Polskie firmy rozumieją cyfryzację, ale widać różnice między podejściem dużych i średnich przedsiębiorstw – wynika z badania rynku zleconego przez Canon Polska. Szeroka analiza sektora biurowego pozwala się także dowiedzieć, jak firmy wdrażają cyfrowy obieg dokumentów i oprogramowanie chmurowe – najważniejsze elementy cyfrowej transformacji biura.
„Cyfryzacja jest ważna” zgodnie stwierdzili przedstawiciele średnich i dużych firm. To jeden z głównych wniosków wypływających z najnowszego badania rynku biurowego przeprowadzonego dla Canon Polska przez InsightLab na przełomie października i listopada. – W ankiecie wzięło udział 200 przedstawicieli średnich i dużych firm. Były wśród nich osoby odpowiedzialne za infrastrukturę IT, managerowie IT, dyrektorzy administracyjni, kadra zarządzająca oraz osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie biur i organizowanie pracy biurowej – informuje Przemysław Huk z agencji badawczej Insight Lab. – Badanie wykonaliśmy po raz drugi, by sprawdzić, jak po roku zmieniło się podejście polskich przedsiębiorców do cyfryzacji. Choć w tym roku nieco zmieniliśmy zakres pytań, to główny wniosek jest jeden: z roku na rok widzimy, jak firmy coraz bardziej przekonują się do stosowania nowoczesnych rozwiązań – precyzuje ekspert.
Według przedstawicieli Canon, w czasach cechujących się wysoką dynamiką zmian technologicznych, taka analiza to podstawa dla lepszego rozumienia potrzeb przedsiębiorców: – Badania rynku pozwalają nam poznać potrzeby firm w wielu kwestiach. Szczególny nacisk kładziemy na zagadnienia obiegu dokumentów, cyfryzacji biznesu i cyberbezpieczeństwa – mówi Dariusz Szwed, Managed Print Services Product Manager w Canon Polska. – Ich analiza to zawsze ciekawa lektura, prowadząca do wielu ważnych wniosków. Dzięki odpowiedziom przedsiębiorców dowiadujemy się, czego dziś oni oczekują i jak możemy im pomóc – dodaje.
Rozwiązania, których potrzebują firmy
Jak wynika z badania, dla dużych firm bardziej niż dla średnich priorytetem jest funkcjonowanie biura bez papieru. Dla 10 proc. ankietowanych zagadnienia cyfryzacji obiegu dokumentów są „niezwykle istotne” (najwyższa ocena na dziesięciostopniowej skali priorytetów).
A jeśli już cyfryzować obieg dokumentów, to jak? – Z badań wynika, że firmy, które chcą modernizować swoje podejście do pracy z dokumentami, największy nacisk kładą na wdrożenie elektronicznych formularzy zamiast dokumentów papierowych, na automatyzację procesu odczytania i rejestracji faktur oraz na digitalizację firmowego archiwum – wylicza Dariusz Szwed. – Dobra wiadomość jest taka, że wszystkie te elementy są już gwarantowane przez nowoczesne oprogramowanie do zarządzania informacjami – przekonuje ekspert Canon.
Wprowadzanie zmian łatwiej przychodzi dużym przedsiębiorstwom. Pracownicy dużych firm (zatrudniających powyżej 250 pracowników) częściej korzystają też ze zdalnego lub hybrydowego trybu pracy.
Kluczowa edukacja
Jest dobrze, ale wciąż nie idealnie. Badanie pokazuje, że nie wszystkie firmy zdają sobie sprawę z korzyści, jakie może im dać dobrze wdrożony system do zarządzania dokumentacją. Dlatego, jak przekonuje Dariusz Szwed, rolą producentów takich jak Canon jest przede wszystkim dotarcie do przedsiębiorców z informacjami: – Musimy głośno mówić o korzyściach, które daje automatyzacja pracy biurowej. Czyli o odciążeniu pracowników z najbardziej żmudnych, powtarzalnych zadań. O dużo szybszym obiegu dokumentów kosztowych, który w wielu branżach bezpośrednio przekłada się na możliwość lepszego zarządzania bieżącym budżetem. Wreszcie o wyższym poziomie bezpieczeństwa informacji i dokumentów oraz o komforcie zgodności dokumentacji z wyśrubowanymi przepisami ochrony danych osobowych – wylicza przedstawiciel Canon Polska.
Wydaje się, że widać już efekty tej cyfrowej edukacji. W porównaniu z zeszłym rokiem, dużo więcej firm rozważa wprowadzenie konkretnych rozwiązań cyfryzujących pracę. I aż 13 proc. przedsiębiorstw nie odpowiada już, że „nie rozważa wprowadzenia usług związanych z transformacją cyfrową”. A to dobre wieści, bo – jak zgodnie twierdzą eksperci branży–- digitalizacja obiegu dokumentów to tylko kwestia czasu. Ci, którzy już wdrożą pewne kroki w tym kierunku, będą lepiej przystosowani do przyszłych zmian.
*Badanie obiegu dokumentów w ramach funkcjonowania średnich i dużych firm w Polsce wykonano w formie ankiety telefonicznej wspomaganej komputerowo (CATI) w okresie od 20 października do 10 listopada 2022 r. i obejmowało ono 200 przeprowadzonych wywiadów. Dobór próby badawczej miał charakter losowo-kwotowy.
Na podstawie informacji firmy Canon
