Od lat szukaliśmy rozwiązania, które ułatwi nam pracę z dokumentami – twierdzi Łukasz Klóska, kierownik działu IT w przedsiębiorstwie transportowym Kawczyński Logistics. – W końcu znaleźliśmy oprogramowanie Therefore Online od Canon, potrafiące rozpoznać wiele rodzajów dokumentów napisanych w różnych językach – dodaje. Podobne systemy zarządzania informacją znajdują coraz szersze zastosowanie w wielu branżach: transport i spedycja to tylko niektóre z nich.
- Świadczymy usługi dla wielu podmiotów z całej Unii Europejskiej, dlatego każdego dnia otrzymujemy bardzo wiele różnych dokumentów: zlecenia, faktury, paragony, które przywozi nam bezpośrednio z trasy kierowca - wymienia Łukasz Klóska. Poszukiwania odpowiedniego systemu, który pomoże uporządkować całą pracę biura nie były więc łatwe.
Co potwierdza Anna Kimber, specjalistka ds. finansowo-księgowych w Kawczyński Logistics: - Jeszcze niedawno dokumenty musiały być wydrukowane, zaniesione na biurko szefa, zaakceptowane i podpisane. Następnie były kierowane do księgowości, gdzie kilku pracowników wprowadzało dane z dokumentów w odpowiednie rubryki systemu - mówi Anna Kimber.
„Dzięki systemowi Canon oszczędzamy mnóstwo czasu”
Pod koniec grudnia 2021 roku firma nareszcie znalazła adekwatne dla siebie rozwiązanie. To narzędzie z dziedziny Information Management, czyli zarządzania informacjami. Wybór padł na oprogramowanie Therefore Online od Canon. Jak przekonują przedstawiciele firmy, oprócz funkcjonalności samego systemu kluczowe znaczenie miała rzetelność i rozpoznawalność producenta.
Dziś praca z dokumentami wygląda już zupełnie inaczej. Faktury, rachunki i umowy trafiają do systemu dwoma drogami: bezpośrednio ze skrzynki e-mail lub wprost ze skanera. System natychmiast rozpoznaje ich treść i automatycznie sczytuje najważniejsze informacje, takie jak numer faktury, dostawca, kwota i inne. Pracownicy muszą tylko zweryfikować poprawność treści, co zajmuje zdecydowanie mniej czasu i pozwala skoncentrować się na ważniejszych zadaniach. – Dzięki systemowi Canon oszczędzamy mnóstwo czasu naszej pracy, ponieważ skróciła się droga obiegu dokumentów w firmie. Co więcej, do prostej pracy biurowej nie musimy angażować tylu pracowników co wcześniej, a szef może akceptować faktury mobilnie - przyznaje Anna Kimber.
Spore znaczenie ma fakt, że system Therefore wyposażono w Smart Capture, czyli inteligentną technologię odczytywania danych z dokumentów. Jej funkcjonalność można wykorzystać w przypadku wielu języków i różnych wzorów dokumentów. Co więcej, kiedy do systemu trafią nowe wzory faktur czy umów, Smart Capture może samodzielnie się ich nauczyć i dostosować do przyszłej dokumentacji tworzonej według tego schematu.
Systemy tego rodzaju znajdują szerokie zastosowanie w wielu branżach także dlatego, że są stworzone na bazie prostej, przejrzystej architektury Lo-Code. Dzięki temu wdrażanie kolejnych procesów systemu nie wymaga umiejętności programistycznych ani tworzenia skomplikowanej infrastruktury sieciowej. – To rozwiązanie, które uniezależnia nas od naszej infrastruktury teleinformatycznej. Pracownicy firmy mają tak samo efektywne narzędzia do pracy w biurze, jak i do pracy zdalnej z domu czy dowolnego innego miejsca – przyznaje Łukasz Klóska.
– Podniesienie efektywności operacyjnej i związana z tym oszczędność czasu to bez dwóch zdań najważniejszy i najbardziej widoczny efekt wdrożenia systemu z zakresu Information Management. Na co dzień obserwujemy to zwłaszcza w działach finansowych i kadrowych dużych firm. Przykład przedsiębiorstwa transportowego Kawczyński Logistics pokazuje, że w rozwiązaniach tego typu drzemią ogromne możliwości dla niemal każdej branży – komentuje Michał Mikulski, Product Manager - Information Management w Canon Polska.
Na podstawie informacji firmy Canon Polska Sp. z o.o.
