“Wykładowcy i studenci w coraz większej mierze oczekują nowoczesnych, mobilnych środowisk nauczania, dlatego też kluczowe jest, aby sektor edukacyjny nadążał za nowymi technologiami i sposobami pracy” – mówi Carsten Bruhn, wiceprezes w Ricoh Europe. „Instytucje edukacyjne w coraz większej mierze konkurują w obszarze efektywności, stosunku jakości do ceny, jakości usług studenckich, z których wszystkie mogą być wzbogacone przez technologię, jeśli jest ona zintegrowana w sposób odpowiedni i wykorzystywana w całej organizacji.”
Ponadto, 89 proc. respondentów z sektora edukacyjnego przyznaje, że mobilna praca wywiera na nich wpływ, dlatego też sektor ten znajduje się pod presją adaptacji nowych technologii. Ale nowe urządzenia mobilne same w sobie nie są sposobem na usprawnienie dzielenia się informacjami. 77 proc. respondentów przyznaje, że ma dostęp do niektórych z najnowszych urządzeń, ale ich użytkowanie jest utrudniane poprzez przestarzałe systemy. To oznacza, że mogą nie być w stanie w pełni wykorzystać technologii mobilnych takich jak smartfony czy tablety, aby usprawnić obieg dokumentów. Jeśli te urządzenia nie będą odpowiednio zintegrowane z obiegiem dokumentów, pracownicy wciąż nie będą mogli dzielić się informacjami w sposób efektywny, aktualizować wyników studentów w czasie rzeczywistym czy też w sposób bezpieczny umieszczać informacji w sieci, co w rezultacie może powodować powielanie pracy i naruszenie bezpieczeństwa.
Innym problemem jest to, że ponad 2/3 respondentów (73 proc.) z sektora edukacyjnego przyznało, że inwestuje w nowe technologie zanim w pełni wykorzystana zostanie funkcjonalność istniejących urządzeń. Istotne jest, aby instytucje edukacyjne miały pewność, że wykorzystują istniejące technologie, które mają do dyspozycji i posiadają odpowiednie systemy, które umożliwiają korzystanie z ich funkcjonalności przed podjęciem decyzji o inwestycji w nowy sprzęt i urządzenia.
„Zakup nowej technologii nie przyniesie korzyści jeśli nie będzie zintegrowany w ramach sieci szkolnej czy uniwersyteckiej, tak aby pracownicy mieli dostęp do informacji, mogli je przetwarzać i dzielić się nimi, w odpowiednim formacie, w odpowiednim czasie. Aby tak się stało, organizacje muszą zrobić równoległy przegląd swoich technologii i procesów dokumentowych, aby upewnić się, że są one ze sobą powiązane” – mówi Bruhn.
Badanie, Ricoh Document Governance Index 2012, przeprowadzone przez Coleman Parkes Research na zlecenie Ricoh, pokazuje w jakim stopniu nowe technologie wpływają na sposób zarządzania informacją, a w szczególności kluczowymi procesami dokumentowymi w organizacjach (w tym, z sektora edukacyjnego).
Wypełnij tę krótką ankietę, aby dowiedzieć się w jakiej mierze powiązane są kluczowe procesy dokumentowe w Twojej firmie lub pobierz serię raportów.
Na podstawie informacji firmy Ricoh Polska Sp. z o.o.
