Ko­niec ze żmud­nym po­rząd­ko­wa­niem fak­tur. Ca­non wpro­wa­dza na pol­ski ry­nek opro­gra­mo­wa­nie Sca­n2x, które ja­ko pierw­sze po­tra­fi roz­po­znać ro­dzaj ska­no­wa­ne­go do­ku­men­tu. – Sta­wia­my na in­tu­icyj­no­ść i pro­sto­tę – prze­ko­nu­ją przed­sta­wi­cie­le pro­du­cen­ta.

- Wy­obra­źmy so­bie sy­tu­ację, w której da­na fir­ma wpro­wa­dza do sys­te­mu set­ki pa­pie­ro­wych fak­tur dzien­nie – mówi To­masz Mi­ękus, Pro­duct Bu­si­ness De­ve­lo­per w Ca­non Pol­ska. – Do tej po­ry oso­ba ob­słu­gu­jąca fak­tury by­ła od­po­wie­dzial­na za ich później­sze opra­co­wa­nie, opi­sa­nie i wpro­wa­dze­nie do sys­te­mu fi­nan­so­we­go, oraz później­szą de­kre­ta­cję. Od te­raz wi­ęk­szo­ść tych czyn­no­ści mo­że od­by­wać się ca­łko­wi­cie au­to­ma­tycz­nie. In­te­li­gent­ne opro­gra­mo­wa­nie roz­po­zna ro­dzaj ska­no­wa­ne­go do­ku­men­tu oraz układ do­ku­men­tu dla naj­częściej ob­słu­gi­wa­nych do­staw­ców, wy­od­ręb­ni z nie­go naj­wa­żniej­sze in­for­ma­cje, a na­stęp­nie wpro­wa­dzi je do od­po­wied­nich ko­mórek w ar­ku­szu kal­ku­la­cyj­nym czy in­nym wy­ko­rzy­sty­wa­nym sys­te­mie in­for­ma­tycz­nym – do­da­je.

Jak prze­ko­nu­je Ca­non, Sca­n2x jest w sta­nie roz­po­znać i od­po­wied­nio prze­pra­co­wać ta­kie da­ne jak na przy­kład nu­mer fak­tu­ry, wid­nie­jącą na niej kwo­tę, da­tę wy­sta­wie­nia do­ku­men­tu, oraz wy­od­ręb­nić pod­pis pra­cow­ni­ka. Co wi­ęcej, opro­gra­mo­wa­nie umo­żli­wia do­dat­ko­we opcje re­ak­cji na za­war­te w do­ku­men­cie in­for­ma­cje.

- To je­den ze sku­tecz­nych spo­so­bów dba­nia o bez­pie­cze­ństwo fi­nan­so­we fir­my – mówi To­masz Mi­ękus. – Je­śli kwo­ta fak­tu­ry prze­kra­cza usta­lo­ną war­to­ść, na przy­kład ty­si­ąc zło­tych, mo­żna usta­wić opcję au­to­ma­tycz­ne­go po­wia­da­mia­nia osób lub dzia­łów od­po­wie­dzial­nych za fir­mo­we wy­dat­ki. Żad­ne wi­ęk­sze płat­no­ści nie przej­dą od te­raz nie­zau­wa­żo­ne. Wspo­mnia­na prze­ze mnie kwo­ta ty­si­ąca zło­tych jest oczy­wi­ście umow­na, bo Sca­n2x umo­żli­wia do­wol­ną kon­fi­gu­ra­cję ja­kie­go­kol­wiek po­la w do­ku­men­cie – za­zna­cza eks­pert.

Wy­śru­bo­wa­ne nor­my bez­pie­cze­ństwa

We­dług re­ko­men­da­cji pro­du­cen­ta ko­lej­nym po­lem wy­ko­rzy­sta­nia sys­te­mu mo­że być na przy­kład prze­twa­rza­nie ska­nów do­ku­men­tów w ta­kich miej­scach jak ho­te­le, urzędy, re­cep­cje szpi­ta­li czy du­że za­kła­dy pra­cy. To pla­ców­ki, w których nie­zbęd­ne jest ska­ta­lo­go­wa­nie wra­żli­wych da­nych oso­bo­wych. Oczy­wi­ście ska­ny do­wo­dów oso­bi­stych al­bo pasz­por­tów po­win­ny być trak­to­wa­ne w szcze­gól­ny spo­sób, aby unie­mo­żli­wić oso­bom nie­po­wo­ła­nym do­stęp do ar­chi­wów. Dla­te­go to wła­śnie kwe­stie bez­pie­cze­ństwa są we­dług pro­du­cen­ta ko­lej­nym wy­różni­kiem no­we­go opro­gra­mo­wa­nia.

- Zda­je­my so­bie spra­wę za­rów­no z wy­mo­gów praw­nych, jak i z na­tu­ral­nej nie­uf­no­ści lu­dzi względem sys­te­mów ma­jących do­stęp do ich wra­żli­wych da­nych – przy­zna­je To­masz Mi­ękus. – Ka­żdy z nas, od­da­jąc ko­muś oso­bi­sty do­ku­ment, za­sta­na­wia się, kto i w ja­ki spo­sób prze­twa­rza je­go da­ne, czy jest to wszyst­ko zgod­ne z nor­ma­mi RODO, czy przez przy­pa­dek nie wy­ciek­nie. Wy­cho­dząc na­prze­ciw wy­ma­ga­niom RODO mo­żli­we jest zwe­ry­fi­ko­wa­nie do­wo­du oso­bi­ste­go lub pasz­por­tu bez ko­niecz­no­ści prze­cho­wy­wa­nia obra­zów do­ku­mentów w ja­kimkolwiek sys­te­mie – wszyst­ko to ko­rzy­sta­jąc z jed­no­rod­ne­go śro­do­wi­ska pra­cy, w spo­sób ca­łko­wi­cie au­dy­to­wal­ny. Po­uf­no­ść i za­bez­pie­cze­nia są dla nas szcze­gól­nie istot­ne. Ża­den ludz­ki ope­ra­tor nie będzie gwa­ran­to­wał ta­kie­go bez­pie­cze­ństwa jak cer­ty­fi­ko­wa­ny sys­tem – za­uwa­ża spe­cja­li­sta.

Ka­żdy do­ku­ment ar­chi­wi­zo­wa­ny przy po­mo­cy opro­gra­mo­wa­nia Sca­n2x mo­że być mo­ni­to­ro­wa­ny już od chwi­li wpro­wa­dze­nia go do ska­ne­ra. Ozna­cza to, że nad­zor­ca sys­te­mu mo­że spraw­dzić kto ska­no­wał i kto później miał do­stęp do kon­kret­ne­go do­ku­mentu. Wy­śru­bo­wa­ne nor­my bez­pie­cze­ństwa za­pew­nią ochro­nę na po­zio­mie sa­tys­fak­cjo­nu­jącym za­rów­no nie­wiel­kie przed­si­ębior­stwa, jak i mi­ędzy­na­ro­do­we in­sty­tu­cje fi­nan­so­we.

W tro­sce o wy­daj­no­ść sie­ci

Twór­cy no­we­go opro­gra­mo­wa­nia za­dba­li ta­kże o je­go efek­tyw­no­ść. Ska­no­wa­nie do­ku­men­tów nie­rzad­ko ge­ne­ru­je du­że pli­ki, których dłu­go­tr­wa­ły prze­sył mo­że prze­ci­ążyć fir­mo­wą sieć. Dla­te­go sys­tem Sca­n2x zo­stał wy­po­sa­żo­ny w zin­te­gro­wa­ną funk­cję ko­lej­ki wy­sy­ła­nia do­ku­men­tów, aby sku­tecz­niej ra­dzić so­bie z prze­ci­ąże­niem i błęda­mi in­fra­struk­tu­ry sie­cio­wej. Co wi­ęcej, no­wo­cze­sna me­to­da kom­pre­sji iHQC PDF fir­my IRIS po­zwa­la na uzy­ski­wa­nie na­wet 50-krot­nej re­duk­cji roz­mia­ru pli­ku ska­no­wa­nych do­ku­men­tów bez istot­ne­go spad­ku ich ja­ko­ści, gwa­ran­tu­jąc ob­słu­gę przez stan­dar­do­wo do­stęp­ne prze­glądar­ki.

- Ch­cie­li­śmy stwo­rzyć sys­tem, który sku­tecz­nie od­ci­ąży pra­cow­ni­ków w żmud­nej pra­cy z do­ku­men­ta­mi. Dla­te­go od po­cząt­ku sta­wia­li­śmy na in­tu­icyj­no­ść, pro­sto­tę i wy­daj­no­ść. Osta­tecz­nie cho­dzi o to, aby na­ci­śni­ęcie jed­ne­go gu­zi­ka roz­wi­ązy­wa­ło wi­ęk­szo­ść pro­ble­mów ze ska­no­wa­niem, ar­chi­wi­za­cją i pod­jęciem wła­ści­wych de­cy­zji do­ty­czących ob­słu­gi­wa­nej spra­wy – pod­kre­śla To­masz Mi­ękus.

Opro­gra­mo­wa­nie Ca­non Sca­n2x do­stęp­ne jest już na na­szym ryn­ku w pol­skiej wer­sji języ­ko­wej. Użyt­kow­ni­cy mo­gą wy­brać po­mi­ędzy for­mą je­go sta­łe­go za­ku­pu, a mo­żli­wo­ścią co­mie­si­ęcz­nej sub­skryp­cji.

Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my Ca­non

• Prze­czy­taj też: PAP: opro­gra­mo­wa­nie #Fa­ke­Hun­ter udo­stęp­nio­ne na za­sa­dach otwar­tej li­cen­cji
• Prze­czy­taj też: Ko­pie za­pa­so­we no­wej ge­ne­ra­cji – co wy­brać, gdzie prze­cho­wy­wać da­ne i jak ob­ni­żyć kosz­ty?
• Prze­czy­taj też: Ze­spół Co­re­lDRAW przed­sta­wia no­we pro­duk­ty do pro­jek­to­wa­nia gra­ficz­ne­go dla hob­by­stów i ma­łych firm pro­wa­dzo­nych w
• Prze­czy­taj też: Co­lo­rGATE – li­der wśród opro­gra­mo­wań w ofer­cie Pe­ga­sus
• Prze­czy­taj też: Trzy kro­ki, jak pra­wi­dło­wo prze­pro­wa­dzić cy­fro­wą trans­for­ma­cję fir­my
• Prze­czy­taj też: Ama­graf wspie­ra swo­ich klien­tów
• Prze­czy­taj też: Dru­kar­nia w cza­sach pan­de­mii – za­rządza­nie na dy­stans
• Prze­czy­taj też: Ca­non ra­dzi, jak unik­nąć ata­ków cy­fro­wych
• Prze­czy­taj też: Ro­snące za­in­te­re­so­wa­nie roz­wi­ąza­niem ge­nARa­te fir­my Ko­ni­ca Mi­nol­ta
• Prze­czy­taj też: Ni­ce­La­bel udo­stęp­nia bez­płat­ne opro­gra­mo­wa­nie chmu­ro­we do two­rze­nia ety­kiet or­ga­ni­za­cjom i fir­mom wal­czącym z COVI