Zarządzanie firmowym merchem ewoluuje z doraźnych projektów w kierunku uporządkowanego procesu operacyjnego. Coraz więcej organizacji dostrzega, że tradycyjny model – oparty na ręcznym briefowaniu, zamawianiu i koordynowaniu pojedynczych akcji – przestaje wystarczać przy rosnącej skali wysyłek i wymaganiach dotyczących zrównoważonego rozwoju. Rozwiązaniem staje się systemowe podejście, w którym technologia, automatyzacja oraz outsourcing operacyjny przejmują ciężar logistyczny, pozwalając działom HR i marketingu skupić się na strategii i komunikacji.
Merch jako proces ciągły zamiast kampanii
Największą zmianę przynosi zmiana perspektywy. Zamiast traktować brandowane produkty jako dodatek do pojedynczych wydarzeń – onboardingu, eventów czy świątecznych prezentów – firmy zaczynają postrzegać merch jako stały element infrastruktury organizacji. Wymaga to centralizacji zarówno fizycznych zapasów, jak i informacji o produktach. Rozproszone magazyny, nieaktualne arkusze kalkulacyjne oraz wiedza przechowywana „w głowach” poszczególnych osób ustępują miejsca jednemu systemowi i jednemu magazynowi. Produkty zostają opisane, skatalogowane i przypisane do konkretnych scenariuszy użycia – od powitalnych paczek dla nowych pracowników po gadżety wykorzystywane w kampaniach zewnętrznych.
W tym modelu kluczową rolę odgrywa poligrafia – zarówno w postaci precyzyjnego nadruku (sitodruk, sublimacja, tampodruk, UV LED), jak i projektowania trwałych elementów graficznych na tekstyliach, akcesoriach i opakowaniach. Dzięki nowoczesnym technikom druku marki zyskują spójność wizualną i odporność nadruków na użytkowanie, a jednocześnie mogą wybierać ekologiczne farby (np. na bazie soi, wody czy UV-LED o niskiej emisji VOC).
Outsourcing operacyjny odciąża zespoły wewnętrzne
Kluczowym krokiem w kierunku optymalizacji jest przeniesienie odpowiedzialności za logistykę na wyspecjalizowanego partnera. W modelu outsourcingowym magazynowanie, kompletacja paczek, personalizacja poligraficzna, produkcja opakowań oraz wysyłka leżą po stronie dostawcy. Po stronie klienta pozostają jedynie decyzje strategiczne: określenie grupy docelowej, celu akcji oraz budżetu. Taki podział pozwala realnie odciążyć zespoły, które wcześniej spędzały dziesiątki godzin na pilnowaniu stanów magazynowych, śledzeniu przesyłek i uzgadnianiu szczegółów z kolejnymi kontrahentami (drukarniami, introligatorniami, producentami opakowań).
Technologia i automatyzacja zamiast arkuszy kalkulacyjnych
Nowoczesne zarządzanie merchem opiera się na dedykowanych platformach przypominających sklepy e-commerce, tyle że dostosowanych do realiów wewnętrznych organizacji. Pracownicy i zespoły zamawiają produkty według wcześniej ustalonych reguł i uprawnień. System zapewnia pełną transparentność – pokazuje aktualne stany magazynowe, historię zamówień, koszty jednostkowe oraz prognozy dostępności. Dzięki temu znika potrzeba prowadzenia równoległych zestawień w Excelu i ręcznego monitorowania procesów.
Automatyzacja sprawdza się szczególnie przy obsłudze dużej liczby indywidualnych wysyłek – paczek onboardingowych, prezentów jubileuszowych czy nagród w programach motywacyjnych. Całość przebiega sprawnie, bez angażowania dodatkowych zasobów po stronie klienta – włącznie z automatycznym doborem technik poligraficznych i rodzaju opakowania do konkretnego scenariusza.
Sztuczna inteligencja przyspiesza decyzje
Kolejnym etapem jest włączenie narzędzi AI. Jednym z najpraktyczniejszych zastosowań jest generowanie realistycznych wizualizacji produktów na modelach bez konieczności organizowania kosztownych i czasochłonnych sesji zdjęciowych. Dział marketingu może w kilka godzin przygotować atrakcyjne mock-upy – zarówno samego produktu, jak i finalnego opakowania z nadrukiem – przedstawić je zarządowi i uzyskać akceptację – znacznie szybciej niż w tradycyjnym modelu.
ESG jako naturalny efekt optymalizacji
Dobrze zaprojektowany proces merchandisingowy wspiera również cele środowiskowe, społeczne i ładu korporacyjnego. Centralne zarządzanie zapasami i planowanie w dłuższym horyzoncie czasowym naturalnie ograniczają nadprodukcję oraz marnotrawstwo. Współpraca z lokalnymi producentami i drukarniami skraca łańcuchy dostaw, poprawia kontrolę jakości i zmniejsza ślad węglowy związany z transportem.
Równie istotne jest projektowanie trwałych, użytecznych produktów, które nie trafiają szybko do kosza – to właśnie długowieczność decyduje o rzeczywistym wpływie na środowisko. W tej optyce rośnie znaczenie ekologicznej poligrafii (farby roślinne, niskonakładowy druk cyfrowy, techniki bezodpadowe) oraz zrównoważonych opakowań – FSC®, z recyklingu, monomateriałowych, bez plastiku, z minimalną ilością kleju i lakierów. W 2026 roku firmy coraz częściej wymagają policzalnych parametrów: ile kg CO₂ zaoszczędziły dzięki lżejszemu opakowaniu lub zamianie sitodruku na UV-LED.
MerchUp jako partner w transformacji
Firma MerchUp od kilku lat konsekwentnie przekształca tradycyjne podejście do firmowego merchu w kompleksową usługę end-to-end. Oferuje centralny magazyn, dedykowaną platformę zamówień, automatyzację procesów, wsparcie AI w przygotowywaniu wizualizacji, a także dostęp do nowoczesnej poligrafii i projektowania opakowań zgodnych z najnowszymi trendami ESG (m.in. cyfrowy druk niskonakładowy, ekologiczne tusze i materiały opakowaniowe z certyfikacją). Dzięki temu organizacje zyskują pełną kontrolę nad kosztami, jakością nadruku, estetyką opakowań i wpływem środowiskowym, jednocześnie uwalniając działy HR i marketing od operacyjnej codzienności.
Jak podkreśla współzałożyciel MerchUp, Aleksander Paczek, firmy, które traktują merch jak proces, a nie jak jednorazową akcję – i dbają o spójną, trwałą poligrafię oraz odpowiedzialne opakowania – potrafią skalować działania bez proporcjonalnego wzrostu obciążenia zespołów wewnętrznych.
Taka zmiana modelu zarządzania brandowanymi produktami staje się dziś nie tylko sposobem na oszczędność czasu i pieniędzy, lecz także realnym wkładem w bardziej odpowiedzialne i efektywne funkcjonowanie organizacji.
Na podstawie informacji firmy MerchUp
