi­wi­za­cja

Wszyst­kie star­sze do­ku­men­ty, które nie są ak­tu­al­nie w obie­gu, ale wy­ma­ga­ją ar­chi­wi­za­cji, po­win­ny zo­stać wła­ści­wie opi­sa­ne i za­bez­pie­czo­ne. W tym ce­lu wy­ko­rzy­staj­my kar­to­ny do ar­chi­wi­za­cji da­nych. Te z ofer­ty RAJAPACK po­sia­da­ją wy­god­ną, otwie­ra­jącą się do góry po­kry­wę umo­żli­wia­jącą szyb­ki do­stęp do do­ku­men­tów.

Te trzy pro­ste kro­ki do­pro­wa­dzi­ły nas do sku­tecz­nej se­gre­ga­cji do­ku­men­ta­cji, co prze­kła­da się na oczysz­cze­nie na­szej prze­strze­ni biu­ro­wej, którą będzie­my mo­gli za­go­spo­da­ro­wać tak, aby pra­co­wa­ło się nam jesz­cze przy­jem­niej i efek­tyw­niej. Obieg do­ku­men­tów jest nie­odzow­nym ele­men­tem funk­cjo­no­wa­nia ka­żdej naj­mniej­szej fir­my. Zad­baj­my, aby pro­ces ten był jak naj­mniej ab­sor­bu­jący.

Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my RAJAPACK

• Prze­czy­taj też: Ra­port śro­do­wi­sko­wy Sun Che­mi­cal za rok 2015
• Prze­czy­taj też: Ety­kie­ta nie­jed­no ma imię
• Prze­czy­taj też: Żyj i pra­cuj w zgo­dzie z na­tu­rą – eko­lo­gicz­ne roz­wi­ąza­nia fir­my RAJAPACK
• Prze­czy­taj też: Świa­to­wy Dzień Bez­pie­cze­ństwa i Och­ro­ny Zdro­wia w Pra­cy
• Prze­czy­taj też: Opa­ko­wa­nie ja­ko war­to­ść do­da­na
• Prze­czy­taj też: Ko­lek­cja zdjęć So­ni Szóstak do­stęp­na już od 27 kwiet­nia
• Prze­czy­taj też: Wy­da­no Ksi­ęgę znacz­ków 2015
• Prze­czy­taj też: No­wy bank­not ko­lek­cjo­ner­ski z oka­zji 1050. rocz­ni­cy Chrz­tu Pol­ski
• Prze­czy­taj też: Wi­ze­run­ko­wa si­ła opa­ko­wa­nia
• Prze­czy­taj też: Ko­lek­cja „Di­scon­nec­t” by Fo­to­lia – za­pi­ski z podróży trój­ki uta­len­to­wa­nych fo­to­gra­fów