Produkcja personalizowanych wydruków, takich jak wizytówki czy koperty, może stanowić problem dla wielu drukarni. Jak skutecznie zaplanować wydruk kilkuset sztuk kopert ze zmiennymi danymi adresowymi? Czy grubość koperty może stanowić problem dla maszyny drukarskiej? Ekspert Canon Polska radzi, jak uporać się z tym rodzajem trudnych wydruków.
Firmowe wizytówki, elegancka papeteria czy personalizowane koperty od lat stanowią podstawę potrzeb drukarskich każdego przedsiębiorstwa. Nawet w epoce cyfrowej transformacji biznesu tradycyjny list wciąż stanowi podstawę utrzymywania dobrych relacji z klientami.
Niegasnącym zainteresowaniem klientów drukarń cieszą się także zaproszenia na śluby, chrzciny, urodziny oraz inne ważne okazje. Wraz z rozwojem druku cyfrowego wzrastają oczekiwania klientów względem niecodziennej, wyróżniającej się formy zaproszenia. A to bywa problematyczne z technicznego punktu widzenia.
VDP - druk zmiennych danych
- Potencjalne problemy z wydrukiem tego rodzaju często wiążą się z personalizacją treści - mówi Michał Młynarczyk, Professional Print Product Manager w Canon Polska. - Jeśli klient zamówi wydruk trzystu spersonalizowanych kopert, a na każdej z nich będą widnieć inne dane oraz dostosowana do odbiorcy grafika, trudno wyobrazić sobie, że drukarz będzie ręcznie zmieniał treści w każdym pliku - przekonuje ekspert.
To tak zwane VDP (Variable Data Printing), czyli mówiąc prościej: druk zmiennych danych. Według specjalistów od marketingu indywidualne podejście do klienta potrafi znacznie podnieść skuteczność akcji reklamowej. Bezpośrednia, analogowa forma komunikacji powoduje wytworzenie dużo silniejszej więzi między klientem a przedsiębiorcą. Odbiorca widzi, że jest traktowany indywidualnie, co zwiększa jego przywiązanie do marki.
Dlatego, zdaniem Michała Młynarczyka, podstawą w nowoczesnej drukarni powinno być odpowiednie oprogramowanie do sprawnego przygotowywania bardziej skomplikowanych dokumentów, w tym ze zmienną treścią: - Jeszcze kilka lat temu adresowanie kilkuset kopert z firmową korespondencją mogło być naprawdę żmudnym doświadczeniem. Dziś wyręczają nas komputery. Korzystając z nowoczesnego oprogramowania, wystarczy umiejętnie podpiąć bazę danych adresowych, a resztę wykona za nas program. Przygotowanie całej serii wydruków ze zmiennymi danymi to dziś zaledwie kilka sekund pracy - przekonuje ekspert Canon Polska.
Wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania środowiskiem druku pozwala także na bardziej nowoczesne prowadzenie korespondencji seryjnej, na przykład z wykorzystaniem kodów QR. Umieszczone na kopercie lub w liście kody QR umożliwiają konsumentowi uzyskanie większej ilości informacji po zeskanowaniu kodu. Mogą też być pomocne w przypadku korespondencji o charakterze hurtowym.
Drukuj to, co widzisz
Oczywiście przygotowanie plików VDP jest tylko jedną z wielu funkcjonalności nowoczesnych programów. Odpowiednie oprogramowanie pozwoli też w łatwy sposób zapanować nad kolorystyką czy układem graficznym. Producenci sprzętu stawiają dziś na filozofię pracy zwaną w skrócie WYSIWYG. To dziwnie brzmiące słowo stanowi akronim od angielskiego wyrażenia „what you see is what you get”, czyli „to, co widzisz, jest tym, co dostaniesz”.
- Jest to szczególnie ważne w przypadku rozmieszczania dużej ilości małych wydruków na jednym wielkim arkuszu - mówi Michał Młynarczyk. - Dobrym przykładem jest druk wizytówek. To pozornie łatwa sprawa, jednak drukarze mogą mieć problemy z odpowiednim umiejscowieniem poszczególnych grafik, aby przód wizytówki współgrał z tyłem i aby nie generować niepotrzebnej pustej przestrzeni z boku arkusza. Dzisiejsze możliwości programów do przygotowania druku pozwalają ograniczyć liczbę błędów i zminimalizować wydruki próbne do absolutnego minimum. A to, w skali całej drukarni, przekłada się na wymierne oszczędności - przekonuje specjalista.
Maszyny drukarskie coraz bardziej wszechstronne
Jednak problemy z tego rodzajem wydruków nie ograniczają się tylko do personalizacji treści, umiejętnego rozmieszczenia materiałów na arkuszu, kolorystyki oraz innych kwestii rozwiązywalnych przez nowoczesne oprogramowanie. W niejednym przypadku problemem będzie sam materiał i techniczne możliwości nadruku. A idealnym tego przykładem są koperty.
- Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że koperta to prosty materiał do druku. Nic bardziej mylnego. Koperta musi być zagięta i sklejona, co oznacza, że do maszyny drukarskiej trafia bardzo nierównomierne podłoże. Po jednej stronie mamy dwie warstwy papieru, po drugiej trzy albo i więcej, jeśli doliczyć pasek zaklejenia koperty. Co więcej, problemem może być także obecność kleju. Temperatura druku może kopertę skleić albo pofałdować, a wtedy cały wydruk mamy do wyrzucenia – wymienia Michał Młynarczyk.
Dlatego, jak wyjaśnia ekspert Canon Polska, w maszynach drukarskich starszego typu przed drukiem kopert nierzadko trzeba było wymieniać rolki na specjalne, mniej nagrzewające się. Teraz jest to dużo prostsze, bo dobre maszyny drukarskie są już dostosowane do druku na różnego rodzaju trudnych podłożach. Jak wynika ze stworzonych przez specjalistów Canon cyklu filmików instruktażowych, na panelu maszyny wystarczy wybrać rodzaj podłoża i preferowany styl zadruku, a urządzenie samo dostosuje się do narzuconych przez operatora wymagań.
Prostsza praca z długimi arkuszami
Nieco odmiennym, choć pod paroma względami podobnym rodzajem trudnych wydruków, mogą być długie banery. To coraz bardziej popularny format wydruków, teraz tworzonych także przy użyciu urządzeń na papier cięty.
- Wykorzystanie długich arkuszy może przynieść znaczne oszczędności. Ze względu na brak konieczności przycinania każdej kartki z osobna, drukowanie banerów o długości 762 lub 1300 milimetrów może znacząco zmniejszyć zużycie papieru - mówi Michał Młynarczyk. - Warto wspomnieć także o kwestii zużycia maszyn drukarskich. Każde przejście papieru przez maszynę to większe zużycie rolek, zębatek i innych wewnętrznych elementów urządzenia. Im większy jest format wykorzystywanego papieru, tym mniej pracy wykonuje maszyna, co w dalszej perspektywie wydłuża jej żywotność - przekonuje ekspert Canon Polska.
Dlatego coraz więcej drukarni stawia na długie arkusze, kreatywnie podchodząc do kwestii ich wykorzystania. Podobnie jak w przypadku wizytówek, kluczowe znaczenie ma tutaj umiejętne rozmieszczenie materiałów na arkuszu.
- Nowoczesna technika daje klientom dużo większy wybór różnorodnych materiałów, a drukarzom ułatwia pracę nawet nad najtrudniejszymi aplikacjami. Warto korzystać z dostępnych dziś rozwiązań. Mamy nadzieję, że przygotowane przez nas filmy instruktażowe zainspirują wielu drukarzy do odważniejszego korzystania z nietypowych podłoży czy rozwiązań – podsumowuje Michał Młynarczyk.
Na podstawie informacji firmy Canon
