Wygląda na to, że wydarzenia ostatnich miesięcy zweryfikowały nasze wyobrażenie o pracy spoza biura. Znaczenie zdalnych form pracy, na przykład wykorzystania przestrzeni coworkingowych, będzie dynamicznie rosło w najbliższych latach - przewidują eksperci Canon. Dostawcy nowoczesnych rozwiązań technologicznych są już na to gotowi.
- Te trendy dało się dostrzec już od pewnego czasu. Zwłaszcza w państwach Europy Zachodniej systematycznie wzrastało znaczenie pracy zdalnej, coworkingu oraz pracowników-freelancerów – zauważa Dariusz Szwed, Product Business Development Manager w Canon Polska. Ostatecznie "sprawdzam!" powiedział jednak koronawirus - za sprawą pandemii zainteresowanie nowoczesnymi, pozabiurowymi formami pracy znacznie wzrosło. Także w Polsce.
Czym jest coworking?
W języku biznesu to angielskie określenie najczęściej określa po prostu współpracę, wspólne pochylenie się nad konkretnym projektem. Obecnie coraz częściej używa się go dla określenia wynajmowanej przestrzeni pracy. Dla freelancera lub osoby pracującej zdalnie coworking oznacza możliwość wynajęcia przestrzeni we wspólnym biurze. Plusy? Brak domowych "rozpraszaczy", takich jak dzieci, pies, konieczność gotowania obiadu. Dobra lokalizacja, najczęściej w centrum miasta, blisko urzędów lub z dobrym dojazdem do klientów. Możliwość nawiązania kontaktu z innymi coworkerami albo wynajętymi przez biuro fachowcami. A przede wszystkim – technologie biurowe, znacznie ułatwiające pracę i pozwalające oszczędzić czas.
Wśród minusów pracy w przestrzeni coworkingowej najczęściej wymienia się potencjalny hałas, generowany przez sąsiadów zajmujących pobliskie biurka. Obciążeniem mogą być także koszty - miesięczne wynajęcie stanowiska pracy w polskich warunkach kosztuje co najmniej kilkaset złotych.
Wydaje się jednak, że coraz większa liczba pracowników dostrzega zalety pracy coworkingowej. W ujęciu globalnym sektor coworkingu doświadczył okresu dynamicznego wzrostu jeszcze przed pandemią koronawirusa. Z wykonanych parę miesięcy temu badań portalu Deskmag wynika, że pod koniec 2020 roku na świecie będzie ponad 26 tysięcy przestrzeni coworkingowych z niemal 3 milionami pracowników.
Jak przekonuje Dariusz Szwed, branża producentów sprzętu IT obserwuje aktualne tendencje i jest gotowa na zachodzące na rynku pracy zmiany. - Staramy się wyjść naprzeciw nowym potrzebom pracodawców i ich pracowników, oferując im nowoczesne rozwiązania techniczne, dostosowane do preferowanego modelu pracy – mówi ekspert.
Biuro w chmurze
Jakie technologie mogą zatem wspomóc pracowników podczas pracy z przestrzeni coworkingowej? Dariusz Szwed na pierwszym miejscu wymienia rozwiązania oparte o chmurę obliczeniową: - Pracownik biurowy potrzebuje przede wszystkim dostępu do systemów związanych z drukiem, skanowaniem oraz cyfrową ochroną jego biznesu. Wszystko to może dziś dostarczyć oprogramowanie zlokalizowane w sieci. Niczego nie trzeba instalować ani konfigurować – przekonuje.
Możliwości oprogramowania biurowego są dziś naprawdę spore. Wykorzystując inteligentne oprogramowanie Scan2x, skanery są w stanie rozpoznać i odpowiednio przepracować takie dane jak na przykład numer faktury, widniejącą na niej kwotę, datę wystawienia dokumentu, czy nawet ręczny podpis pracownika. Z kolei dzięki wykorzystaniu środowiska uniFLOW Online, drukarki mogą przechowywać dane w chmurze, umożliwiając komfortowe odebranie wydrukowanych dokumentów w dogodnym momencie. Jak przekonuje ekspert Canon Polska, w przestrzeni coworkingowej niezwykle istotna powinna być także funkcjonalność introligatorska użytkowanej maszyny. - Stawiając na nowoczesność, nie wolno zapominać o podstawach. Najemca przestrzeni powinien mieć dostęp do wszystkich istotnych funkcjonalności maszyn biurowych: drukowania, skanowania, możliwości bindowania czy złożenia niewielkiej broszury. To jeden z kluczowych sensów istnienia takiego zagadnienia jak coworking – twierdzi Dariusz Szwed.
Jak to działa w praktyce? Administrator przestrzeni coworkingowej kupuje lub subskrybuje urządzenie z odpowiednim oprogramowaniem. Nowoczesne modele sprzedaży zazwyczaj umożliwiają nabywcy elastyczny wybór pomiędzy różnymi formami opłaty licencyjnej (wynajem oprogramowania może dotyczyć licencji za konkretne urządzenie lub liczbę jego użytkowników). Najemca przestrzeni w ramach comiesięcznej opłaty uzyskuje możliwość korzystania z urządzenia oraz wszystkich jego funkcjonalności.
- W temacie druku pozostaje oczywiście kwestia wykorzystania materiałów - zwraca uwagę Dariusz Szwed. - Spotykamy w tym zakresie różne rozwiązania stosowane przez administratorów biur coworkingowych. Najemca może uzyskać pełną pulę usług w ryczałcie lub rozliczać się pod koniec każdego miesiąca z konkretnie wykorzystanych materiałów. Konto użytkownika, założone w obsługującym maszynę systemie chmurowym, zapewnia pełen dostęp do informacji o wykorzystaniu maszyny przez konkretną osobę. Warto jednak podkreślić, że treść dokumentów pozostaje całkowicie bezpieczna i znana tylko właścicielowi konta - komentuje ekspert Canon Polska.
Bezpieczeństwo i prywatność to zresztą wartości coraz częściej podkreślane przez pracowników jako kluczowe. Urządzenia peryferyjne, takie jak drukarki lub skanery, mogą stanowić potencjalną bramę ataku dla hakerów czy złośliwego oprogramowania. Jak zapewnia Dariusz Szwed, nowoczesne systemy umożliwiają zdalny podgląd wszystkich zachodzących na serwerach procesów. - W chmurze ani jeden ruch nie pozostanie niezauważony, co zapewnia doskonałą ochronę biura przed cyberprzestępcami. W przypadku przestrzeni coworkingowych należy jednak jasno powiedzieć, że nawet administrator systemu nie posiada możliwości wglądu w zawartość przepuszczanych przez maszynę dokumentów. Treść drukowanych i skanowanych danych pozostaje znana tylko użytkownikowi zlecającemu maszynie pracę.
Coworking w przyszłości
Czy coworking ma szansę stać się naszą codziennością? - To bardzo ciekawy segment rynku, wymagający namysłu i obserwacji. Jesteśmy przygotowani na różne scenariusze biznesowe, dlatego bez obaw spoglądamy na nowatorskie rozwiązania dotyczące form pracy - podsumowuje ekspert Canon Polska.
Na podstawie informacji firmy Canon Polska
