Masterpress SA to przykład przedsiębiorstwa, w którym firma Infosystems SA zrealizowała zupełnie nową strategię dotyczącą wdrożeń tworzonych przez siebie systemów zarządzania. Ta działająca na rynku poligraficznym od 18 lat firma w ciągu zaledwie 5 miesięcy zaimplementowała w olsztyńskiej drukarni pełny system iPackManager, co stało się jednym z rekordów nie tylko dla niej samej, ale także dla konkurencyjnych dostawców podobnych rozwiązań.
Tak krótki czas wdrożenia, który oferuje obecnie Infosystems to efekt nowej strategii – z jednej strony oferowania systemów dopasowanych do potrzeb i specyfiki drukarń w zależności od ich specjalizacji, z drugiej - wdrażania systemów możliwie sprawnie i efektywnie. Taki sukces był możliwy, co podkreśla Mariusz Sosnowski - prezes Infosystems - tylko dzięki doświadczeniu, jakie zdobyła ona w ciągu wielu lat swojej działalności, poznaniu realiów polskiego rynku poligraficznego i opakowaniowego oraz specyfikacji drukarń, a także pracom i ogromnym nakładom nad udoskonalaniem i poszerzaniem oferowanych przez siebie rozwiązań. Sprzyjającą okolicznością niewątpliwie było również to, że w tym projekcie spotkały się lubiące wyzwania zarządy obu firmy.
Masterpress SA to innowacyjne przedsiębiorstwo poligraficzne, specjalizujące się w produkcji etykiet termokurczliwych (shrink sleeve), etykiet samoprzylepnych jak i opakowań jednostkowych z tektury litej. Zaufaniem obdarzają ją liczni producenci słynnych światowych marek, a opakowania wyprodukowane przez tę firmę można znaleźć na produktach sprzedawanych w całej Europie. Firma łączy różne technologie druku w celu uzyskania optymalnego efektu końcowego, zależnie od oczekiwań klienta oraz konkretnego projektu graficznego, co z kolei stanowiło dodatkowe wyzwanie w przypadku wdrożenia systemu do zarządzania.
Wobec komercyjnych sukcesów i szybkiego rozwoju, jaki dokonywał się tu od wielu lat, firma postanowiła rozbudować i unowocześnić swoją drukarnię w Olsztynie, wprowadzając innowacje produktowe i procesowe. „ Jesteśmy w końcowym etapie wydzielenia zakładu offsetowego, by pełniej rozwinąć specjalizację i wdrożyć innowacyjny projekt ABC (Antiseptic Barrier Carton,), powłokę zabezpieczającą druk o właściwościach ograniczających rozmnażanie się grzybów i pleśni o ponad 40% - mówi Mirosław Żywicki, prezes zarządu. - Prowadzone ostatnie badania laboratoryjne są jeszcze bardziej optymistyczne (więcej na www.koopress.com). Zaś zmiany organizacyjne i wydzielenie nowego zakładu pod nazwą Koopress w Olsztynie były idealnym momentem, by przyjrzeć się oferowanym na rynku programom i systemom do zarządzania funkcjonującym w naszej branży i nie tylko. Ostatecznie postanowiliśmy dać szansę rozwiązaniu zaproponowanemu przez firmę Infosystems z założeniem, że w przypadku sukcesu z wdrożeniem w zakładzie offsetowym, arkuszowym w Olsztynie, będziemy podejmować rozmowy nad implementowaniem rozwiązań dla druku rolowego w Białymstoku”.
„Wielu naszych konkurentów zarzuca nam długi czas wdrożeń, ale przyczyną takiego stanu było uczenie się naszej kadry wypracowywania najlepszego sposobu współpracy z osobami odpowiedzialnymi za wdrożenia w firmach - Mówi Mariusz Sosnowski. - Nie zawsze pracownicy są przychylni na zmiany, co z pewnością nie ułatwia nam pracy. Obecnie - po wielu latach doświadczeń i ogromnych inwestycjach, jakie włożyliśmy w udoskonalanie naszych rozwiązań, poznaniu rynku i jego problemów, a także dzięki specjalizacji, jaką wprowadziliśmy w oferowanych przez nas rozwiązaniach, możemy przeprowadzić ich pełne wdrożenie w ciągu niespełna 6 miesięcy. To ogromny postęp, bo jeszcze do niedawna nasza firma wdrażała systemy w okresach od 1 roku nawet do 3 lat. Przykład Masterpress, a także wielu innych zakładów, gdzie robimy to w ciągu kilku miesięcy to dowód naszego sukcesu. Wdrożenia trwają obecnie możliwie krótko i angażują jak najmniejszą liczbę osób po stronie klienta, co daje nam ogromną przewagę konkurencyjną”.
Oprócz okresu wdrożenia dużą przewagę firmie Infosystems, jak zapewnia jej prezes, zapewniło doświadczenie zdobyte podczas wdrożeń w dużych drukarniach opakowaniowych, a więc o takiej samej lub podobnej specyfice jak Masterpress. Funkcjonalność systemu iPackManager opracowana specjalnie dla branży opakowaniowej daje gwarancję, że w trakcie rozwoju firmy system jest już gotowy na kolejne wyzwania, które mogą się pojawić przed producentem opakowań. Wtedy konsultanci Infosystems z łatwością będą mogli skonfigurować dodatkowe funkcje w posiadanym już przez drukarnię systemie .
„Zgodnie z założeniami jakie stawialiśmy wszystkim potencjalnym, szukanym przez nas systemom - mówi Mirosław Żywicki - wspomagającym zarządzanie, wdrożony iPackManager przez firmę Infosystems jest wyposażony w narzędzia wspierające pracę wszystkich osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie – od handlowców, poprzez technologów i grafików, po pracowników działów produkcji, logistyki, magazynu i kontrolerów jakości. Jego wdrożenie usprawnia współpracę pomiędzy nimi, ujednolica obieg dokumentów, standaryzuje procedury obowiązujące w firmie przyczyniając się do poprawy efektywności całej naszej organizacji”. „Jest również optymalnym – co podkreśla Mariusz Sosnowski – narzędziem dla zarządzających. Dostarcza danych ułatwiających podejmowanie decyzji we wszystkich kluczowych obszarach działania firmy – zarówno handlowych, inwestycyjnych jak również kadrowych. Obecnie bowiem równie ważnym jak sam proces wytwarzania opakowań stało się sprawne zarządzanie ich produkcją, które pozwala połączyć wysoką i stabilną jakość oferowanego produktu z opłacalnością i konkurencyjnością biznesową danego przedsiębiorstwa”. „Już dziś zauważam pozytywne zmiany w podejmowaniu decyzji produkcyjnych i biznesowych, dzięki informacjom uzyskiwanym z iPackManager’a” – dodaje Mirosław Żywicki.
iPackManager może przynieść drukarniom także szereg pozytywnych efektów, które przekładają się wprost na ich codzienną działalność, konkurencyjność, a także otwiera przed nimi zupełnie nowe możliwości, czego dowodem jest działalność firmy Masterpress. Do najważniejszych z nich należy precyzyjne obliczanie planowanych i rzeczywistych kosztów z możliwością wyliczenia także kosztu przypadającego na jeden użytek. „Drukarnie często nie zdają sobie sprawy jak wiele tracą z powodu niedoszacowania kosztów danego zlecenia. To w skali miesiąca ogromne pieniądze, nie wspominając już o skali roku czy kilku lat, co mogłoby przełożyć się na oszczędności, pozwalające na przykład na kolejne inwestycje” – mówi Mariusz Sosnowski. Kolejną wartością, jaką może uzyskać firma po wdrożeniu systemu iPackManager, jest możliwość nie tylko kontroli pracowników jej działów produkcji i obsługi klienta; system dostarcza im także rzetelnych informacji niezbędnych do poprawy wydajności. Jest to możliwe dzięki wprowadzanym danym i wskaźnikom, jakie generuje. iPackManager zapewnia także pełną integrację poszczególnych jego modułów w ramach wspólnej bazy danych. W rezultacie każda informacja jest tylko raz wprowadzana do systemu i może być tu wykorzystana i przetwarzana przez wszystkich użytkowników równolegle, co usprawnia całościowe zarządzanie przedsiębiorstwem. Co więcej - nieskomplikowana i przyjazna obsługa systemu iPackManager sprawia, że dzięki zastosowanym interfejsom pracownicy drukarni mogą poruszać się w systemie w sposób przejrzysty, a do jego obsługi nie są wymagane żadne specjalistyczne wykształcenie ani wiedza informatyczna. „To ważne w aspekcie każdego wdrożenia. Często klienci obawiają się, że system wymaga specjalnych umiejętności. To nieprawda, jest wręcz przeciwnie. iPackManager może znacznie lepiej zorganizować pracę poszczególnych osób w przedsiębiorstwie, co przekłada się również na konkretne pieniądze”.
„Oprócz wielu zalet, jakie posiada wdrożone przez nas w olsztyńskim zakładzie Masterpress rozwiązanie – dodaje Mariusz Sosnowski - przynosi ono szereg korzyści, jakie odczuwalne są każdego dnia produkcyjnego w drukarni. Posiadanie systemu skraca czas przestojów spowodowanych ewentualnymi awariami, regulacjami, konserwacją maszyn itp. Dzięki temu drukarnia zmniejsza odpad, jaki powstaje podczas ich przyrządów i rozruchu, a także skraca czas przyrządu i przezbrojenia. System ma także wpływ na poprawę efektywności ich wykorzystania, a także – co również przekłada się na konkretne oszczędności - na efektywność pracy ich operatorów. Pozwala też na zmniejszenie zapasów surowców do produkcji, a co za tym idzie - zmniejszenie zapotrzebowania drukarni na powierzchnię magazynową. Pozwala również diagnozować i eliminować „wąskie gardła” w produkcji”. Romuald Kowalczyk, szef wdrożenia w Masterpress z ramienia Infosystems dodaje: „Rozwiązania proponowane przez Infosystems pozwalają również np. znacząco uprościć proces przyjmowania wyrobów z produkcji za pomocą czytników kodów kreskowych, zapewniając jednocześnie ich pełną identyfikowalność i eliminując ręczne uzupełnianie, które może generować pomyłki. Już na etapie analizy wdrożeniowej, która trwa – tak jak w przypadku Masterpress - około miesiąca, podpowiadamy naszym klientom, z racji znajomości wielu drukarń i rozwiązań w nich zastosowanych – co można poprawić, udoskonalić w ich zakładzie. Jesteśmy bowiem po wielu latach doświadczeń dla naszych partnerów nie tylko firmą wdrożeniową, ale także - a może przede wszystkim - ich doradcą”.
Sama analiza polega na zebraniu najistotniejszych danych i potrzeb klienta. Odbywa się to w formie krótkich spotkań. W możliwe krótkim terminie klient otrzymuje system skonfigurowany według najlepszej wiedzy Infosystems, praktyk stosowanych w branży i wymagań określonych na początku analizy. Jest to podstawą do realizacji wdrożenia, gdzie pracownicy drukarni weryfikują już konkretne rozwiązanie, na którym będą pracować. Pozwala to znacząco skrócić proces wdrożenia systemu, ponieważ użytkownik dokładnie widzi o czym mowa i może sprawdzić na bieżąco efekty wprowadzonych w konfiguracji zmian. Oprócz samej kwestii dostosowania systemu konsultanci Infosystems od razu poruszają kwestie, które występują w każdej drukarni o danej specyfice i proponują konkretne rozwiązania stosowane w branży, które są już zaimplementowane w systemie. A więc często duże tematy, związane chociażby z planowaniem czy kontrolą jakości, sprowadzają się do zebrania dokumentacji i uruchomienia w ciągu kilku tygodni modułu, na którym już można pracować.
Proces wdrożenia w offsetowej drukarni Masterpress, trwający 5 miesięcy, został podzielony na etapy: analizy wdrożeniowej, realizacji, przygotowania do startu produkcyjnego i samego startu. Najbardziej wymagającym z punktu widzenia klienta był etap przygotowania do startu, angażujący całą firmę, która ma przejść na nowy system. „ Nasze doświadczenie jednak – mówi Romuald Kowalczyk - pozwala na staranne zaplanowanie szkoleń i asyst, które pozwalają z kolei na przejście na system praktycznie z dnia na dzień – oczywiście ze wsparciem konsultantów, którzy na bieżąco pomagają użytkowników i weryfikują ich pracę, aby jak najsprawniej wprowadzić ich w działanie w pełni na systemie”. Jak przy innych wdrożeniach często pierwsza trudność z pełnym uruchomieniem systemu wynika z oporu ludzi oraz ich przyzwyczajeń, które spowalniają lub czasami wręcz blokują pracę. Dlatego Infosystems aktywnie uczestniczy w tym ważnym etapie nie tylko przeprowadzając szkolenia, ale monitorując pracę ludzi, wskazując im to co mogą wykonać inaczej lub szybciej oraz których czynności nie muszą już wykonywać, ponieważ są wykonywane przez inne osoby i nie ma już potrzeby ich powielania. Oprócz tego zarząd drukarni otrzymuje szczegółowe zestawienia prac użytkowników generowane z systemu, co daje mu jasną informację o tym czy system już w pełni działa, a jeśli jeszcze nie, to na którym dziale należy się skupić.
Zabiegi, o których powyżej mowa pozwalają firmom, które wdrożą system iPackManager na skrócenie czasu realizacji zamówień, poprawę terminowości wykonania zleconych prac, zmniejszenie kosztów produkcji, co w konsekwencji prowadzi do poprawy jakości i wizerunku przedsiębiorstwa. „Na tym również zależało firmie Masterpress. Jest ona jednym z najprężniej rozwijających się obecnie przedsiębiorstw opakowaniowych w naszym kraju. Jakiekolwiek przestoje w jej produkcji, niedoszacowania kosztów miałyby ogromne znaczenie dla jej wizerunku. Taka firma nie może sobie na to pozwolić - dzięki systemowi iPackManager może czuć się teraz bezpieczniej” – podsumowuje Mariusz Sosnowski.
Na podstawie informacji PAI PrintinPoland.com
